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如何在Outlook中向所有已接受会议邀请的与会者发送电子邮件?

Author: Kelly Last Modified: 2025-08-22

出于某些原因,您需要在Outlook中向所有已接受会议邀请的与会者发送电子邮件。在本文中,我将向您展示如何在Microsoft Outlook中向指定会议的所有已接受与会者发送电子邮件。

使用“致与会者消息”功能向所有已接受的与会者发送电子邮件

使用Excel的筛选功能在Outlook中向所有已接受的与会者发送电子邮件


使用“致与会者消息”功能向所有已接受的与会者发送电子邮件

要在Microsoft Outlook中向所有已接受会议邀请的与会者发送电子邮件,请按照以下步骤操作:

1. 切换到日历视图,并打开您要向所有已接受邀请的与会者发送电子邮件的指定会议。

2. 在“会议”窗口中,请点击“会议”选项卡上的“跟踪”>“查看跟踪状态”。参见截图:

the screenshot of step about sending email to all accepted attendees with Message to Attendees function 1

注意:如果您使用的是Outlook 2007,您可以点击“会议”选项卡上的“跟踪”按钮。

3. 在即将出现的响应状态列表中,勾选所有已接受邀请的与会者姓名前的复选框,然后取消勾选其他所有与会者前的复选框。

the screenshot of step about sending email to all accepted attendees with Message to Attendees function 2

注意: “会议组织者”的复选框不会被清除。

4. 继续并点击“会议”选项卡上的“联系与会者”>“新建致与会者的邮件”。

注意:在Outlook 2007中,您可以点击“会议”选项卡上的“致与会者消息”>“新建致与会者的消息”。

然后会创建一封新邮件,并将已接受会议邀请的与会者(会议组织者除外)添加到“收件人”字段中。请撰写邮件并发送。


使用Excel的筛选功能向所有已接受的与会者发送电子邮件

如果您收到大量的与会者回复,逐一检查每个已接受邀请的与会者将会非常繁琐。因此,另一种方法是从Microsoft Outlook 2010和2013中复制所有与会者的响应状态,并在Microsoft Excel中筛选出已接受邀请的与会者,最后将所有已接受邀请的与会者复制并粘贴到新的电子邮件中。以下是详细步骤:

1. 切换到日历视图,并打开您要向其已接受邀请的与会者发送电子邮件的指定会议。

2. 在打开的“会议”窗口中,点击“会议”选项卡上的“跟踪”>“复制状态到剪贴板”。参见截图:

the screenshot of step about sending email to all accepted attendees in Outlook with Excel’s Filter function 1

3. 创建一个新的工作簿,选择一个单元格(例如单元格A1),然后同时按下“Ctrl”+“V”将跟踪状态粘贴到所选单元格中。

the screenshot of step about sending email to all accepted attendees in Outlook with Excel’s Filter function 2

4. 选择“响应”列,然后点击“数据”选项卡上的“筛选”按钮。

the screenshot of step about sending email to all accepted attendees in Outlook with Excel’s Filter function 3

5. 现在点击“响应”列标题上的筛选图标,接着只勾选“已接受”选项,并从下拉列表中点击“确定”。参见截图:

the screenshot of step about sending email to all accepted attendees in Outlook with Excel’s Filter function 4

6. 筛选后复制“姓名”列。

7. 在Outlook中创建一封新邮件,然后将姓名粘贴到“收件人”框中。参见截图:

the screenshot of step about sending email to all accepted attendees in Outlook with Excel’s Filter function 5

8. 撰写新邮件,并点击“发送”按钮。

注意:由于Outlook 2007中没有“跟踪”>“复制状态到剪贴板”功能,因此此方法在Outlook 2007中不起作用。


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