如何从Outlook的收件人、抄送、密送字段中删除重复的收件人？
在Microsoft Outlook中撰写电子邮件时，您可能会不小心多次将同一个收件人添加到“收件人”、“抄送”或“密送”字段中。向重复的收件人发送电子邮件不仅显得不专业，还可能让收到多份邮件的收件人感到困扰。幸运的是，在发送电子邮件之前有几种方法可以快速删除重复的收件人。
创建一个临时联系人组以过滤收件人、抄送、密送中的重复项 （手动且耗时）
一键使用Kutools for Outlook 删除收件人、抄送和密送字段中的重复收件人 👍 （快速且轻松）
利用 Microsoft Excel 识别并删除收件人、抄送、密送中的重复项 （结构化但间接）
创建一个临时联系人组以过滤收件人、抄送、密送中的重复项
此方法涉及手动创建一个临时联系人组来消除重复的电子邮件地址。虽然这种方法有效，但它需要额外的步骤，并不是最高效的方法。
1. 复制正在编辑的电子邮件中“收件人”字段的所有电子邮件地址。
2. 切换到Outlook中的“联系人”（或“人员”）视图，并单击“主页”选项卡下的“新建联系人组”。
3. 在“联系人组”窗口中，单击“添加成员” > “从通讯簿添加”。
4. 在“选择成员：全局地址列表”对话框中，将复制的电子邮件地址粘贴到“成员”框中，然后单击“确定”。
5. 在“联系人组”窗口中，为该组输入名称并单击“保存并关闭”。
6. 返回到正在编辑的电子邮件，删除原始收件人，并在“收件人”字段中输入新的联系人组名称。
- Outlook的“自动完成”功能会在您开始在“收件人”字段中输入其名称时建议联系人组。
- 如果需要查看单独的收件人，请单击
联系人组名称旁边的按钮并在“展开列表”对话框中单击“确定”。
联系人组名称旁边的按钮并在“展开列表”对话框中单击“确定”。
局限性：
- ❌ 耗时：需要多个手动步骤，频繁使用时不切实际。
- ❌ 临时解决方案：除非您想让您的联系人变得杂乱无章，否则每次都需要创建一个新的组。
- ❌ 一次仅检查一个字段：必须分别为“收件人”、“抄送”和“密送”字段手动重复该过程。
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一键使用 Kutools for Outlook 删除收件人、抄送和密送字段中的重复收件人 👍
如果您经常向大型群组发送电子邮件，手动检查和删除重复的收件人既令人沮丧又效率低下。Kutools for Outlook 的“删除重复名称”功能通过自动扫描所有收件人字段（“收件人”、“抄送”和“密送”），并只需单击一下即可删除重复条目，从而消除了这种麻烦。
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在正在编辑的电子邮件中，单击“Kutools” > “重复名称”。
Kutools 将自动同时扫描并删除“收件人”、“抄送”和“密送”字段中的所有重复收件人。
为什么使用 Kutools for Outlook？
- ✅ 节省时间：无需手动检查和删除重复项。
- ✅ 一键解决方案：即使对于大型收件人列表也能立即生效。
- ✅ 准确过滤：确保所有收件人只出现一次。
- ✅ 一次检查所有字段：与其他方法不同，Kutools 同时扫描并删除“收件人”、“抄送”和“密送”字段中的重复项。
利用 Microsoft Excel 识别并删除收件人、抄送、密送中的重复项
如果您偏好一种结构化的方法，可以在将电子邮件地址粘贴回Outlook电子邮件之前，使用 Microsoft Excel 识别并删除重复的电子邮件地址。
1. 复制正在编辑的电子邮件中“收件人”字段的所有电子邮件地址。
2. 打开 Microsoft Excel，单击一个空白单元格（例如 A1），然后粘贴电子邮件地址。
3. 选中粘贴的文本后，单击“数据” > “文本分列”。
4. 在“文本分列向导”（“第1步，共3步”）中，选择“分隔符”并单击“下一步”。
5. 在“第2步，共3步”中，勾选“分号 (;)”作为分隔符并单击“完成”。
现在，每个电子邮件地址将位于单独的一列（第1行）。
6. 选择第1行，复制它，然后右键单击一个空白单元格（例如 A2），在“粘贴选项”下选择“转置”。
这将把一行电子邮件转换为单列格式。
7. 选择A列并单击“数据” > “删除重复项”。
8. 在“删除重复项”对话框中，单击“确定”。
Excel 将删除所有重复的电子邮件地址，并显示已删除的重复项的摘要。
9. 复制唯一的电子邮件地址并将它们粘贴回到正在编辑的电子邮件中的“收件人”字段。
局限性：
- ❌ 需要切换应用程序：您必须在Outlook之外复制、粘贴和处理数据。
- ❌ 并非即时：需要多个步骤，比一键式方法更慢。
- ❌ 一次仅检查一个字段：必须分别为“收件人”、“抄送”和“密送”字段重复该过程。
结论：应该选择哪种方法？
以下是三种方法的比较，帮助您决定哪种方法最适合您的需求：
| 方法 | 适用人群 | 易用性 | 效率 | 一次检查所有字段？ |
|---|---|---|---|---|
| 临时联系人组 | 偶尔使用 | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐ | ❌（一次一个字段） |
| Kutools for Outlook | 日常使用，大型收件人列表 | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ✅（同时扫描“收件人”、“抄送”和“密送”） |
| 使用 Microsoft Excel | 需要结构化过滤的用户 | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ❌（一次一个字段） |
对于大多数用户来说，“Kutools for Outlook”是最好的选择，因为它是快速且最简单的方式，可以在Outlook中删除重复的收件人。
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