在 Outlook 中将邮件另存为 Pdf 文件：逐步操作指南

将重要邮件另存为 PDF 文件，无论是用于归档、共享还是法律文件保存，都是非常实用的选择。虽然 Microsoft Outlook 并未提供直接将邮件保存为 PDF 的选项，但您依然可以通过多种方式实现。本文将为您详细讲解在 Outlook 中将邮件保存为 PDF 文件的完整操作步骤。

使用打印功能将邮件另存为 Pdf 文件

使用 VBA 代码将选定邮件另存为 Pdf 文件

使用 Kutools for Outlook 将选定邮件另存为 Pdf 文件或其他文件类型

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使用打印功能将邮件另存为 Pdf 文件

如果您只需将一封邮件保存为 PDF 文件，可以直接通过打印功能轻松实现。

1. 选择您希望保存为 PDF 文件的邮件。

2. 点击“文件”，然后选择“打印”。

3. 在打印机下拉菜单中，选择“Microsoft Print to PDF”，然后点击“打印”。

4. 在“保存打印输出为”窗口中，选择目标文件夹，输入文件名，并点击“保存”。

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使用 VBA 代码将选定邮件另存为 Pdf 文件

1. 首先，请选中您希望另存为 PDF 的邮件。

2. 按下“Alt + F11”组合键，打开“Microsoft Visual Basic for Applications”窗口。

3. 点击“插入”>“模块”，然后将下方的 VBA 代码复制并粘贴到模块窗口中。

将邮件另存为 Pdf 文件的 VBA 代码

Sub SaveAsPDFfile()
Dim MyOlNamespace As NameSpace
Dim MySelectedItem As MailItem
Dim Response As String
Dim FSO As Object, TmpFolder As Object
Dim tmpFileName As String
Dim wrdApp As Object
Dim wrdDoc As Object
Dim bStarted As Boolean
Dim dlgSaveAs As FileDialog
Dim fdfs As FileDialogFilters
Dim fdf As FileDialogFilter
Dim i As Integer
Dim WshShell As Object
Dim SpecialPath As String
Dim msgFileName As String
Dim strCurrentFile As String
Dim strName As String
Dim oRegEx As Object
Dim intPos As Long
Set MyOlNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set MySelectedItem = ActiveExplorer.Selection.Item(1)
Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
tmpFileName = FSO.GetSpecialFolder(2)
strName = "email_temp.mht"
tmpFileName = tmpFileName & "\" & strName
MySelectedItem.SaveAs tmpFileName, 10
On Error Resume Next
Set wrdApp = GetObject(, "Word.Application")
If Err Then
Set wrdApp = CreateObject("Word.Application")
bStarted = True
End If
On Error GoTo 0
Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Open(FileName:=tmpFileName, Visible:=False, Format:=7)
Set dlgSaveAs = wrdApp.FileDialog(msoFileDialogSaveAs)
Set fdfs = dlgSaveAs.Filters
i = 0
For Each fdf In fdfs
i = i + 1
If InStr(1, fdf.Extensions, "pdf", vbTextCompare) > 0 Then
Exit For
End If
Next fdf
dlgSaveAs.FilterIndex = i
Set WshShell = CreateObject("WScript.Shell")
SpecialPath = WshShell.SpecialFolders(16)
msgFileName = MySelectedItem.Subject
Set oRegEx = CreateObject("vbscript.regexp")
oRegEx.Global = True
oRegEx.Pattern = "[\/:*?""<>|]"
msgFileName = Trim(oRegEx.Replace(msgFileName, ""))
dlgSaveAs.InitialFileName = SpecialPath & "\" & msgFileName
If dlgSaveAs.Show = -1 Then
strCurrentFile = dlgSaveAs.SelectedItems(1)
If Right(strCurrentFile, 4) <> ".pdf" Then
Response = MsgBox("Sorry, only saving in the pdf-format is supported." & _
vbNewLine & vbNewLine & "Save as pdf instead?", vbInformation + vbOKCancel)
If Response = vbCancel Then
wrdDoc.Close 0
If bStarted Then wrdApp.Quit
Exit Sub
ElseIf Response = vbOK Then
intPos = InStrRev(strCurrentFile, ".")
If intPos > 0 Then
strCurrentFile = Left(strCurrentFile, intPos - 1)
End If
strCurrentFile = strCurrentFile & ".pdf"
End If
End If
wrdApp.ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:= _
strCurrentFile, _
ExportFormat:=17, _
OpenAfterExport:=False, _
OptimizeFor:=0, _
Range:=0, _
From:=0, _
To:=0, _
Item:=0, _
IncludeDocProps:=True, _
KeepIRM:=True, _
CreateBookmarks:=0, _
DocStructureTags:=True, _
BitmapMissingFonts:=True, _
UseISO19005_1:=False
End If
Set dlgSaveAs = Nothing
wrdDoc.Close
If bStarted Then wrdApp.Quit
Set MyOlNamespace = Nothing
Set MySelectedItem = Nothing
Set wrdDoc = Nothing
Set wrdApp = Nothing
Set oRegEx = Nothing
End Sub

注意：本 VBA 代码已在 Outlook 2007 和 2010 中成功通过测试

4. 点击即可运行代码。

5. 代码运行过程中会弹出“文件保存”对话框。请选择保存位置，输入文件名，最后点击“保存”按钮。

6. 代码运行完成后，邮件将成功转换为 Pdf 文件。

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使用 Kutools for Outlook 将选定邮件另存为 Pdf 文件或其他文件类型

在安装“Kutools for Outlook”后，您可使用其“Save Selected Emails as Files in Various Formats like PDF”工具，将选定邮件快速保存或导出为 PDF、Excel、CSV 等多种文件格式。

1. 在某个邮件文件夹中，选择需要另存为 PDF 的邮件，点击“Kutools” > “Save Selected Emails as Files in Various Formats like PDF”。

2. 在“Save Messages as Other Files”对话框中，选择生成文件的保存路径，勾选“PDF format”，并可根据需要指定“Save content”。

3. 点击“确定”，所选邮件将分别保存为 PDF 文件。

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