如何（自动）压缩Outlook邮件中的附件？

Author: Kelly Last Modified: 2025-05-07

大型附件可能导致发送和接收延迟，减慢Outlook的速度，并使邮箱大小膨胀，让邮件管理变得令人沮丧。虽然手动删除附件是一种选择，但这种方法耗时且可能导致重要文件的丢失。为防止这些问题，压缩附件是一个明智的解决方案。它能减少文件大小、加快邮件传递速度，并帮助Outlook更高效地运行。本指南介绍了在Outlook中压缩附件的三种方法。

在发送前手动压缩附件 （基础但耗时）

使用Kutools for Outlook批量压缩选定邮件中的附件 👍 （快速高效）

使用Kutools for Outlook自动压缩所有收到邮件中的附件 👍 （智能全自动）

在发送前手动压缩附件

由于Outlook没有内置的压缩功能，您可以在将文件附加到邮件之前手动将其压缩。

步骤1：在附加之前压缩文件

找到您想通过电子邮件发送的文件。右键单击选中的文件并选择“发送到 > 压缩(zipped)文件夹”。

the screenshot of step about sending compressed attachments with manually compressing files firstly 1

步骤2：将压缩文件附加到邮件中

1. 右键单击压缩文件并选择“发送到 > 邮件收件人”。

the screenshot of step about sending compressed attachments with manually compressing files firstly 2

2. 将打开一个新的邮件窗口，其中附有压缩文件。

the screenshot of step about sending compressed attachments with manually compressing files firstly 3

局限性：

❌ 手动过程：每次附加文件之前都需要手动压缩文件。
❌ 仅限于发出的邮件：只在发送附件时有帮助；不能减少邮箱大小或管理收到的邮件。
❌ 没有自动压缩：如果您忘记压缩文件，它们将以原始的大尺寸发送出去。

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使用Kutools for Outlook批量压缩选定邮件中的附件 👍

如果您需要压缩收到邮件中的附件以节省存储空间，Kutools for Outlook提供了一键解决方案，可以批量压缩所选邮件中的所有附件。

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步骤1：选择多封邮件

在邮件视图中，选择您要压缩其附件的邮件。

按住Ctrl键选择多个不相邻的邮件。
按住Shift键选择一系列相邻的邮件。

步骤2：应用批量压缩

1. 点击 Kutools Plus > 附件工具 > 压缩所有附件。

shot of the Compress All feature

2. 在“压缩设置”对话框中，勾选“压缩所有附件”，然后点击确定。

shot of the Compress Settings dialog

步骤3：确认压缩

1. 将出现一个“压缩所有附件”的确认对话框。点击“是”继续。

shot of the Compress All confirmation dialog box

2. Kutools for Outlook的通知将显示成功压缩的附件数量。

shot of the Kutools for Outlook notification

优点：

✅ 快速省力：只需单击即可压缩多个附件。
✅ 减少Outlook邮箱大小：在不删除附件的情况下节省存储空间。
✅ 提高邮件性能：帮助Outlook运行更快并减少加载时间。

注意：要应用Kutools for Outlook的“压缩所有附件”功能，首先，您应该下载并安装Kutools for Outlook。

使用Kutools for Outlook自动压缩所有收到邮件中的附件 👍

即使减少了发出附件的大小，大型的收到附件仍可能减慢Outlook的速度并使您的邮箱杂乱无章。Kutools for Outlook提供了自动压缩附件的功能，该功能会自动压缩所有收到的附件，无需手动操作。

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步骤1：启用自动压缩功能

点击 Kutools Plus > 自动压缩 > 启用。

shot of the Auto Compress feature

步骤2：配置自动压缩设置

1. 在“自动压缩收到附件”对话框中，勾选“自动压缩所有收到的附件”。

2. 在“压缩后扩展名”下，选择您喜欢的压缩格式。

3. 点击确定以应用设置。

shot of the Auto Compress Attachments dialog box

结果：

从现在开始，所有收到的附件都将自动压缩，从而减少邮箱大小并提高邮件性能——无需任何手动操作。

优点：

✅ 全自动：实时压缩附件，无需手动操作。
✅ 优化邮箱存储：通过减小文件大小保持Outlook平稳运行。
✅ 对所有收到的邮件生效：确保附件不会堵塞您的收件箱。

注意：要应用Kutools for Outlook的“自动压缩”功能，首先，您应该下载并安装Kutools for Outlook。

您应该选择哪种方法？

以下是这三种方法的比较，帮助您决定哪一种最适合您的需求：

方法	适合人群	易用性	有效性	自动化
发送前手动压缩	不介意手动步骤的偶尔用户	⭐⭐⭐	⭐	❌ 否
批量压缩选定邮件中的附件	经常收到大附件的用户	⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐	❌ 否
自动压缩收到的附件	希望完全自动化解决方案的用户	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐	✅ 是