如何在 Outlook 中批量回复多封或所有邮件？

您可以为指定文件夹设置一次性群发回复所有邮件的规则。

第 1 部分：创建一封新建邮件邮件并将其另存为 Outlook 模板

1. 首先，请创建一个新文件夹，并将所有需要统一回复内容的邮件移动到该文件夹中。

2. 新建一封邮件，并在邮件中填写您需要回复的内容。（请注意：需输入邮件主题，但“收件人”字段需保持为空。）见截图：

3. 编辑完成新邮件后，请点击“文件” > “另存为”。

4. 在“另存为”对话框中，请在“文件名”栏输入文件名。默认情况下，文件名会以邮件标题命名。接着，在“指定保存格式”下拉菜单中选择“Outlook 模板”。最后，点击“保存”按钮。

注意：如果您在“指定保存格式”下拉菜单中选择了“Outlook 模板”，文件将自动保存在“模板”文件夹中，请勿更改目标文件夹。

5. 返回“邮件”窗口后，请点击“关闭”按钮以关闭该窗口。

6. 出现 Outlook 提示框时，请点击“否”按钮。详见截图：

第 2 部分：为模板新建规则设置规则

现在，您需要为此模板创建一条新规则。

7. 进入“规则和警报”对话框。
A. 在 Outlook 2007 中，点击“工具”>“规则和警报”。
B. 在 Outlook 2010 和 2013 中，请点击“开始”选项卡下的“规则”>“管理规则和警报”。见截图：

8. 在“规则和警报”对话框中，切换到“电子邮件规则”选项卡，点击“新建规则”按钮。

9. 弹出“规则向导”对话框后，进入“从空白规则开始”部分，选择“对我收到的邮件应用规则”，然后点击“下一步”按钮。

10. 在下一个“规则向导”对话框中，点击“下一步”即可进入下一步。当弹出提示框时，请点击“是”按钮。

11. 在下一个对话框中，首先在第 1 步勾选“使用特定模板回复”复选框，然后在第 2 步点击“特定模板”文字。请参考截图：

12. 在“选择答复模板”对话框中，您需要：（1）在“查找范围”下拉列表中选择“文件系统中的用户模板”；（2）选择您之前保存的模板；（3）点击“打开”按钮。请参见截图：

13. 返回上一个对话框后，请点击“下一步”按钮。

14. 持续点击“下一步”按钮，直到最后出现“规则向导”对话框。在该对话框中，第 1 步输入此新规则的名称，第 2 步取消选中“启用此规则”，然后点击“完成”按钮。见截图：

注意：您可以在“为此规则指定名称”文本框中删除旧名称并输入新名称，以重命名规则。

15. 在随后的提示对话框中，点击“确定”按钮。

16. 返回“规则和警报”对话框后，请点击“确定”按钮以完成所有设置。

第 3 部分：对特定文件夹运行该规则

17. 重新启动 Outlook 应用程序。

18. 再次进入“规则和警报”对话框，选中之前创建的规则，在“电子邮件规则”选项卡下点击“立即运行规则”按钮。请参见截图：

19. 在“立即运行规则”对话框中，您需要完成以下操作（见右侧截图）：
（1）在“选择要运行的规则”下，勾选您希望随后运行的规则复选框；
（2）点击“包含子文件夹”按钮，选择您希望对其中所有邮件进行群回复的文件夹。
（3）在“将规则应用于”下拉列表中选择“所有邮件”。
（4）点击“立即运行”按钮。

注意：如所选文件夹包含子文件夹，请勾选“包含子文件夹”选项。

20. 关闭对话框。

现在，指定文件夹中的所有邮件已一次性统一回复相同内容。

您可以看到，上述方法需要经过多个步骤。而借助 Kutools for Outlook 的“批量答复”功能，您即可轻松实现一键群发回复多封邮件。

1. 进入包含需群发回复邮件的邮件文件夹，选中相关邮件，点击“Kutools”>“批量处理”>“模板答复选中的一封或多封邮件 > 创建并管理回复模板”。如图所示：

2. 在弹出的创建和管理答复模板对话框中，（1）点击“添加”按钮添加新的答复模板；（2）保持新模板选中状态，在下方编辑框中输入模板内容；然后（3）点击“回复”按钮。见截图：

现在，所有选中的邮件都已使用新的回复模板完成回复。

注意：
（1）如需群回复特定文件夹中的所有已接收邮件，请先打开该文件夹，然后按“Ctrl”+“A”全选所有邮件。
（2）如果已添加答复模板，选中邮件后，即可在“回复多封邮件”下拉列表中点击现有模板，快速实现群回复。