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Kutools for Office — 一套工具,五种功能。事半功倍。

如何在Outlook中发送后保留草稿邮件?

Author Siluvia Last modified

默认情况下,当您在Outlook中发送一封草稿邮件时,它会立即从草稿文件夹移动到已发送邮件文件夹。这种行为使得以后很难重复使用该内容。许多用户更喜欢将草稿邮件保留为可重复使用的模板——非常适合像每周更新或客户回复这样的定期发送邮件。虽然Outlook有一些手动解决方法,但Kutools for Outlook提供了一种更高效、长期的解决方案,可以将您的草稿内容保存为可重复使用的自动图文集,并通过单击插入。本指南将带您了解Outlook方法和Kutools方法,帮助您选择最适合的方法。

方法1:使用Ctrl + F保留草稿手动 & 基础

方法2:使用Kutools for Outlook将草稿保存为一键重复使用的自动图文集 👍快速 & 高效

方法3:使用转发按钮保留草稿需要更多步骤和设置


方法1:使用Ctrl + F保留草稿

Outlook允许您使用简单的键盘快捷键(Ctrl + F)手动复制草稿邮件。

1. 双击草稿邮件以打开它。

2. 将光标放在任何邮件头字段(例如,主题行)中并按Ctrl + F

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3. 将创建一封包含相同内容的新邮件。撰写并发送此副本。

4. 关闭原始草稿窗口。草稿将保持不变在草稿文件夹中。

方法1的优点和缺点:

  • ✅ 简单的键盘快捷键,无需复杂的设置。
  • ✅ 偶尔使用的快速方法。
  • ❌ 每次都完全手动操作。
  • ❌ 对于频繁重复使用实用性有限。

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The screenshot of the Reply to Selected Emails with Template feature

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方法2:使用Kutools for Outlook将草稿保存为一键重复使用的自动图文集 👍

如果您想要一种更智能、更可靠的方式来重复使用草稿邮件,Kutools for Outlook 提供了一个强大的自动图文集功能,可以让您保存草稿并随时通过单击插入——无需手动转发或复制邮件。

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1. 双击打开草稿邮件并选择您要重复使用的内容。

2. 转到 Kutools > 资源库

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3. 在自动图文集选项卡下,点击添加按钮。

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4. 在新建自动图文集对话框中:

  1. 1) 输入条目的名称。
  2. 2) 选择一个类别(或创建一个)。
  3. 3) 点击添加

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📌 结果:您的草稿内容现在已保存在Kutools资源库中作为可重复使用的项目。要稍后重新使用它,只需将光标放在消息正文中并点击自动图文集项目——它会立即插入。

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使用Kutools的优势:

  • 即时重复使用:保存一次,随时使用只需单击。
  • 易于管理:整齐地组织和管理多个邮件模板。
  • 提高生产力:非常适合经常发送的邮件,无需重复输入。
  • 灵活且可靠:没有意外丢失原始内容的风险。

方法3:使用转发按钮保留草稿

另一种Outlook自带方法是在修改Outlook设置后使用转发按钮。

1. 在Outlook中,点击 文件 > 选项

2. 在Outlook选项对话框中,转到邮件选项卡。在回复和转发部分,勾选在新窗口中打开回复和转发选项,然后点击确定

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3. 转到您的草稿文件夹并选择要保留的草稿。在主页选项卡下点击转发

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4. 出现一个新窗口。撰写并发送这条新消息。

5. 关闭原始草稿邮件而不发送它,以将其保留在草稿文件夹中。

方法3的优点和缺点:

  • ✅ 在Outlook内置选项内轻松设置。
  • ✅ 适合经常转发消息的用户。
  • ❌ 需要初始设置。
  • ❌ 经常发送草稿时可能会变得繁琐。
  • ❌ 没有方便的内容管理和重复使用。

您应该使用哪种方法?

使用这个清晰的对比来选择最适合您工作流程的方法:

方法最适合易用性效率内容重复使用
Ctrl + F快捷键 快速、偶尔重复使用 ⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐ ⭐⭐
Kutools自动图文集 频繁重复使用和易于管理 ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐
转发按钮 常规转发需一些初始设置 ⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐ ⭐⭐

推荐:对于频繁的邮件重复使用和更好的模板管理,Kutools for Outlook提供了最快、最高效的解决方案。


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