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Kutools for Office — 一套工具,五种功能。事半功倍。

如何在Outlook中自动压缩附件?

Author Kelly Last modified

例如,您打算在Outlook的邮件中添加多个附件,而这些附件的总大小可能太大,导致发送速度变慢。因此,您需要在发送之前减小这些附件的大小。压缩是一个很好的方法。但是如何压缩这些附件呢?又如何自动压缩这些附件呢?请尝试以下解决方案:

手动压缩外发邮件中的附件

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使用Kutools for Outlook自动压缩收件中的附件 🏆


手动压缩外发邮件中的附件

实际上,在Outlook中无法直接压缩邮件里的附件。不过,我们可以先压缩要附加到邮件中的文件,然后将压缩后的文件作为附件添加到邮件中。

1. 转到包含您要附加到邮件中的文件所在的文件夹。

2. 选择您要附加的文件,右键单击并从右键菜单中选择“发送到 ” > “压缩(zipped)文件夹 ”。见截图:

注意:按住Ctrl键,您可以逐个点击来选择多个不连续的文件;按住 Shift 键,您可以点击第一个和最后一个文件来选择多个连续的文件。

the steps of zipping attachments manually in outgoing emails

现在所有选定的文件都被压缩为一个压缩(zipped)文件夹。

2. 右键单击压缩(zipped)文件夹,并从右键菜单中选择“ 发送到” > “邮件接收者”。见截图:

the steps of zipping attachments manually in outgoing emails

3. 现在,压缩(zipped)文件夹已作为附件添加到新邮件中,如下图所示。请撰写邮件并发送。

the steps of zipping attachments manually in outgoing emails

使用一款出色的工具自动压缩外发邮件中的附件 👍

Kutools for Outlook 通过自动化附件压缩简化了对收件和发件邮件的管理。在本节中,我们将向您展示如何使用Kutools自动压缩外发邮件中的附件。只需在Outlook中进行一次调整,即可配置Outlook在发送前自动压缩您的附件。这确保了您的邮件始终针对大小进行了优化,无需您额外操作。

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1. 下载并安装Kutools for Outlook后,导航到“Kutools Plus”选项卡,然后单击“附件”组中的向下箭头图标。

the steps of auto zipping attachments in outgoing emails using an amazing tool

2. 在“附件选项”对话框中,转到“压缩”选项卡,勾选“自动压缩发送邮件的附件”选项,然后单击“确定”

从现在开始,Kutools将在邮件发送之前自动压缩附件。

注意: 要在Kutools for Outlook中应用“自动压缩发送邮件的附件”功能,首先,您需要下载并安装Kutools for Outlook

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使用Kutools for Outlook自动压缩收件中的附件 🏆

通过使用Kutools for Outlook,也可以简化处理带有大附件的收件邮件。Kutools提供了一项功能,可将接收到的附件自动压缩为zip文件,直接在Outlook中完成。

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1. 下载并安装Kutools for Outlook后,导航到“Kutools Plus”选项卡并单击“自动压缩”。

the steps of auto zipping attachments in incoming emails with Kutools for Outlook

2. 在“自动压缩附件”对话框中,勾选“自动压缩所有收到的附件”选项。单击“确定”。

the steps of auto zipping attachments in incoming emails with Kutools for Outlook

现在,任何收件邮件中的附件都将由Kutools自动压缩,节省空间并提高组织效率。

提示:

  • 自动压缩附件 对话框中,您可以为压缩附件选择两种文件扩展名选项之一。
    • 在原始附件名称后面添加“.zip”后缀
    • 将原始附件名称的扩展名替换为“.zip”
  • 您还可以根据规则自动压缩收到的附件。要了解更多详情,请阅读文章: 按指定规则自动压缩收到的附件
注意: 要应用Kutools for Outlook自动压缩功能,首先,您需要下载并安装Kutools for Outlook

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