如何在 Excel 中将批注转换为单元格内容？

在许多情况下，您的工作表中可能充满了存储在单元格批注（或较新版本 Excel 中的“备注”）中的重要信息。然而，在标准工作表打印输出中，批注并不总是直接可见或可打印，管理和提取批注数据以进行共享、存档或处理可能会很不方便。为此，您可能需要将所有批注传输或转换为其相应单元格的实际内容。这确保信息与其他单元格数据一起变得直接可访问、可查看和可打印。如果您正在寻找在 Excel 中将批注转换为单元格内容的有效方法，有几种方法可供选择，每种方法都适合不同的 Excel 熟练程度和需求。

使用用户定义函数将批注转换为单元格内容

使用 VBA 代码将批注转换为单元格内容

使用 Kutools for Excel 将批注转换为单元格内容

使用用户定义函数将批注转换为单元格内容

一种将批注提取到单元格中的实用方法是使用 Excel 的用户定义函数 (UDF)。此方法非常适合具备基本 VBA 知识且不希望运行直接更改工作表内容的宏的用户，因为它提供了更大的控制和灵活性。UDF 会将批注的文本返回到您选择的任何单元格，而不会覆盖原始数据。

要使用此方法将批注转换为单元格内容，您需要先创建 UDF，然后将其作为公式应用。请按照以下步骤操作：

1. 单击 开发工具 > Visual Basic 打开 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。在 VBA 窗口中，单击 插入 > 模块，并将以下函数粘贴到新的模块中：

Function GetComments(pRng As Range) As String
'Updateby20140509
If Not pRng.Comment Is Nothing Then
    GetComments = pRng.Comment.Text
End If
End Function

2. 使用 Ctrl + S 或通过菜单保存您的 VBA 项目。如果出现提示，请将工作簿保存为启用宏的 Excel 工作簿 (*.xlsm)，以确保 UDF 能够正常工作。

3. 现在，在您希望显示批注文本的任何空白单元格中，输入公式 =GetComments(A1) （将 A1 替换为您要提取其批注的实际单元格引用）。参见截图：

4. 按下 Enter 键。该单元格将显示来自单元格 A1 的批注。要从整个区域提取批注，请拖动填充柄（单元格右下角的小方块）向下或向右拖动，以将公式应用到其他单元格，使其引用数据集中的相应单元格。所有批注都将相应地转换为单元格内容。参见截图：

 使用 VBA 代码将批注转换为单元格内容

对于需要自动执行转换或大批量单元格的用户，一个简短的 VBA 宏可以高效地将所有批注复制到相应的单元格中作为纯文本。此方法直接且全自动，但请注意，它将覆盖目标单元格中的任何现有单元格内容，因此始终先备份您的数据。

1. 首先，选择您希望将批注转换为单元格内容的区域。选择较小的范围可以减少意外数据丢失的风险。

2. 转到 开发工具 选项卡并选择 Visual Basic 打开 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。然后单击 插入 > 模块，并将以下代码复制到模块窗口中：

Sub CommentToCell()
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
For Each Rng In WorkRng
    Rng.Value = Rng.NoteText
Next
End Sub

3粘贴代码后，单击  运行 按钮在 VBA 编辑器中（或按 F5）以执行宏。代码通常会提示您选择范围——确保选择正确的单元格。单击 确定 继续，所选范围内的所有现有批注将被复制到其对应的单元格中，替换单元格的内容。以下截图说明了前后结果：

这个 VBA 宏解决方案最适合那些习惯运行宏并且需要完全自动化评论到内容转移过程的用户。其主要优点是速度快并且能够批量处理大面积区域，但由于它会覆盖现有数据，因此始终要谨慎并在运行宏之前备份重要文件。

使用 Kutools for Excel 将批注转换为单元格内容

Kutools for Excel 中的批注与单元格转换工具提供了一种用户友好且高效的方法，可以快速将批注文本移动到单元格内容中。此工具不仅节省大量时间，还减少了手动操作，降低了过程中出错的风险。

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安装 Kutools for Excel 后，您可以按照以下简单步骤将批注转换为单元格值：

1. 高亮显示包含您希望转换为实际单元格内容的批注的单元格范围。

2. 在 Excel 功能区上，点击 Kutools > 更多 > 批注与单元格。

3. 在“批注与单元格”对话框中，选择将批注内容替换至单元格。此操作会将每个单元格的批注/备注直接转换为单元格值本身。参见下面的截图：

4. 单击 确定。瞬间，所有选定单元格的批注都被放置到各自单元格的内容中，工作表也相应更新。

这种方法特别适合偏好图形界面和最少手动操作的用户。它快速、可靠，是不想使用 VBA 或 Excel 公式的用户的理想选择。有关批注与单元格工具的更全面说明，请访问批注与单元格功能描述页面。

如果遇到单元格内容被覆盖的问题，建议在转换前备份工作表，或在重复的工作表上操作。Kutools 还提供了双向转换批注的选项，以便灵活管理。

技巧、故障排除和总结建议

在选择解决方案时，请考虑权衡：使用 VBA 非常灵活，但需要一些技术技能和数据备份预防措施。Kutools 提供了一种无代码且高效的途径，非常适合重视简洁的常规用户。用户定义函数允许选择性提取而不改变原始单元格，但需要应用公式，并且可能无法处理新型线程批注。

常见的故障排除点包括：

• 如果您的宏或公式没有返回预期的批注内容，请检查您是否正在处理线程“批注”（不是“备注”）——许多解决方案仅适用于经典备注。
• 如果使用 Office 365 或 Excel 2019+，右键单击单元格并选择“显示/隐藏备注”，以确认您拥有正确的批注类型。
• 在应用宏或批量转换之前，始终保存您的文件，以防止意外数据丢失。
• 提取值后，如果希望保持工作表整洁，可以选择单元格，右键单击并选择“删除批注”。

相关文章：

• 更改单元格中的所有批注格式
• 更改所有批注的作者名称
• 将所有批注列出到新的工作表或工作簿中
• 查找并替换批注中的文本
• 在 Excel 中显示或隐藏所有批注和批注指示符
• 在 Excel 中将单元格内容转换为批注