如何在Outlook中合并重复联系人？
在Outlook中复制或移动联系人时，经常会出现重复的联系人。简单地删除它们可能不是最佳解决方案，因为不同的重复项可能在某些字段中包含唯一的信息。相反，合并重复的联系人可以确保不会丢失有价值的数据。在本指南中，我们将探讨两种在Outlook中合并重复联系人的方法。
方法一：在Outlook中移动联系人时合并重复项 （手动 & 有限）
方法二：使用Kutools for Outlook 👍 轻松合并现有重复联系人 （快速 & 自动化）
方法一：在Outlook中移动联系人时合并重复项
如果您要从文件夹A移动联系人到文件夹B，您可以启用Outlook内置的重复检查功能，在传输过程中合并重复项。请按照以下步骤操作：
步骤1：启用Outlook的重复联系人检测功能
1. 点击“文件” > “选项”打开“Outlook选项”对话框。
2. 在左侧窗格中选择“人员”。
3. 在“姓名和填写”部分下，勾选“保存新联系人时检查重复项”。
4. 单击确定以保存设置。
步骤2：移动联系人时合并重复项
1. 切换到“人员”（或“联系人”）视图，打开文件夹A并选择一个联系人。然后按“Ctrl” + “A”选择该文件夹中的所有联系人。
2. 右键单击所选联系人，并从上下文菜单中选择“移动” > 文件夹B。
3. 如果存在重复联系人，Outlook将提示“检测到重复联系人”对话框。单击“更新所有”以合并重复项，而不是创建单独的条目。
结果
文件夹A中的所有联系人都被移动到文件夹B，并根据现有的联系人信息自动合并了重复的联系人。
该方法的局限性：
- ❌ 仅在移动期间有效：此方法仅在移动联系人时合并重复项；它无法处理单一文件夹中已存在的重复项。
- ❌ 无法合并现有重复项：如果重复项已经存在于同一文件夹中，则此方法无法回溯合并它们。
- ❌ 需要手动确认：每次在移动过程中发现重复项时，都必须在“检测到重复联系人”对话框中手动确认合并操作。
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方法二：使用Kutools for Outlook 👍 轻松合并现有重复联系人
如果您的联系人文件夹已经包含重复项，Outlook没有提供内置功能来合并它们。“Kutools for Outlook”的“重复联系人”工具允许您快速查找、比较并合并多个文件夹中的重复联系人。
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步骤1：启用重复联系人工具
点击“Kutools Plus” > “重复联系人”启动该工具。
步骤2：选择联系人数据文件
1. 在“重复联系人 – 第1步（共5步）”向导中，选择存储联系人的数据文件。
2. 点击“下一步：指定联系人文件夹”。
步骤3：选择用于扫描重复联系人的文件夹
1. 所有联系人文件夹将在“重复联系人 – 第2步（共5步）”窗口中列出。选择包含重复联系人的文件夹。
2. 点击“下一步：选择用于重复比较的联系人字段”。
步骤4：定义重复识别条件
1. 在“重复联系人 – 第3步（共5步）”中，选择应匹配的联系人字段以被视为重复项（例如，姓名、邮件地址、电话）。
2. 点击“下一步：选择要在结果中列出的字段”。
步骤5：选择要在结果中显示的字段
1. 在“重复联系人 – 第4步（共5步）”中，选择将在结果中显示的字段。
2. 点击“开始筛选”。
步骤6：合并重复联系人
1. 在“重复联系人 – 第5步（共5步）”中，所有重复联系人将出现在结果窗格中。从“如何处理重复联系人”下拉菜单中选择“合并”。
2. 点击“立即执行”。
结果
所选文件夹中的所有重复联系人都会自动合并。合并后的联系人在结果中用删除线标记，表示成功处理。
使用Kutools for Outlook的优势：
- ✅ 适用于现有联系人：无需移动联系人；此方法可查找到并合并现有重复项。
- ✅ 快速 & 自动化：自动扫描和合并重复项，无需人工干预。
- ✅ 跨文件夹支持：一次性合并多个联系人文件夹中的重复项。
- ✅ 可定制的合并条件：用户可以定义哪些字段应视为重复项，从而更好地控制合并过程。
您应该使用哪种方法？
以下是两种方法的快速对比，帮助您决定合并Outlook中重复联系人的最佳解决方案：
| 方法 | 最适合 | 易用性 | 自动化程度 | 灵活性 |
|---|---|---|---|---|
| 移动时合并（手动） | 在文件夹之间传输时合并重复项的用户 | ⭐⭐⭐ | ⭐ | ⭐⭐ |
| Kutools for Outlook（自动化） | 轻松合并多个文件夹中的现有重复项 | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
为了快速、轻松、自动化地合并重复联系人，“Kutools for Outlook”是您的最佳选择！
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