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如何在Outlook中发送个性化的群发邮件？

Author Siluvia Last modified

有时，您需要创建个性化的多收件人邮件，然后将群发邮件发送给所有收件人以节省时间。那么，您应该怎样在Outlook中实现群发邮件呢？以下教程将向您展示如何在Outlook中发送个性化的群发邮件。

使用Outlook中的邮件合并功能发送个性化群发邮件

使用Kutools for Outlook发送个性化群发邮件

使用Outlook中的邮件合并功能发送个性化群发邮件

1. 在Outlook中，请导航到“联系人”视图。然后点击“视图” > “更改视图” > “电话”，如下截图所示。

the steps of sending personalized mass emails using mail merge function in Outlook

2. 按住“Ctrl”键选择多个要发送邮件的联系人。

the steps of sending personalized mass emails using mail merge function in Outlook

3. 转到“主页”选项卡，点击“操作”组中的“邮件合并”选项。见截图：

the steps of sending personalized mass emails using mail merge function in Outlook

4. 在“邮件合并联系人”对话框中，请按以下步骤进行配置：

  • 4.1) 在“联系人”部分，保持选中“仅选中的联系人”选项；
  • 4.2) 在“要合并的字段”部分，保持选中“所有联系人字段”选项；
  • 4.3) 在“文档文件”部分，选择“新建文档”选项；
  • 4.4) 在“合并选项”部分：
  • 在“文档类型”下拉菜单中选择“表单信函”；
  • 在“合并到”下拉菜单中选择电子邮件；
  • 在“邮件主题行”下拉菜单中输入您的邮件主题。
  • 4.5) 点击“确定”按钮。
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5. 接着会打开一个新的Microsoft Word文档。在文档中点击“邮件” > “问候语”。

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6. 在“插入问候语”对话框中，您可以自定义问候语格式，并从收件人列表中预览。然后点击“确定”。

the steps of sending personalized mass emails using mail merge function in Outlook

7. 接着问候语字段被插入到文档中。现在，撰写您的邮件正文。所有收件人都将收到相同的内容。见截图：

the steps of sending personalized mass emails using mail merge function in Outlook

注意：您可以通过点击“邮件” > “插入合并字段”来插入邮件内容。然后从列表中选择适当的字段。确保您插入的“合并字段”在Outlook中的联系人资料中有相关信息。如果没有，则像上述方法7所述那样自行撰写邮件内容。

the steps of sending personalized mass emails using mail merge function in Outlook

8. 撰写完邮件后，点击“完成并合并” > “发送电子邮件消息”。

the steps of sending personalized mass emails using mail merge function in Outlook

9. 当弹出“合并到电子邮件”对话框时，点击“确定”以发送群发邮件。

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使用Kutools for Outlook发送个性化群发邮件

如果您安装了Kutools for Outlook，这项工作将变得非常简单。

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在每次创建、回复和转发邮件时添加问候语

点击“Kutools”选项卡，然后选择“选项”，在弹出的对话框中，于“答复”选项卡下勾选“在创建、回复和转发邮件时添加问候语”。您可以根据需要自定义问候语。然后点击“确定”保存。

the steps of sending personalized mass emails with Kutools for Outlook

现在，无论何时您创建、回复或转发邮件，都会自动在邮件正文开头插入个性化的问候语。

分别向大量收件人发送邮件

在“Kutools”选项卡下，选择“分别发送”，会弹出一个邮件撰写窗口。

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然后点击“分别发送给”按钮，弹出“选择姓名”窗口。按住“Ctrl”键选择您想发送邮件的联系人，然后点击“分别发送给”按钮将他们添加到“分别发送给”字段中。然后点击“确定”。

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撰写您的邮件正文，然后点击“发送”。

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