如何在Outlook中撤销或延迟发送邮件：终极指南
本指南介绍了在Microsoft Outlook中撤销发送或延迟发送邮件的方法，涵盖了包括新版Outlook、经典桌面版Outlook、Outlook移动应用和Outlook Web App（OWA）在内的所有主要版本。
您是否曾经过早点击了“发送”按钮，然后才意识到邮件发错了人、缺少附件或者包含敏感信息？您并不孤单。虽然Microsoft Outlook提供了多种工具来撤销或延迟发送邮件，但它们的成功与否很大程度上取决于您使用的Outlook版本以及一些关键条件。在这篇综合指南中，我们将带您了解所有可用选项——包括内置功能和像Kutools这样的第三方工具——以便您可以在电子邮件灾难发生之前避免它们。
Outlook中的“撤销发送”是什么？
Outlook提供了两种阻止不必要邮件发送的方法：
在导航窗格中选择“已发送邮件”文件夹，双击打开误发的邮件。
- 邮件召回：尝试撤回已发送并送达的邮件（仅限某些版本）。
- 延迟发送：在邮件实际发出前将其保留在发件箱中，给您时间取消或编辑。
第二种方法——延迟——在各个版本中更为可靠。
何时应使用撤销发送功能
典型的真实情况包括：
- 将邮件发送给了错误的收件人。
- 忘记添加附件或包含了错误的文件。
- 发现了语法问题或敏感内容。
- 选择了错误的邮件模板。
- 对语气或时机产生了犹豫。
各Outlook版本中的撤销/延迟方法
本节介绍在Microsoft Outlook中撤销或延迟发送邮件的方法，涵盖所有主要平台：
- 新版Outlook（Windows）
- 经典桌面版Outlook（Microsoft 365、2016-2024）
- Outlook Web App（OWA）
Windows版新版Outlook
功能：“撤销发送”延迟窗口（5-10秒）
不支持召回功能
✅ 如何启用或调整新版Outlook中的撤销发送功能：
步骤1. 打开新版Outlook，点击右上角的齿轮图标（⚙️）以打开设置。
步骤2. 在设置窗格中，选择邮件 > 编写和回复。
步骤3. 向下滚动找到“撤销发送”部分。调整滑块以设置从0到10秒的延迟。
步骤4. 点击保存。
现在，当您发送邮件时，屏幕底部会显示一个撤销按钮，持续时间为您设定的时间。
点击撤销按钮取消发送并返回到邮件撰写窗口。
| ✔️ 优点 | ✖️ 缺点 |
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😁 最适合：
- 希望为最后一秒编辑提供快速缓冲的用户。
- 使用基于云的Outlook进行个人或小型商业用途的用户。
经典桌面版Outlook（Microsoft 365、2016-2024）
方法1：召回此邮件
仅在严格条件下有效（Exchange、未读、同一组织）。
✅ 如何在桌面版Outlook中召回邮件：
步骤1. 打开“已发送邮件”，双击该消息。
步骤2. 转到“消息”选项卡 > 响应 > 召回此消息。
步骤3. 选择删除或替换未读副本。
1️⃣ “删除此消息的未读副本”
📌 功能：
如果邮件尚未被阅读，此选项尝试完全从收件人的收件箱中移除原始邮件。
✅ 最适合用于：
- 邮件是误发的。
- 您发错了人。
- 内容敏感或不恰当。
- 如果成功，收件人将完全看不到该邮件，或者可能只会看到一封通知邮件已被召回的通知。
2️⃣ “删除未读副本并用新邮件替换”
📌 功能：
此选项尝试删除原始未读邮件，并立即允许您向相同收件人发送替代邮件。
✅ 最适合用于：
- 您想纠正刚刚发送的邮件内容。
- 收件人和主题仍然有效，但邮件本身需要修正。
- 内容敏感或不恰当。
- 如果成功，收件人将完全看不到该邮件，或者可能只会看到一封通知邮件已被召回的通知。
步骤4. 在跟踪选项卡中查看结果。
⚠️ 重要提示：
仅在相同条件下有效：Exchange+未读+同一组织。
如果召回失败，收件人最终可能会看到：
- 原始邮件。
- 召回通知。
- 以及您的新替代邮件。
| ✔️ 优点 | ✖️ 缺点 |
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😁 最适合：
- 使用Microsoft Exchange的内部企业环境。
- 在一个公司或网络内发送邮件的用户。
推荐：Kutools for Outlook的召回邮件功能
Kutools for Outlook的召回邮件功能通过以下方式增强了传统的召回功能：
- 一次性召回多封已发送邮件（批量操作）。
- 查看显示所有召回尝试状态的集中对话框。
- 高效重试或取消失败的召回请求。
✅ 如何在桌面版Outlook中召回多封邮件：
步骤1. 选择要召回的邮件，转到Outlook中的Kutools选项卡。
步骤2. 点击召回多条消息。
步骤3. 查看所有召回尝试的状态。
步骤4. 在专用的召回状态管理器对话框中查看结果。
| ✔️ 优点 | ✖️ 缺点 |
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😁 最适合：
- 经常需要修正多封已发送邮件的用户。
- 管理员或团队负责人，负责大规模通信管理。
方法2：通过规则延迟发送
✅ 如何在桌面版Outlook中延迟发送每封邮件：
步骤1. 首页 > 规则 > 管理规则和警报。
步骤2. 在规则和警报对话框中选择新建规则。
步骤3. 选择应用规则于我发送的消息上，然后点击下一步。
步骤4. 将选择条件留空并直接点击下一步，然后勾选推迟交付若干分钟。然后点击若干。
步骤5. 设置延迟（1-10分钟），点击确定，点击完成。
| ✔️ 优点 | ✖️ 缺点 |
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😁 最适合：
- 经常在点击发送后发现错误的专业人士。
- 处理敏感信息或频繁误发邮件的任何人。
推荐：Kutools for Outlook的全局延迟发送+撤销按钮
Kutools for Outlook提供了一项高级的延迟邮件功能，可让您自动延迟所有外发邮件5至60秒。在此延迟期间，您还会看到每个邮件的撤销按钮，使您有机会立即取消发送并修改消息。
✅ 如何在桌面版Outlook中使用Kutools设置延迟邮件：
步骤1. 点击Kutools > 延迟邮件 > 修改选择延迟时间。并设置延迟时间。确认后点击确定。
步骤2. 点击Kutools > 延迟邮件，点击确定以激活该功能。
现在所有外发邮件都将延迟x秒发送。
单击发送后，邮件将保留在发件箱中。
如果您在延迟时间内单击撤销：消息不会发送。您将返回到邮件撰写窗口，草稿保持完整且可编辑。
如果您单击立即发送：消息将立即发送。
| ✔️ 优点 | ✖️ 缺点 |
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😁 最适合：
- 希望在发送后有机会再次修改邮件的用户。
- 处理敏感信息或频繁误发邮件的任何人。
- 希望在Outlook桌面版中实现类似Gmail撤销功能的人。
Kutools for Outlook还包括计划发送邮件功能，允许您在特定未来时间发送邮件——非常适合与不同时区的收件人协调。
Outlook Web App（OWA）
提供“撤销发送”（5-10秒窗口），不支持召回
✅ 如何在Web版Outlook中撤销发送：
步骤1. 打开Outlook Web > 设置（⚙️）> 查看所有Outlook设置。
步骤2. 转到邮件 > 编写和回复。
步骤3. 滚动到撤销发送部分并设置延迟时间（5或10秒）> 保存。
现在，当您发送邮件时，屏幕底部会显示一个撤销按钮，持续时间为您设定的时间。
点击撤销按钮取消发送并返回到邮件撰写窗口。
| ✔️ 优点 | ✖️ 缺点 |
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😁 最适合：
- 偏好基于网络访问邮件的用户。
- 轻度邮件发送者需要基本的撤销功能。
避免邮件错误的最佳实践
由于“召回此消息”功能经常失败，预防是更好的策略。
推荐策略：
- 在桌面版Outlook中通过规则启用延迟发送（1-3分钟）。
- 在新版Outlook和Web版本中将撤销发送设置为10秒。
- 使用Kutools进行扩展延迟。
按版本建议的设置：
| 版本 | 建议延迟 | 推荐工具 |
| 新版Outlook | 0秒撤销窗口 | 内置 |
| 经典桌面版 | 1-3分钟延迟规则 + Kutools的延迟邮件功能 | Kutools |
| Web应用 | 最多10秒延迟 | 可选服务器规则 |
常见问题解答：召回何时有效，何时无效
Outlook的“召回此消息”功能理论上强大，但在实践中仅在非常特定的条件下有效。以下是为何您的召回在某些情况下成功而在其他情况下失败的原因。
✅ 回收成功的情况（成功条件）：
- 发送方和接收方都使用Microsoft Exchange。
- 邮件必须在同一Exchange组织或Microsoft 365租户内。
- 收件人尚未打开邮件。（如果邮件已经被阅读或预览，召回将自动失败。）
- 邮件仍在收件人的收件箱中。（如果邮件已被规则或用户移动到其他文件夹，召回将不起作用。）
- 收件人正在使用Outlook桌面版（而非移动版或网页版）。
- 没有干扰的邮件规则或第三方邮件客户端。（自定义规则、转发或外部客户端应用程序（如Apple Mail）可能会破坏召回过程。）
❌ 回收失败的原因（常见的失败原因）：
- 收件人在召回到达之前打开了邮件。一旦邮件被打开，召回就不再可能。
- 邮件必须在同一Exchange组织或Microsoft 365租户内。
- 收件人的邮件并未托管在Microsoft Exchange上。（Gmail、Yahoo、Outlook.com和基于IMAP的账户不支持召回。）
- 邮件仍在收件人的收件箱中。（如果邮件已被规则或用户移动到其他文件夹，召回将不起作用。）
- 收件人在您的组织之外。（召回通常只在同一Exchange环境内工作（仅供内部使用）。）
- 收件人正在使用Outlook Web App或移动版
- 邮件被移动或受规则影响。
- 用户权限或服务器策略阻止召回。
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