掌握Excel打印区域：如何设置、调整、清除及更多

无论您是在准备报表、数据摘要还是财务报表，了解如何有效地设置、调整和管理打印区域都可以显著提升您工作的展示效果。在本综合指南中，我们将深入探讨Excel打印区域的基本知识，从定义您的第一个打印区域到高级技术，如在多个工作表中设置一致的打印区域以及使用VBA进行自定义。通过掌握这些技能，您将确保您的Excel文档每次都能按需打印。

• 设置打印区域的常用方法
• 在页面设置对话框中直观地定义打印区域

• 在多个工作表中打印相同的选择区域
• 使用Kutools轻松为多个工作表设置相同的打印区域
• 使用VBA为多个工作表设置相同的打印区域

• 向现有打印区域添加单元格
• 从现有打印区域添加或删除相邻单元格
• 直接编辑当前打印区域
• 用新打印区域替换当前打印区域

• 忽略打印区域
• 锁定/保护打印区域
• 预览打印区域

Excel中的打印区域是什么？

Excel中的打印区域是您指定要打印的单元格区域，而不是打印整个工作表。此功能非常有用，可以专注于您想要分享或展示的电子表格中特定的数据或部分，确保仅打印相关信息，而不必要的数据被排除在打印输出之外。

当您指定一个打印区域（如以下截图所示的蓝色框），Excel将仅打印该指定区域内的内容。如果未设置打印区域，Excel默认打印整个工作表。

在工作表中设置一个或多个打印区域

本节将说明两种方法，帮助您在Excel的工作表中设置一个或多个打印区域。

设置打印区域的常用方法

Excel提供了一个内置功能“设置打印区域”用于设置打印区域，许多用户常用。在本节中，我们将指导您如何应用此功能在Excel工作表中设置一个或多个打印区域。

1. 在工作表中，选择您希望设置为打印区域的单元格范围。在此示例中，我选择了范围A1:C7。
   提示：要同时将多个范围设置为单独的打印区域，请按住Ctrl键，然后一个接一个地选择每个范围。
2. 转到 页面布局 选项卡，点击 打印区域 > 设置打印区域。请参见截图：
   
3. 现在，打印区域周围出现了深灰色边框。请参见截图：
   

将选定范围指定为打印区域后，默认情况下打印工作表时仅打印此区域。

提示：在Excel工作表中设置多个打印区域时，它们将打印在单独的页面上。

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在页面设置对话框中直观地定义打印区域

您还可以在页面设置对话框中直观地定义打印区域，这提供了一种更具互动性的方法来设置您想要的范围。操作方法如下：

1. 转到 页面布局 选项卡，点击 页面设置 组中的对话框启动器按钮。
   
2. 在 页面设置 对话框中，您需要按以下方式配置。
   1. 转到工作表选项卡。
   2. 点击 打印区域 地址框，然后选择您要设置为打印区域的范围。
      提示：要一次设置多个独立的打印区域，请按住Ctrl键并依次选择每个范围。选定的范围将显示在打印区域地址框中，以逗号分隔。
   3. 点击 确定 按钮。
      

指定的范围现在已设置为打印区域。之后，默认情况下打印工作表时仅打印此区域。

提示：在Excel工作表中设置多个打印区域时，它们将打印在单独的页面上。

为多个工作表设置相同的打印区域

对于具有相同数据结构的某些工作表，您可能需要为这些工作表设置相同的打印区域。本节将提供三种方法帮助您完成此任务。

在多个工作表中打印相同的选择区域

要在多个工作表中打印相同的区域，请按以下步骤操作。

1. 在当前工作表中，选择您希望在多个工作表中打印的范围。
2. 按住 Ctrl 键，点击工作表标签以选择您希望应用与当前工作表相同打印区域的工作表。
   
3. 点击 文件 > 打印，更改打印 设置 为 打印选定区域，然后点击 打印 按钮开始打印。
   

使用Kutools轻松为多个工作表设置相同的打印区域

上述方法可用于临时在多个工作表中打印相同的区域。如果您经常需要在多个工作表中打印相同的区域，这种方法比较耗时，而Kutools for Excel的复制页面配置功能可以帮助您快速准确地将打印区域或其他页面设置配置从当前工作表复制到多个其他工作表，确保一致性和效率，几乎不费力。

安装Kutools for Excel后，转到Kutools Plus选项卡，选择打印 >复制页面配置以打开对话框。然后按以下方式配置。

1. 在复制到部分，列出了所有工作表（除了当前的）。您只需勾选要应用与当前工作表相同打印区域的工作表。
2. 在 选项 部分，仅勾选 打印区域 选项。
   提示：默认情况下，所有选项都是勾选的。您可以取消勾选页面设置复选框以取消所有选项，然后仅勾选您需要的选项。
3. 点击 确定。请参见截图：
   

当前工作表的打印区域现在已应用于指定的工作表。从这些工作表中打印这些区域时，请点击文件 > 打印，在设置部分，选择打印整个工作簿，然后点击打印按钮开始打印。

使用VBA为多个工作表设置相同的打印区域

对于高级用户，VBA脚本可以自动化在多个工作表中设置相同打印区域的过程。请按以下步骤操作。

1. 在任一工作表中，按Alt + F11键打开Microsoft Visual Basic for Applications窗口。
2. 在 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口中，点击 插入 > 模块，然后将您需要的以下任一VBA代码插入到 模块 窗口中。
   
   VBA代码1：为当前工作簿中的所有工作表设置相同的打印区域
   此代码将在工作簿中的每个工作表上设置指定的打印区域（例如，“A1:C7”）。

   Sub SetPrintAreaAllSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
           ws.PageSetup.printArea = printArea
       Next ws
   End Sub
   

   VBA代码2：为当前工作簿中指定的工作表设置相同的打印区域
   此代码将在指定的工作表列表（例如，“Sheet1”、“Sheet3”、“Sheet5”）上设置相同的打印区域。

   Sub SetPrintAreaOnSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
       Dim sheetNames As Variant
       Dim i As Long
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       ' Array of specific worksheet names to change print area
       sheetNames = Array("Sheet1", "Sheet3", "Sheet5")
   
       ' Loop through all sheet names in the array
       For i = LBound(sheetNames) To UBound(sheetNames)
           ' Check if the sheet exists in the workbook
           If SheetExists(CStr(sheetNames(i))) Then
               ' Set print area on the specified sheet
               Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetNames(i))
               ws.PageSetup.printArea = printArea
           End If
       Next i
   End Sub
   
   ' Helper function to check if a sheet exists
   Function SheetExists(sheetName As String) As Boolean
       Dim sheet As Object
       On Error Resume Next
       Set sheet = ThisWorkbook.Sheets(sheetName)
       On Error GoTo 0
       SheetExists = Not sheet Is Nothing
   End Function

3. 按F5键运行代码。
4. 从指定的工作表中打印这些区域时，请点击 文件 > 打印，在 设置 部分，选择 打印整个工作簿，然后点击 打印 按钮开始打印。
   

调整打印区域

本节将向您展示如何在Excel工作簿中调整现有的打印区域。

向现有打印区域添加单元格

您可以通过向现有打印区域添加更多单元格来扩展打印区域。例如，要将打印区域从范围A1:C5扩展到A1:C7，您可以按以下步骤操作。

1. 选择您要添加到现有打印区域A1:C5的单元格范围A6:C7。
   
2. 转到 页面布局 选项卡，点击 打印区域 > 添加到打印区域.
   

现有的打印区域现在已从A1:C5扩展到A1:C7。

从现有打印区域添加或删除相邻单元格

您可以通过移动工作表中的分页线来从现有打印区域添加或删除相邻单元格，以根据您的特定需求定制打印输出。

1. 设置打印区域后，转到视图选项卡，选择分页预览。
   
2. 您将看到蓝色线条指示分页符。边界内的范围是打印区域。要调整打印区域，将鼠标光标悬停在分页线之上，直到它变成双向箭头。点击并拖动分页线以包含或排除打印区域中的单元格。

直接编辑当前打印区域

您可以通过在页面设置对话框中直观地调整单元格引用来直接修改打印区域。

1. 转到 页面布局 选项卡，点击对话框启动器按钮（组右下角的小箭头）以打开 页面布局 对话框。
   
2. 在 页面设置 对话框中，导航到 工作表 选项卡。在这里，当前工作表的打印区域的单元格引用显示在 打印区域 框中。您可以直接在此框中编辑打印区域的单元格引用。最后点击 确定 以保存更改。
   

用新打印区域替换当前打印区域

如果您需要更新工作表中的打印区域，请按照以下步骤快速替换现有打印区域。

1. 选择您要设置为新打印区域的单元格范围。
2. 转到 页面布局 选项卡，点击 打印区域 > 设置打印区域.
   

此操作将用新选择的范围替换任何现有的打印区域。

清除打印区域

要清除当前工作表中设置的打印区域，请按以下步骤操作。

1. 在页面布局选项卡下，点击 打印区域 > 清除打印区域.
   

然后当前工作表中的所有打印区域立即被清除。

更多打印区域技巧

本节列出了一些在Excel中处理打印区域时可能需要的提示和技巧。

忽略打印区域

如果您在工作表中设置了打印区域，但偶尔需要打印整个工作表，您可以在打印设置中启用忽略打印区域选项。此功能会覆盖设置的打印区域，允许根据需要打印整个工作表。

1. 点击文件 > 打印以打开打印部分。
2. 在 打印 部分，点击打开 设置 下拉列表，然后在菜单中选择 忽略打印区域 选项。启用后，选项前会出现一个复选标记。
   

点击打印按钮后，将打印整个工作表，忽略设置的打印区域。

锁定/保护打印区域

在Excel中，默认情况下保护工作表不会直接保护打印区域设置。这意味着即使工作表受到保护，拥有工作簿的用户仍然可以更改或清除打印区域。如果您经常共享工作簿并希望保护指定的打印区域，本节中的VBA代码可以帮助您。

1. 在您想要保护某个工作表中打印区域的工作簿中，按Alt + F11键打开Microsoft Visual Basic for Applications窗口。
2. 在此打开的窗口中，双击 ThisWorkbook 项目在左侧窗格中，然后将以下VBA代码输入到 代码 窗口中。
   
   VBA代码：锁定或保护打印区域

   Private Sub Workbook_Open()
   'Updated by Extendoffice 20210206
       SetPrintArea "commission  IFS", "A1:C7" ' Specify the sheet name and the print area
   End Sub
   Sub SetPrintArea(sheetName As String, printArea As String)
       Dim ws As Worksheet
       Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetName)
       ws.PageSetup.printArea = printArea
   End Sub
   

   注意：在此VBA代码中，将“commission IFS”替换为您的工作表名称，并将“A1:C7”替换为您希望设置的打印区域。
3. 保存代码并按Alt + Q键返回工作表，然后点击文件 >另存为 > 浏览。
4. 在打开的 另存为 对话框中，选择目标文件夹，按需重命名文件，选择 Excel启用宏的工作簿 从 指定保存格式 下拉列表中，最后点击 保存 按钮。
   

每次打开工作簿时，此代码将确保打印区域设置为您指定的区域。这不是一个完美的解决方案，因为它无法阻止用户在会话期间更改打印区域，但它确实确保每次打开工作簿时使用正确的打印区域。

预览打印区域

在本节中，我将向您展示如何在设置好打印区域后进行预览，确保您的文档按预期准备好打印。

设置打印区域后，转到视图选项卡，点击工作簿视图组中的分页预览。

结果

工作表将切换到分页预览视图，您可以看到由蓝色分页边界划定的打印区域。请参阅下面的截图以获取视觉表示。

总之，掌握Excel中的打印区域是一项有效管理数据打印呈现方式的重要技能。通过本综合指南中的技能，您可以确保您的Excel工作表始终按您的意图准备好打印。对于那些渴望深入了解Excel功能的人，我们的网站提供了丰富的教程。在此处发现更多Excel技巧和窍门。

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