如何在Outlook中仅自动回复外部组织？
在使用Outlook时，您可能需要设置一个自动回复功能，该功能只响应来自外部发件人的邮件，而忽略内部消息。这对于设置外出回复、支持回复或重要通知非常有用，而不会向您的同事发送不必要的回复。本指南将引导您创建一个规则，使Outlook只对外部电子邮件进行自动回复。
仅在Outlook中自动回复外部组织
请按照以下步骤创建自动回复模板，并设置规则以确保仅向外部发件人发送回复：
步骤1：创建自动回复模板
1. 打开Outlook，转到“主页”选项卡，然后单击“新建邮件”以创建新消息。然后根据需要输入主题行并撰写您的自动回复消息。
2. 单击“文件”>“另存为”。
3. 在“另存为”对话框中，1). 在“文件名”字段中输入模板的名称。2). 从“保存类型”下拉列表中选择“Outlook模板 (*.oft)”。3). 单击“保存”，然后关闭不保存的邮件。
步骤2：为外部自动回复设置Outlook规则
1. 选择要应用规则的邮件文件夹，然后单击“主页”>“规则”>“管理规则和警报”。
2. 在“规则和警报”对话框中，单击“新建规则”。
3. 在“规则向导”中，选择“对我收到的消息应用规则”，然后单击“下一步”。
4. 在下一个“规则向导”窗口中，单击“下一步”而不选择任何条件。
5. 将出现一个警告对话框——单击“是”继续。
6. 在接下来的“规则向导”窗口中，选中“使用特定模板答复”，然后单击“特定模板”。
7. 在“选择答复模板”对话框中，从“查找范围”下拉列表中选择“文件系统中的用户模板”。然后选择您之前创建的模板并单击“打开”。
8. 单击“下一步”继续。
步骤3：从自动回复中排除内部邮件
1. 在下一个“规则向导”窗口中，选中“发件人地址中包含特定词除外”，然后单击“特定词”。
2. 在“搜索文本”对话框中，在文本字段中输入公司的域名（例如，@yourcompany.com）。单击“添加”，然后单击“确定”。
3. 单击“下一步”继续。
步骤4：完成并激活规则
1. 在步骤1框中输入规则的名称。
2. 根据需要在步骤2中检查其他选项。
3. 单击“完成”，然后单击“确定”以保存并激活规则。
最终结果
设置完成后，Outlook将自动回复所有来自外部发件人的邮件，同时忽略来自内部同事的消息。这确保了高效沟通，而不会在组织内发送不必要的回复。
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