如何从Outlook文件夹中删除多封/所有邮件？

Author: Kelly Last Modified: 2025-07-31

在Outlook中删除大量邮件可能既繁琐又耗时，尤其是当您试图保持收件箱井井有条时。无论您是想清理邮箱、删除来自特定发件人或主题的邮件，还是只是进行定期的收件箱维护，掌握如何高效地删除多封或所有邮件是非常重要的。本文介绍了三种有效的方法，可快速从Outlook文件夹中删除多封或所有邮件：

方法一：使用键盘快捷键删除多封/所有邮件（基础且快速）

方法二：使用Kutools for Outlook一键按发件人或主题删除所有邮件 👍（快速且精准）

方法三：使用Outlook的归档功能删除邮件 （备份但复杂）

方法一：使用键盘快捷键删除多封/所有邮件

您可以轻松使用Outlook内置的键盘快捷键删除多封或所有邮件。此方法简单直接，适合快速手动删除一批邮件。

1. 打开要删除邮件的Outlook文件夹。

2. 使用以下快捷键之一选择邮件：

按住“Ctrl”并单击以单独选择多个不相邻的邮件。
按住“Shift”并单击以选择从第一封到最后的多封相邻邮件。
按“Ctrl” + “A”选择文件夹中的所有邮件。
按“Ctrl” + “Shift” + “End”选择当前选中邮件下方的所有邮件。

3. 按“Delete”将选定的邮件移到“已删除邮件”文件夹（或按“Shift” + “Delete”永久删除它们）。

📌 结果：所有选定的邮件都已从当前文件夹中快速移除。

方法一的优缺点：

✅ 小任务快速处理：快速手动删除少量邮件。
✅ 内置Outlook功能：无需额外工具。
❌ 易出错：手动选择可能导致错误或意外删除。
❌ 大量邮件效率低：选择数千封邮件可能会很麻烦。

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方法二：使用Kutools for Outlook一键按发件人或主题删除所有邮件 👍

如果您经常删除来自同一发件人或具有相似主题的邮件，“Kutools for Outlook”可以让这一过程通过一次点击实现即时且无误的删除。

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1. 在Outlook中，选择一封来自您要删除的发件人或具有您要删除的主题的邮件。

2. 点击“Kutools Plus” > “删除” > “按相同发件人删除邮件”（或“按相同主题删除邮件”）。

the screenshot of the Delete Emails by Same Sender and the Delete Emails by Same Subject buttons

3. 在对话框中，选择“所有邮件”或在“过滤条件”下指定“日期范围”，然后点击“删除”。

the screenshot of the Delete Emails by Same Sender or the Delete Emails by Same Subject dialog

4. 出现确认对话框，显示删除的邮件数量。点击“确定”。

the screenshot of the confirmation dialog

📌 结果：来自指定发件人或具有指定主题的所有邮件都会立即从您的文件夹中删除，节省了大量时间。

方法二的优点：

✅ 即时删除：只需一次点击即可按发件人或主题删除不需要的邮件。
✅ 精确和准确：避免手动方法中常见的意外删除。
✅ 适合收件箱清理：轻松删除新闻通讯、自动发送的邮件或不需要的通知。
✅ 无需手动选择：自动查找并删除所有匹配的邮件，消除了人为错误的风险。

注意： 要在“Kutools for Outlook”中应用“按相同发件人删除邮件”或“按相同主题删除邮件”功能，首先，您应该下载并安装 Kutools for Outlook。

方法三：使用Outlook的归档功能删除邮件

Outlook的“归档”功能通过将旧邮件移动到单独的PST文件中来安全地删除它们。如果您希望保留备份以防日后需要检索邮件，此方法非常理想。

1. 点击“文件” > “信息” > “工具” > “清理旧项目”以打开归档对话框。

2. 在“归档”对话框中：

1). 选择“归档此文件夹及其所有子文件夹”。
2). 选择要删除邮件的文件夹。
3). 在“归档早于”字段中输入日期以指定要归档的邮件。（提示：将日期设置为明天以删除所有邮件。）
4). 点击“浏览”以选择存储位置。

the screenshot of step 2 about deleting multiple/all emails with Archive feature

3. 在“打开Outlook数据文件”对话框中，为归档的PST文件输入名称，然后点击“确定”。

the screenshot of step 2 about deleting multiple/all emails with Archive feature

4. 在“归档”对话框中点击“确定”，并确认出现的任何提示。

📌 结果：早于指定日期的邮件已从您的Outlook文件夹中移除，但安全地保存在计算机上的备份PST文件中。

方法三的优缺点：

✅ 安全删除：邮件已备份，最大限度地降低了数据丢失风险。
✅ 内置Outlook功能：无需第三方工具。
❌ 步骤较多：涉及多个步骤和设置调整。
❌ 不即时：处理归档需要时间，特别是对于大量邮件。

您应该使用哪种方法？

以下是快速比较，帮助您决定哪种方法最适合您的需求：

方法	最适合	易用性	速度与效率
键盘快捷键	快速删除少量邮件	⭐⭐⭐	⭐⭐⭐
Kutools for Outlook	按发件人或主题即时批量删除	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐
归档功能	带备份的大批量旧邮件删除	⭐⭐⭐	⭐⭐