如何在Outlook中创建和使用模板？
如果您经常撰写类似的邮件，手动重新输入相同的内容会非常耗时且效率低下。Outlook内置的邮件模板功能可以帮助您保存并重复使用常用的邮件内容，从而简化工作流程、减少重复任务并保持通信的一致性。然而，为了获得更快、更流畅的体验，Kutools for Outlook 提供了高级的自动图文集功能，能够简化模板管理，支持快速插入、更好的组织以及轻松访问已保存的内容。
在Outlook中手动创建和使用邮件发送模板（手动 & 耗时）
通过 Kutools for Outlook 轻松在Outlook中创建和使用模板 👍 （快速 & 无缝）
在Outlook中创建和使用邮件发送模板
如果您经常发送类似的邮件，Outlook允许您创建邮件模板以节省时间并保持一致性。但是，使用这些模板需要多个步骤，这使得频繁使用的用户效率较低。以下是手动创建和使用Outlook模板的方法。
步骤1：创建Outlook邮件模板
1. 打开Outlook，点击“主页” > “新建邮件”以撰写新邮件。
2. 输入要保存为模板的邮件内容。
3. 完成后，点击“文件” > “另存为”。
4. 在“另存为”对话框中，选择一个文件夹（默认情况下，模板保存在： C:\Users\YourUserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\），命名您的文件，并从“保存类型”下拉菜单中选择Outlook模板 (*.oft)。
5. 点击“保存”以存储模板。
步骤2：使用Outlook邮件模板
1. 在“主页”选项卡上，点击“新建项目” > “更多项目” > “选择窗体”。
2. 在“选择窗体”对话框中，请按照以下步骤操作：
- 1). 在“查找范围”下拉菜单中，选择“文件系统中的用户模板”。
- 2). 找到并选择您之前创建的模板。
- 3). 点击“打开”。
3. 进行必要的编辑，添加收件人并发送邮件。
内置Outlook模板方法的局限性：
- ❌ 对于频繁使用来说效率低下：对于每天依赖模板的用户而言，步骤太多。
- ❌ 不支持一键插入：无法通过单击插入模板。
- ❌ 无法用于回复/转发：Outlook模板仅适用于新邮件，回复时需手动复制粘贴内容。
- ❌ 更新耗时：更新模板需要单独修改已保存的文件。
- ❌ 组织混乱：没有结构化的方式对模板进行分类或管理。
如果您想要一种更快、更便捷的方式来创建和插入模板，Kutools for Outlook 提供了一种更高效的解决方案。
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虽然Outlook内置的模板功能很有用，但每次插入模板都需要多个步骤。Kutools for Outlook 的自动图文集功能简化了这一过程，只需单击即可保存、组织和插入邮件模板。这对于需要频繁发送重复邮件并希望采用更快捷、更直观方法的用户来说是理想的选择。
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1. 打开Outlook，然后点击“Kutools” > “资源”，在Outlook窗口右侧打开 Kutools 自动图文集窗格。
2. 选择邮件正文中要保存为模板的内容，然后点击“添加”按钮。
3. 在“新建自动图文集”对话框中：
- 1). 在“名称”字段中输入模板的名称。
- 2). 从“类别”下拉菜单中选择一个类别以便更好地组织。（您也可以通过点击“新建类别”来创建一个新的类别。）
- 3). 点击“添加”以保存模板。
4. 模板现在已保存在自动图文集窗格中。当您需要将其插入到邮件中时，只需点击保存的条目，它就会立即添加到您的邮件中。
为什么使用 Kutools for Outlook 的自动图文集功能？
- ✅ 一键插入：只需单击一下，即可立即将模板插入到新邮件、回复或转发中。
- ✅ 无处不在：与Outlook的默认方法不同，您可以在回复和转发中使用模板，无需额外步骤。
- ✅ 更好的组织：将模板分类以便快速检索，而无需滚动浏览冗长的列表。
- ✅ 快速访问面板：直接从 Kutools 窗格查看和插入模板，无需浏览文件。
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