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如何在Outlook中批量从已发送邮件/文件夹添加联系人?

Author Kelly Last modified

有许多情况下,你可能需要将联系人添加到Outlook的通讯簿中。例如,在向新客户、合作者或团队成员发送电子邮件后,你可能希望将他们的电子邮件地址保存到你的“已发送邮件”文件夹中以便将来进行沟通。但是,手动添加这些联系人可能会很繁琐,特别是当处理大量电子邮件时。幸运的是,有多种方法可以简化此过程:

手动方法:使用Outlook内置功能逐个添加联系人。

Kutools for Outlook的批量添加到联系人:一次性将所选邮件的发件人和收件人添加到联系人。

Kutools for Outlook的批量添加到联系人组:将所选邮件的发件人和多个收件人添加到联系人组。👉视频


使用Outlook内置功能逐个添加联系人

如果你不想使用第三方工具,可以手动从“已发送邮件”文件夹添加联系人。但是,对于大量联系人而言,这种方法非常繁琐。

1. 在邮件 视图中,打开导航窗格(或文件夹窗格)中的 “已发送邮件”文件夹,并单击以在阅读窗格中打开指定的已发送邮件。

2. 右键单击阅读窗格顶部的收件人,并从上下文菜单中选择“添加到Outlook联系人 ”。请参见截图:

the screenshot of step about adding a contact from a sent email 1

3. 在打开的联系人卡片中,请单击“保存”按钮。然后关闭联系人卡片。

the screenshot of step about adding a contact from a sent email 2

到目前为止,已发送邮件中的指定收件人已被添加为Outlook中的联系人。

4. 对“已发送邮件”文件夹中的每封邮件重复该过程。

局限性
  • 对于大量联系人来说非常耗时。
  • 不支持批量处理——每个联系人必须手动添加。

一次性将所选邮件的发件人和收件人添加到联系人

Kutools for Outlook通过其“将所选邮件的发件人和多个收件人添加到联系人”功能简化了这一过程。这允许你一次从多封邮件中批量添加联系人。

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步骤1. 下载并安装Kutools for Outlook,然后启动Outlook。导航到“已发送邮件”文件夹并选择包含要添加到联系人的发件人和收件人的邮件。

步骤2. 单击Kutools > 添加联系人 > 将所选邮件的发件人和多个收件人添加到联系人。

doc-click-add-to-contacts

步骤3. 在弹出的“从邮件中添加联系人”对话框中,

  1. 选择联系人文件夹:选择要保存新联系人的文件夹。

  2. 确认联系人:默认情况下,重复的联系人只会添加一次。检查列表以确保准确性。

  3. 点击保存:通过单击保存以将联系人添加到所选文件夹来完成操作。

    doc-add-contacts

步骤4. 弹出一个对话框,提醒成功添加的联系人数量。

doc-reminder
优点
  • 批量处理——一次性添加多个联系人。
  • 与手动方法相比节省了大量时间。
  • 包括所选邮件中的发件人和收件人。

将所选邮件的发件人和收件人添加到联系人组

对于希望将联系人组织到组中的用户,Kutools for Outlook提供了“将所选邮件的发件人和多个收件人添加到联系人组”功能。这是创建分发列表或团队组的理想选择。

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步骤1. 下载并安装Kutools for Outlook,打开Outlook,转到“已发送邮件”文件夹,选择包含要添加到组的联系人的邮件。

步骤2. 单击Kutools > 添加联系人 > 将所选邮件的发件人和多个收件人添加到联系人组。

doc-click-add-to-contacts-group

步骤3. 在“添加人员到联系人组”对话框中。

  1. 确认联系人:检查联系人列表以确保准确性。

  2. 选择联系人组:你可以创建一个新的联系人组,搜索现有的联系人组,或者直接在列表中单击一个联系人组。

  3. 点击确定:通过单击确定以将联系人添加到所选组来完成操作。

    doc-add-to-contact-group

步骤5. 单击确定退出对话框。

doc-add-to-contact-group-successfully
优点
  • 批量处理——一次性将多个联系人添加到组中。
  • 创建分发列表或团队组的理想选择。
  • 与手动方法相比节省了大量时间。

演示:在Outlook中从已发送邮件/文件夹批量添加联系人

 


方法比较

功能 手动方法 Kutools for Outlook:添加到联系人 Kutools for Outlook:添加到联系人组
易用性 繁琐 非常容易 非常容易
批量处理
组创建
需要插件
最适合 个人联系人 批量个人联系人 批量组联系人

最终建议

  • 如果只需要添加几个联系人,请使用手动方法。
  • 如果想批量添加个人联系人,请使用KTO的“将所选邮件的发件人和收件人添加到联系人”功能。
  • 如果需要创建联系人组,请使用KTO的“将所选邮件的发件人和多个收件人添加到联系人组”功能。
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