如何将多个文件夹或子文件夹中的邮件批量导出到 Outlook 的 Excel 表格中？

如果您仍在依赖手动操作或 Outlook 的有限功能，将多个文件夹或子文件夹中的邮件导出到 Excel 可能会变得异常繁琐。幸运的是，您还有更高效的选择。本文将为您介绍两种方法：一种是基于 VBA 的灵活方案，另一种则是利用 Kutools for Outlook 提供的便捷、人性化工具。VBA 方法虽然灵活，但设置和调整相对复杂；而 Kutools for Outlook 只需简单几步，即可轻松将邮件批量导出为 Excel，显著节省您的时间和精力。以下将为您详细介绍操作步骤。

使用 VBA 将多个文件夹/子文件夹邮件导出到 Excel（复杂但灵活）

使用 Kutools for Outlook 将某文件夹/子文件夹邮件导出到 Excel 👍（高效且易用）

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使用 VBA 将多个文件夹/子文件夹邮件导出到 Excel

如果您具备编程基础并希望灵活定制解决方案，VBA 将是您的高效之选。通过此方法，您可以指定多个文件夹或子文件夹，将其中的邮件分别导出为 Excel 文件。但请注意，该方式需要一定的技术能力，并需对代码进行细致调整。

步骤 1：打开 VBA 编辑器

按下 Alt+F11，即可打开“Microsoft Visual Basic for Applications”窗口，轻松开始高效编程体验。

步骤 2：插入新模块

点击“插入”>“模块”，然后将以下 VBA 代码粘贴到新建的模块窗口中。

VBA：将多个文件夹及子文件夹邮件导出到 Excel

Const MACRO_NAME = "Export Outlook Folders to Excel"
Sub ExportMain()
ExportToExcel "destination_folder_path\A.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_1"
ExportToExcel "destination_folder_path\B.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_2"
MsgBox "Process complete.", vbInformation + vbOKOnly, MACRO_NAME
End Sub

Sub ExportToExcel(strFilename As String, strFolderPath As String)
Dim olkMsg As Object
Dim olkFld As Object
Dim excApp As Object
Dim excWkb As Object
Dim excWks As Object
Dim intRow As Integer
Dim intVersion As Integer

If strFilename <> "" Then
If strFolderPath <> "" Then
Set olkFld = OpenOutlookFolder(strFolderPath)
If TypeName(olkFld) <> "Nothing" Then
intVersion = GetOutlookVersion()
Set excApp = CreateObject("Excel.Application")
Set excWkb = excApp.Workbooks.Add()
Set excWks = excWkb.ActiveSheet
With excWks
.Cells(1, 1) = "Subject"
.Cells(1, 2) = "Received"
.Cells(1, 3) = "Sender"
End With
intRow = 2
For Each olkMsg In olkFld.Items
If olkMsg.Class = olMail Then
excWks.Cells(intRow, 1) = olkMsg.Subject
excWks.Cells(intRow, 2) = olkMsg.ReceivedTime
excWks.Cells(intRow, 3) = GetSMTPAddress(olkMsg, intVersion)
intRow = intRow + 1
End If
Next
Set olkMsg = Nothing
excWkb.SaveAs strFilename
excWkb.Close
Else
MsgBox "The folder '" & strFolderPath & "' does not exist in Outlook.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The folder path was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The filename was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If

Set olkMsg = Nothing
Set olkFld = Nothing
Set excWks = Nothing
Set excWkb = Nothing
Set excApp = Nothing
End Sub

Public Function OpenOutlookFolder(strFolderPath As String) As Outlook.MAPIFolder
Dim arrFolders As Variant
Dim varFolder As Variant
Dim bolBeyondRoot As Boolean

On Error Resume Next
If strFolderPath = "" Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Else
Do While Left(strFolderPath, 1) = "\"
strFolderPath = Right(strFolderPath, Len(strFolderPath) - 1)
Loop
arrFolders = Split(strFolderPath, "\")
For Each varFolder In arrFolders
Select Case bolBeyondRoot
Case False
Set OpenOutlookFolder = Outlook.Session.Folders(varFolder)
bolBeyondRoot = True
Case True
Set OpenOutlookFolder = OpenOutlookFolder.Folders(varFolder)
End Select
If Err.Number <> 0 Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Exit For
End If
Next
End If
On Error GoTo 0
End Function

Function GetSMTPAddress(Item As Outlook.MailItem, intOutlookVersion As Integer) As String
Dim olkSnd As Outlook.AddressEntry
Dim olkEnt As Object

On Error Resume Next
Select Case intOutlookVersion
Case Is < 14
If Item.SenderEmailType = "EX" Then
GetSMTPAddress = SMTPEX(Item)
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
Case Else
Set olkSnd = Item.Sender
If olkSnd.AddressEntryUserType = olExchangeUserAddressEntry Then
Set olkEnt = olkSnd.GetExchangeUser
GetSMTPAddress = olkEnt.PrimarySmtpAddress
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
End Select
On Error GoTo 0
Set olkSnd = Nothing
Set olkEnt = Nothing
End Function

Function GetOutlookVersion() As Integer
Dim arrVer As Variant
arrVer = Split(Outlook.Version, ".")
GetOutlookVersion = arrVer(0)
End Function

Function SMTPEX(olkMsg As Outlook.MailItem) As String
Dim olkPA As Outlook.propertyAccessor
On Error Resume Next
Set olkPA = olkMsg.propertyAccessor
SMTPEX = olkPA.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x5D01001E")
On Error GoTo 0
Set olkPA = Nothing
End Function

步骤 3：自定义 VBA 代码

1. 请将上述代码中的“destination_folder_path”替换为实际文件路径，例如“C:\Users\DT 168\Documents\TEST”。
2. 请将“your_email_account\folder\subfolder_1”和“your_email_account\folder\subfolder_2”替换为您的 Outlook 文件夹路径，例如“Kelly@extendoffice.com\Inbox\A”和“Kelly@extendoffice.com\Inbox\B”。
   

步骤 4：运行代码

按下“F5”键或点击“运行”按钮以执行代码。随后，在弹出的“将 Outlook 文件夹导出到 Excel”对话框中点击“确定”。现在，所有指定文件夹及其子文件夹中的邮件已成功导出到 Excel 工作表。

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使用 Kutools for Outlook 将某文件夹/子文件夹邮件导出到 Excel 👍

如需更加便捷省心的操作，Kutools for Outlook 提供了“将选中邮件以多种格式保存为文件”功能。凭借其简洁、快速和多样化的特点，此方法备受推荐。无论是处理少量邮件还是海量数据，Kutools 都能助您轻松高效完成任务，几乎无需额外操作。

步骤 1：选择文件夹或子文件夹

定位到包含需导出邮件的文件夹或子文件夹。按下 Ctrl+A，即可全选列表中的所有邮件。

步骤 2：进入多格式邮件保存功能

点击“Kutools”>“批量处理”>“将选中邮件以多种格式保存为文件”。

步骤 3：配置导出设置

1. 在“保存邮件为其他文件”对话框中，选择您想要保存文件的目标文件夹。
2. 选择“Excel 格式”选项。
3. 在“保存内容”区域，选择您希望导出的具体邮件内容（如标题、正文）。
   

步骤 4：完成导出

点击“确定”即可开始导出。导出完成后，您将在指定文件夹中看到所有邮件已分别保存为 Excel 文件。