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在 Outlook 中将电子邮件另存为 PDF 文件:分步指南

添加一名作者 最后修改时间:2024-07-23

将重要电子邮件保存为 PDF 文件对于存档、共享或法律文件目的非常有益。Microsoft Outlook 没有直接将电子邮件保存为 PDF 的选项,但您可以使用多种方法来实现此目的。以下是有关如何在 Outlook 中将电子邮件保存为 PDF 文件的全面指南。

使用打印功能将电子邮件保存为 PDF 文件

使用 VBA 代码将选定的电子邮件保存为 PDF 文件

使用 Kutools for Outlook 将选定的电子邮件保存为 PDF 文件或其他文件格式好主意3


使用打印功能将电子邮件保存为 PDF 文件

如果您只想将一封电子邮件保存为 PDF 文件,则打印功能可以帮助您。

1. 选择您想要保存为 PDF 文件的电子邮件。

2。 点击 文件 > 打印.

3. 在打印机下拉菜单中,选择 微软打印到PDF和点击 打印.

使用打印功能将电子邮件保存为 pdf 文件 1

4.在 保存打印输出为 窗口中,选择目标文件夹,输入文件名,然后单击 优惠.

使用打印功能将电子邮件保存为 pdf 文件 2

使用 VBA 代码将选定的电子邮件保存为 PDF 文件

1.首先,应选择要另存为PDF的电子邮件。

2。 按 Alt + F11键 推出 Microsoft Visual Basic应用程序 窗口。

3。 点击 插页 > 模块,然后将以下VBA代码复制并粘贴到“模块”窗口中。

使用 vba 1 将电子邮件保存为 pdf 文件

将电子邮件另存为PDF文件的VBA代码:

Sub SaveAsPDFfile()
Dim MyOlNamespace As NameSpace
Dim MySelectedItem As MailItem
Dim Response As String
Dim FSO As Object, TmpFolder As Object
Dim tmpFileName As String
Dim wrdApp As Object
Dim wrdDoc As Object
Dim bStarted As Boolean
Dim dlgSaveAs As FileDialog
Dim fdfs As FileDialogFilters
Dim fdf As FileDialogFilter
Dim i As Integer
Dim WshShell As Object
Dim SpecialPath As String
Dim msgFileName As String
Dim strCurrentFile As String
Dim strName As String
Dim oRegEx As Object
Dim intPos As Long
Set MyOlNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set MySelectedItem = ActiveExplorer.Selection.Item(1)
Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
tmpFileName = FSO.GetSpecialFolder(2)
strName = "email_temp.mht"
tmpFileName = tmpFileName & "\" & strName
MySelectedItem.SaveAs tmpFileName, 10
On Error Resume Next
Set wrdApp = GetObject(, "Word.Application")
If Err Then
Set wrdApp = CreateObject("Word.Application")
bStarted = True
End If
On Error GoTo 0
Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Open(FileName:=tmpFileName, Visible:=False, Format:=7)
Set dlgSaveAs = wrdApp.FileDialog(msoFileDialogSaveAs)
Set fdfs = dlgSaveAs.Filters
i = 0
For Each fdf In fdfs
i = i + 1
If InStr(1, fdf.Extensions, "pdf", vbTextCompare) > 0 Then
Exit For
End If
Next fdf
dlgSaveAs.FilterIndex = i
Set WshShell = CreateObject("WScript.Shell")
SpecialPath = WshShell.SpecialFolders(16)
msgFileName = MySelectedItem.Subject
Set oRegEx = CreateObject("vbscript.regexp")
oRegEx.Global = True
oRegEx.Pattern = "[\/:*?""<>|]"
msgFileName = Trim(oRegEx.Replace(msgFileName, ""))
dlgSaveAs.InitialFileName = SpecialPath & "\" & msgFileName
If dlgSaveAs.Show = -1 Then
strCurrentFile = dlgSaveAs.SelectedItems(1)
If Right(strCurrentFile, 4) <> ".pdf" Then
Response = MsgBox("Sorry, only saving in the pdf-format is supported." & _
vbNewLine & vbNewLine & "Save as pdf instead?", vbInformation + vbOKCancel)
If Response = vbCancel Then
wrdDoc.Close 0
If bStarted Then wrdApp.Quit
Exit Sub
ElseIf Response = vbOK Then
intPos = InStrRev(strCurrentFile, ".")
If intPos > 0 Then
strCurrentFile = Left(strCurrentFile, intPos - 1)
End If
strCurrentFile = strCurrentFile & ".pdf"
End If
End If
wrdApp.ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:= _
strCurrentFile, _
ExportFormat:=17, _
OpenAfterExport:=False, _
OptimizeFor:=0, _
Range:=0, _
From:=0, _
To:=0, _
Item:=0, _
IncludeDocProps:=True, _
KeepIRM:=True, _
CreateBookmarks:=0, _
DocStructureTags:=True, _
BitmapMissingFonts:=True, _
UseISO19005_1:=False
End If
Set dlgSaveAs = Nothing
wrdDoc.Close
If bStarted Then wrdApp.Quit
Set MyOlNamespace = Nothing
Set MySelectedItem = Nothing
Set wrdDoc = Nothing
Set wrdApp = Nothing
Set oRegEx = Nothing
End Sub

备注:此VBA代码已在Outlook 2007和2010中成功测试

4。 点击 使用 vba 2 将电子邮件保存为 pdf 文件 运行代码。

5.会有一个 档案储存 代码运行时弹出对话框。 选择保存文件的路径,命名,最后单击 优惠 按钮。

使用 vba 3 将电子邮件保存为 pdf 文件

6.代码运行完毕后,电子邮件已成功转换为pdf文件。


使用 Kutools for Outlook 将选定的电子邮件保存为 PDF 文件或其他文件格式

Kutools for Outlook 安装好后,就可以使用它了 Save Selected Emails as Files in Various Formats like PDF 实用程序,可将选定的电子邮件快速保存或导出为PDF文件/ Excel文件/ CSV文件或其他文件格式。

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1.在电子邮件文件夹中,选择要另存为PDF的邮件,然后单击 Kutools > Save Selected Emails as Files in Various Formats like PDF.

2.在 Save Messages as Other Files 对话框中,选择放置新文件的路径,然后检查 PDF format,您可以指定 Save content 如你所需。

使用 kutools for outlook 1 将电子邮件保存为 pdf 文件

3。 点击 Ok。 然后,所选电子邮件已分别保存为PDF文件。

使用 kutools for outlook 2 将电子邮件保存为 pdf 文件

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Comments (11)
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or (but for this you need to open the mail) you could use this:
ActiveInspector.WordEditor.ExportAsFixedFormat "c:\temp\test.pdf",ExportFormat:=17, OpenAfterExport:=False, OptimizeFor:=0, Range:=0, From:=0, To:=0, Item:=0, IncludeDocProps:=True, KeepIRM:=True, CreateBookmarks:=0, DocStructureTags:=True, BitmapMissingFonts:=True, UseISO19005_1:=False

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Hi !!
I have follow all the instructions but it doesn't work, " Compile error : Syntax error"
Can you help me ? Please
Amaury
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This macro is really great and easy to use as well,thank you so much for sharing this.
Just wanted to check is it possible to create same kind of macro for PDF attachment as well,because the above macro works only for excel and word format.

Can any one one help me on this.
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I am wondering how I could change the folder the pdf goes to and change the filename(since all the emails I am copying are called the same thing
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Been wondering how to do this for years, very easy, thank you
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