如何在Outlook中一次性批量回复多封或所有邮件？

您可以为特定文件夹中的所有邮件设置规则，实现一次性批量回复。

第一部分：创建新邮件并将其保存为Outlook模板

1. 首先，您需要创建一个新文件夹，并将所有要批量回复的邮件移动到该文件夹中。

2. 创建一封包含您想要回复内容的新邮件。（注意：您需要填写邮件主题，但保持“收件人”字段为空）。参见截图：

3. 编写完新邮件后，请点击“文件” > “另存为”。

4. 在“另存为”对话框中，请在“文件名称”字段中输入文件名。默认情况下，文件名将与邮件主题相同。然后从“保存类型”下拉菜单中选择“Outlook 模板”。最后点击“保存”按钮。

注意：如果您从“保存类型”下拉菜单中选择了“Outlook 模板”，文件将自动保存在“模板”文件夹中。请不要更改目标文件夹。

5. 当返回到“邮件”窗口时，请点击“关闭”按钮将其关闭。

6. 当出现Outlook提示框时，点击“否”按钮。参见截图：

第二部分：为模板创建新规则

现在，您需要为该模板创建一个新规则。

7. 进入“规则和通知”对话框。
A. 在Outlook 2007中，点击“工具” > “规则和通知”。
B. 在Outlook 2010和2013中，请点击“主页”选项卡下的“规则” > “管理规则和通知”。参见截图：

8. 在“规则和通知”对话框中，请点击“新建规则”按钮，位于“电子邮件规则”选项卡下。

9. 当“规则向导”对话框弹出时，进入“从空白规则开始”部分，选择“对我接收的邮件应用规则”。然后点击“下一步”按钮。

10. 在下一个“规则向导”对话框中，点击“下一步”跳至下一步。当提示框弹出时，请点击“是”按钮。

11. 在下一个对话框中，在第一步勾选“使用特定模板答复”框。然后点击第二步中的“特定模板”文字。参见截图：

12. 在“选择答复模板”对话框中，您需要：(1) 在“查找范围”下拉列表中选择“文件系统中的用户模板”；(2) 选择之前保存的模板；(3) 点击“打开”按钮。参见截图：

13. 当返回到前一个对话框时，请点击“下一步”按钮。

14. 继续点击“下一步”按钮，直到最后一个“规则向导”对话框出现。在此对话框中，在第一步为新规则输入名称，在第二步取消勾选“启用此规则”框，然后点击“完成”按钮。参见截图：

注意：您可以通过删除旧名称并在“为此规则指定名称”文本框中输入新名称来重命名规则。

15. 在接下来的提示对话框中，点击“确定”按钮。

16. 当返回到“规则和通知”对话框时，请点击“确定”按钮以完成所有设置。

第三部分：对特定文件夹运行规则

17. 重新启动Outlook应用程序。

18. 再次进入“规则和通知”对话框。选择之前创建的规则，然后在“电子邮件规则”选项卡下点击“立即运行规则”按钮。参见截图：

19. 在“立即运行规则”对话框中，您需要（参见右侧截图）：(1) 勾选稍后要运行的规则框，位于“选择要运行的规则”下；(2) 点击“浏览”按钮选择要批量回复所有邮件的文件夹。(3) 从“将规则应用于”下拉列表中选择“所有邮件”。(4) 点击“立即运行”按钮。

注意：如果所选文件夹中有子文件夹，请勾选“包括子文件夹”框。

20. 关闭对话框。

现在，特定文件夹中的所有邮件都已一次性用相同内容进行了回复。

您可以看到上述方法中有多个步骤需要操作。但是，借助“Kutools for Outlook”的“批量答复”功能，您可以轻松地一次性批量回复多封邮件。

1. 转到包含要批量回复邮件的文件夹并选中它们，然后点击“Kutools” > “批量处理” > “用模板答复选中的多封邮件 > 创建和管理答复模板”。参见截图：

2. 在弹出的“创建和管理答复模板”对话框中，请 (1) 点击“添加”按钮 以添加新的答复模板，(2) 保持新模板处于选中状态，并在下方编辑框中输入模板内容，然后 (3) 点击“答复”按钮。参见截图：

现在，所有选中的邮件都已使用新的答复模板进行了回复。

注意事项：(1) 如果您想回复特定文件夹中的所有收到的邮件，请打开该文件夹，然后按键盘上的“Ctrl” + “A”键一次性选择所有邮件。(2) 如果您已经添加了答复模板，在选择邮件后，您可以通过直接点击“答复多条消息”下拉列表中的现有模板来回复所有邮件。