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轻松删除 Excel 中的空白单元格 - 完整教程

作者:晓阳 最后修改时间:2024-05-31

删除 Excel 中的空白单元格是一项常见任务,可以帮助简化数据,使其更易于分析、理解和呈现。空白单元格会扰乱您的数据分析,导致公式错误,并使您的数据集看起来不完整或不专业。在本教程中,我们将探索几种有效删除或管理 Excel 中的空白单元格的方法,例如“转到特殊功能”、公式、筛选功能。每种方法都满足不同的需求和场景,因此您可以选择最适合您的要求的方法。

使用“转到特殊功能”删除空白单元格

使用公式提取所有数据,忽略空白单元格

使用过滤器功能从列表中复制并粘贴数据,忽略空白

删除最后一个包含数据的单元格后面的空单元格

附加操作:


使用“转到特殊功能”删除空白单元格

Excel 中的“转到特殊”功能是一个强大的工具,可用于快速选择和管理特定类型的单元格(包括空白单元格)。以下是如何使用它来删除空白单元格:

请注意: 为了确保数据的安全,在使用此方法之前创建工作表的备份至关重要。

第 1 步:应用“转到特殊”功能来选择所有空白单元格

  1. 选择包含要删除的空白单元格的数据范围。
  2. 然后,单击 主页 > 查找和选择 > 定位条件,请参见屏幕截图:
  3. 定位条件 对话框中选择 空白 并点击 OK.
  4. Excel 现在将突出显示所选范围内的所有空白单元格。看截图:

步骤 2:删除空白单元格

  1. 选择空白单元格后,右键单击突出显示的单元格之一,然后选择 删除 从上下文菜单中,查看屏幕截图:
  2. 然后,在 删除 对话框中,根据您的数据排列,决定是向左还是向上移动单元格,然后单击确认您的选择 OK。在这个例子中,我将选择 向上移动单元格,请参见屏幕截图:

结果:

现在,所选范围内的空白单元格已成功删除,参见截图:

使用“Go To Special”的注意事项:
  • 如果数据的结构方式为列和行相互依赖,则不加区别地删除空白单元格可能会破坏数据点之间的关系。在这种情况下,删除整个空白行比删除单个空白单元格更安全。要删除整个空白行,请查看此 删除空白行的 6 种简单方法 的文章。
  • 无法直接删除 Excel 表格中的任何单个单元格。如果您使用的是 Excel 表格,请考虑将其转换为范围。
  • 删除空白单元格可能会影响引用单元格范围以及命名范围的公式。如果公式或命名范围需要连续的数据块,这可能会导致错误或不正确的计算。
  • 在使用此功能删除空白单元格之前,请确保备份您的工作表。这可确保您可以在删除过程未按计划进行或对数据集产生不利影响的情况下恢复原始数据。

使用公式提取所有数据,忽略空白单元格

您可以使用公式从某个范围中提取并列出数据,忽略任何空白单元格。当您想要创建一个干净的列表而不更改原始数据集时,此方法非常有用。

步骤一:选择数据范围

  1. 请将以下公式输入或复制到放置数据列表的空白单元格中:
    =IFERROR(INDEX(A$2:A$11,SMALL(IF(A$2:A$11<>"",ROW(A$2:A$11)),ROWS(A$2:A2))-1),"")
  2. 然后,按 Ctrl + Shift + Enter 同时按键以获得第一个结果。然后,将公式复制到所需数量的单元格,以确保包含列表中的所有非空白项目。看截图:
  3. 接下来,继续向右拖动填充柄以从其他列中提取项目。看截图:
提示:Excel 365 / 2021 的公式

在Excel 365或Excel 2021中,您可以使用筛选功能提取所有数据,同时忽略空白单元格,这比上面的公式简单得多。

  1. 请将以下公式输入或复制到空白单元格中,然后按 输入 钥匙。然后结果将自动溢出到相邻的单元格中。看截图:
    =FILTER(A2:A11, A2:A11<>"")
  2. 然后,选择第一个公式单元格,将填充手柄拖动到右侧以从其他列中提取项目,请参见屏幕截图:

使用过滤器功能从列表中复制并粘贴数据,忽略空白

Excel 中的筛选功能可用于暂时隐藏空白单元格,从而允许您仅复制和粘贴包含数据的单元格。

第 1 步:应用过滤器功能

  1. 单击包含您要忽略的空白的列标题。
  2. 然后,单击 时间 > 筛选器,这将在标题单元格中添加一个下拉箭头,请参见屏幕截图:
  3. 单击下拉箭头,取消选中 (空白) 选项,然后单击 OK。 看截图:
  4. 现在,该列中的所有空白单元格都被立即隐藏,请参见屏幕截图:

步骤 2:复制并粘贴数据列表

选择可见单元格,通过按复制它们 按Ctrl + C,并粘贴(按Ctrl + V) 将它们放入一个没有空格的新位置。看截图:

请注意: 使用筛选功能复制和粘贴非空白单元格值适合单列数据。如果您的数据跨越多个列,则需要从当前列中删除筛选器,然后将筛选器重新应用到其他列。这确保您可以有效地从每列中提取所有非空白单元格值,从而可以对多列数据进行全面管理和分析。

删除最后一个包含数据的单元格后面的空单元格

Excel 中看似空但具有隐藏格式或不可见字符的空白单元格可能会导致意外问题。例如,它们可以使您的 Excel 文件比应有的大小大得多,或者导致打印出空白页。为了避免这些问题,最好删除这些空行和空列,特别是当它们具有格式、额外空格或您看不到的字符时。

要彻底清除 Excel 工作表中最后一个包含数据的单元格后面的所有内容和格式,请按照下列步骤操作:

步骤 1:选择并删除空白列

  1. 单击以选择数据右侧的第一个空白列。然后,按 Ctrl + Shift +结束。这将选择工作表上从当前位置到最后使用的单元格的一系列单元格。
  2. 然后,右键单击选定的列,选择 删除,然后选择 整列 ,在 删除 对话框。 然后,单击 OK。 看截图:

步骤 2:选择并删除空白行

  1. 单击以选择数据下方的第一个空白行。再次按下 Ctrl + Shift +结束 选择数据下方的所有空白行,直到最后使用的单元格。
  2. 然后,右键单击选定的行,选择 删除,然后选择 整行 ,在 删除 对话。然后,单击 OK。 看截图:

步骤 3:保存工作簿

媒体 按Ctrl + S 保存对工作簿所做的更改。现在,工作表中活动数据之外的任何不必要的内容和格式都已立即消除。


附加操作

除了删除空白单元格之外,有时您可能还需要对空白单元格进行一些其他操作。例如突出显示它们以便于识别并用特定值填充它们,例如 0 或任何其他值。本节将介绍如何在 Excel 中执行这些附加操作。

突出显示空白单元格

突出显示空白单元格使它们易于可见,这在大型数据集中特别有用。您可以使用 Excel 的 条件格式 功能来实现这一点。

  1. 选择要突出显示空白单元格的数据范围。然后点击 主页 > 条件格式 > 新规则,请参见屏幕截图:
  2. 新格式规则 对话框中,进行以下操作:
    1. 选择 仅格式化包含以下内容的单元格 来自 选择规则类型 列表框; 
    2. 空白 来自 仅格式化带有 下拉列表;
    3. 最后点击 格式 按钮。
  3. 单元格格式 对话框中的 选项卡,选择一种颜色来突出显示您需要的空白单元格,请参阅屏幕截图:
  4. 然后,单击 OK > OK 关闭对话框。现在,空白单元格突出显示,如下图所示:

用 0 或任何其他特定值填充空白单元格

在 Excel 中使用特定值(例如 0)填充空白单元格可能是一项繁琐的任务,尤其是在处理大型数据集时。幸运的是, Kutools for Excel 简化了此过程,提供了一种高效且用户友好的方式,可以使用您选择的任何值快速填充空白单元格。以其 填充空白单元格 功能,您可以轻松完成以下操作:(点击立即下载Excel的Kutools!)

  • 用 0 或任何其他特定值填充空白单元格

  • 用一系列线性值填充空白单元格

  • 用上/下/左/右的值填充空白单元格


    通过遵循这些方法和注意事项,您可以有效地删除或管理 Excel 中的空白单元格,使数据更干净且更易于分析。如果您有兴趣探索更多 Excel 提示和技巧,我们的网站提供了数千个教程, 请点击此处访问它们。 感谢您的阅读,我们期待在未来为您提供更多有用的信息!


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