跳至主要内容

Kutools for Office — 一套工具，五种功能。事半功倍。

如何在 Excel 中将批注转换为单元格内容？

Author Xiaoyang Last modified

在许多情况下，您的工作表中可能充满了存储在单元格批注（或较新版本 Excel 中的“备注”）中的重要信息。然而，在标准工作表打印输出中，批注并不总是直接可见或可打印，管理和提取批注数据以进行共享、存档或处理可能会很不方便。为此，您可能需要将所有批注传输或转换为其相应单元格的实际内容。这确保信息与其他单元格数据一起变得直接可访问、可查看和可打印。如果您正在寻找在 Excel 中将批注转换为单元格内容的有效方法，有几种方法可供选择，每种方法都适合不同的 Excel 熟练程度和需求。

使用用户定义函数将批注转换为单元格内容

使用 VBA 代码将批注转换为单元格内容

使用 Kutools for Excel 将批注转换为单元格内容

arrow blue right bubble 使用用户定义函数将批注转换为单元格内容

一种将批注提取到单元格中的实用方法是使用 Excel 的用户定义函数 (UDF)。此方法非常适合具备基本 VBA 知识且不希望运行直接更改工作表内容的宏的用户，因为它提供了更大的控制和灵活性。UDF 会将批注的文本返回到您选择的任何单元格，而不会覆盖原始数据。

要使用此方法将批注转换为单元格内容，您需要先创建 UDF，然后将其作为公式应用。请按照以下步骤操作：

1. 单击 开发工具 > Visual Basic 打开 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。在 VBA 窗口中，单击 插入 > 模块，并将以下函数粘贴到新的模块中：

Function GetComments(pRng As Range) As String
'Updateby20140509
If Not pRng.Comment Is Nothing Then
    GetComments = pRng.Comment.Text
End If
End Function

2. 使用 Ctrl + S 或通过菜单保存您的 VBA 项目。如果出现提示，请将工作簿保存为启用宏的 Excel 工作簿 (*.xlsm)，以确保 UDF 能够正常工作。

3. 现在，在您希望显示批注文本的任何空白单元格中，输入公式 =GetComments(A1) （将 A1 替换为您要提取其批注的实际单元格引用）。参见截图：

doc-comments-to-cells1

4. 按下 Enter 键。该单元格将显示来自单元格 A1 的批注。要从整个区域提取批注，请拖动填充柄（单元格右下角的小方块）向下或向右拖动，以将公式应用到其他单元格，使其引用数据集中的相应单元格。所有批注都将相应地转换为单元格内容。参见截图：

doc-comments-to-cells2

使用此方法时，请注意，如果某个单元格不包含批注，该公式通常会为该单元格返回空白结果。这种方法是非破坏性的；原始单元格值和批注保持不变。它最适合需要显示、审查或打印批注内容与实际单元格数据的情况，而无需更改源单元格本身。

如果您想删除公式并仅保留提取的批注文本，请选择并复制输出范围，然后右键单击并选择 粘贴值。

arrow blue right bubble 使用 VBA 代码将批注转换为单元格内容

对于需要自动执行转换或大批量单元格的用户，一个简短的 VBA 宏可以高效地将所有批注复制到相应的单元格中作为纯文本。此方法直接且全自动，但请注意，它将覆盖目标单元格中的任何现有单元格内容，因此始终先备份您的数据。

1. 首先，选择您希望将批注转换为单元格内容的区域。选择较小的范围可以减少意外数据丢失的风险。

2. 转到 开发工具 选项卡并选择 Visual Basic 打开 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。然后单击 插入 > 模块，并将以下代码复制到模块窗口中：

Sub CommentToCell()
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
For Each Rng In WorkRng
    Rng.Value = Rng.NoteText
Next
End Sub

3粘贴代码后，单击 vba code run button 运行 按钮在 VBA 编辑器中（或按 F5）以执行宏。代码通常会提示您选择范围——确保选择正确的单元格。单击 确定 继续，所选范围内的所有现有批注将被复制到其对应的单元格中，替换单元格的内容。以下截图说明了前后结果：

doc-comments-to-cells-7

doc-comments-to-cells3 arrow doc-comments-to-cells4
注意：为了避免意外数据丢失，请考虑在数据副本上进行操作。

这个 VBA 宏解决方案最适合那些习惯运行宏并且需要完全自动化评论到内容转移过程的用户。其主要优点是速度快并且能够批量处理大面积区域，但由于它会覆盖现有数据，因此始终要谨慎并在运行宏之前备份重要文件。

arrow blue right bubble 使用 Kutools for Excel 将批注转换为单元格内容

Kutools for Excel 中的批注与单元格转换工具提供了一种用户友好且高效的方法，可以快速将批注文本移动到单元格内容中。此工具不仅节省大量时间，还减少了手动操作，降低了过程中出错的风险。

Kutools for Excel ：拥有超过 300 个实用的 Excel 增益集，免费试用 30 天无限制。立即获取 。

安装 Kutools for Excel 后，您可以按照以下简单步骤将批注转换为单元格值：

1. 高亮显示包含您希望转换为实际单元格内容的批注的单元格范围。

2. 在 Excel 功能区上，点击 Kutools > 更多 > 批注与单元格。

3. 在“批注与单元格”对话框中，选择将批注内容替换至单元格。此操作会将每个单元格的批注/备注直接转换为单元格值本身。参见下面的截图：

doc-comments-to-cells-6

4. 单击 确定。瞬间，所有选定单元格的批注都被放置到各自单元格的内容中，工作表也相应更新。

这种方法特别适合偏好图形界面和最少手动操作的用户。它快速、可靠，是不想使用 VBA 或 Excel 公式的用户的理想选择。有关批注与单元格工具的更全面说明，请访问批注与单元格功能描述页面。

如果遇到单元格内容被覆盖的问题，建议在转换前备份工作表，或在重复的工作表上操作。Kutools 还提供了双向转换批注的选项，以便灵活管理。

技巧、故障排除和总结建议

在选择解决方案时，请考虑权衡：使用 VBA 非常灵活，但需要一些技术技能和数据备份预防措施。Kutools 提供了一种无代码且高效的途径，非常适合重视简洁的常规用户。用户定义函数允许选择性提取而不改变原始单元格，但需要应用公式，并且可能无法处理新型线程批注。

常见的故障排除点包括：

  • 如果您的宏或公式没有返回预期的批注内容，请检查您是否正在处理线程“批注”（不是“备注”）——许多解决方案仅适用于经典备注。
  • 如果使用 Office 365 或 Excel 2019+，右键单击单元格并选择“显示/隐藏备注”，以确认您拥有正确的批注类型。
  • 在应用宏或批量转换之前，始终保存您的文件，以防止意外数据丢失。
  • 提取值后，如果希望保持工作表整洁，可以选择单元格，右键单击并选择“删除批注”。

相关文章：

最佳Office办公效率工具

🤖 Kutools AI 助手：以智能执行为基础，彻底革新数据分析 |代码生成 |自定义公式创建|数据分析与图表生成 |调用Kutools函数……
热门功能：查找、选中项的背景色或标记重复项 | 删除空行 | 合并列或单元格且不丢失数据 | 四舍五入……
高级LOOKUP：多条件VLookup|多值VLookup|多表查找|模糊查找……
高级下拉列表：快速创建下拉列表 |依赖下拉列表 | 多选下拉列表……
列管理器： 添加指定数量的列 | 移动列 | 切换隐藏列的可见状态 | 比较区域与列……
特色功能：网格聚焦 |设计视图 | 增强编辑栏 | 工作簿及工作表管理器 | 资源库（自动文本） | 日期提取 | 合并数据 | 加密/解密单元格 | 按名单发送电子邮件 | 超级筛选 | 特殊筛选（筛选粗体/倾斜/删除线等）……
15大工具集：12项 文本工具（添加文本、删除特定字符等）|50+种 图表 类型（甘特图等）|40+实用 公式（基于生日计算年龄等）|19项 插入工具（插入二维码、从路径插入图片等）|12项 转换工具（小写金额转大写、汇率转换等）|7项 合并与分割工具（高级合并行、分割单元格等）| ……
Kutools支持多种语言——可选择英语、西班牙语、德语、法语、中文等40多种语言！

通过Kutools for Excel提升您的Excel技能，体验前所未有的高效办公。 Kutools for Excel提供300多项高级功能，助您提升效率并节省时间。 点击此处获取您最需要的功能……

Office Tab为Office带来多标签界面，让您的工作更加轻松

  • 支持在Word、Excel、PowerPoint中进行多标签编辑与阅读。
  • 在同一个窗口的新标签页中打开和创建多个文档，而不是分多个窗口。
  • 可提升50%的工作效率，每天为您减少数百次鼠标点击！

所有Kutools加载项，一键安装

Kutools for Office套件包含Excel、Word、Outlook和PowerPoint的插件，以及Office Tab Pro，非常适合跨Office应用团队使用。

Excel Word Outlook Tabs PowerPoint
  • 全能套装——Excel、Word、Outlook和PowerPoint插件+Office Tab Pro
  • 单一安装包、单一授权——数分钟即可完成设置（支持MSI）
  • 协同更高效——提升Office应用间的整体工作效率
  • 30天全功能试用——无需注册，无需信用卡
  • 超高性价比——比单独购买更实惠