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Kutools for Office — 一套工具，五种功能。事半功倍。

如何在 Outlook 中仅自动回复特定域名？

Author: Kelly Last Modified: 2025-08-22

有效管理电子邮件通常涉及为特定域名设置自动回复。无论您是在与客户沟通还是管理团队交流，创建自动回复规则有助于保持专业性并节省时间。虽然 Outlook 提供了实现此功能的方法，但需要多个步骤和仔细的配置。相比之下，Kutools for Outlook 的高级规则功能简化了这一过程，提供了更快、更高效的方法。本文将探讨在 Outlook 中针对特定域名设置自动回复的两种方法：

使用内置规则仅对特定域名自动回复 （复杂且繁琐）

使用 Kutools for Outlook 轻松实现特定域名自动回复 👍 （快速且轻松）

使用内置规则仅对特定域名自动回复

使用 Outlook 的内置规则，您可以为特定域名配置自动回复。尽管该方法有效，但需要多个手动步骤，对于追求简洁性的用户来说显得繁琐。

步骤 1：创建电子邮件模板

  1. 撰写一封新邮件，包含主题和正文内容。
  2. 点击 文件 > 另存为。
  3. 在 另存为 对话框中，请在 文件名称 框中输入邮件名称，选择 Outlook 模板 (*.oft) 从保存类型下拉列表中选择，并点击 保存 按钮。
    shot of the Save As dialog box
  4. 关闭邮件，不再进行其他更改。

步骤 2：设置规则

  1. 点击 主页 > 规则 > 管理规则和通知.
    doc-auto-reply-rule-1
  2. 在 规则和通知 对话框中，请点击 新建规则 按钮。
    doc-auto-reply-rule-2
  3. 在弹出的 规则向导 中，请选择 对我接收的邮件应用规则 选项，并点击 下一步 按钮。
    doc-auto-reply-rule-3

步骤 3：指定域名

  1. 在第二个 规则向导 中，勾选 发件人地址中包含特定词语 选项，并点击带下划线的文本 "特定词语".
    doc-auto-reply-to-specific-domain-1
  2. 在 搜索文本 对话框中，在第一个框中输入指定的域名，点击 添加 按钮，然后点击 确定 按钮。
    doc-auto-reply-to-specific-domain-2
  3. 点击 下一步。

步骤 4：附加自动回复模板

  1. 现在进入第三个 规则向导。请勾选 使用特定模板回复 选项，并点击带下划线的文本 "特定模板".
    doc-auto-reply-to-specific-domain-3
  2. 现在在 选择答复模板 对话框中，请选择 文件系统中的用户模板选项，从 查找范围 下拉列表中选择之前保存的消息模板，并点击 打开 按钮。
    doc-auto-reply-to-specific-domain-4
  3. 现在点击两次 下一步 按钮，进入最后一个 规则向导。

步骤 5：完成规则设置

  1. 在 步骤 1 框中，为新规则输入名称，在 步骤 2 部分根据需要勾选选项，并点击 完成 按钮。
    doc-auto-reply-to-specific-domain-5
  2. 在 规则和通知 对话框中点击 确定 按钮以完成设置。

结果

Outlook 将使用您保存的模板自动回复来自指定域名的邮件。然而，设置此功能需要大量手动操作，稍后修改规则也可能会耗费时间。

轻松实现电子邮件回复自动化

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  • 💡 智能自动化：根据您定义的条件自动回复邮件。
shot of the Search Text dialog box

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使用 Kutools for Outlook 轻松实现针对特定域名的自动回复 👍

Kutools for Outlook 的高级规则功能简化了设置自动回复的过程。此工具消除了不必要的步骤，使您能够通过友好的用户界面快速创建和管理规则。

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步骤 1：启用高级规则功能

  1. 转到 Kutools 选项卡，点击 高级规则.
    shot of the Advanced Rules feature
  2. 在 高级规则 对话框中，点击 new button 新建 按钮以开始创建新规则。
    shot of the New button

步骤 2：设置域名条件

  1. 在 第 1 步（共 4 步）对话框中，勾选 发件人包含特定词语。
  2. 在弹出的 包含文本 对话框中，点击 new button新建 按钮。
    shot of the Step 1 of 4 dialog
  3. 在 搜索文本 对话框中，输入域名（例如 @example.com），点击 添加，然后点击 确定.
    shot of the Search Text dialog box
  4. 点击 确定 > 下一步。

步骤 3：自定义自动回复

  1. 在 第 2 步（共 4 步）对话框中，勾选 使用特定模板回复。
  2. 在弹出的 答复模板 对话框中，在 主题前缀 文本框中输入主题前缀。
  3. 在 正文 文本框中输入自动回复的内容。
  4. 点击 确定.
    shot of the Step 2 of 4 dialog
  5. 点击 下一步 > 下一步。

步骤 4：完成规则设置

  1. 在 第 4 步（共 4 步）对话框中，在 规则名称 文本框中输入规则名称。
  2. （可选）在 规则备注 文本框中输入规则备注。
  3. 点击 确定.
    shot of the Step 4 of 4 dialog

结果

现在规则已成功创建。点击 确定 以激活设置。任何来自指定域名的邮件都将自动收到您的定制回复。整个过程快速直观，非常适合希望无缝解决方案的用户。
shot of the rule that is successfully created

为什么选择 Kutools for Outlook？

  • 易用性：数秒内启用功能，无需创建未发送的邮件或复杂配置。
  • 无缝工作流：让 Outlook 在后台运行，随时访问。
  • 节省时间：避免重新启动 Outlook 并等待同步的麻烦。
  • 无错误：无需依赖手动技巧即可消除意外关闭。
注意： 要使用 Kutools for Outlook 的高级规则 功能，首先，您应下载并安装 Kutools for Outlook。

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