Excel 中的分析数据：借助 AI 轻松实现数据分析

欢迎来到 Excel 简化数据分析的全新世界！无论您是经验丰富的数据分析师，还是刚刚入门的新手，Excel 的“分析数据”功能（原名为 Ideas）都将彻底革新您的工作方式。凭借 AI 驱动的强大能力，它能轻松将复杂数据转化为清晰易懂的洞察，助您告别繁琐公式与耗时的数据处理。

本教程将带您轻松掌握强大的数据分析功能，让数据可视化与分析不仅触手可及，更充满乐趣！只需轻点几下，即可充分释放数据潜能，揭示那些您从未察觉的隐藏洞见。现在，就让我们深入探索 Excel 的“分析数据”功能，彻底革新您的数据处理方式！

请注意，Excel 中的分析数据功能会借助人工智能服务分析您的数据，可能引发数据安全方面的顾虑。为解答疑问并明确数据处理方式，请查阅 Microsoft 隐私声明，获取全面信息。

• 在 Excel 的分析数据中提问的简易指南
• 尚未明确问题？（探索数据中的无限可能）

• 调整图表
• 调整数据透视表

视频：Excel 中的分析数据

什么是分析数据

Excel 的“分析数据”是一款由 AI 驱动的工具，彻底革新了数据分析方式——您只需使用简单自然的语言提问，即可与数据互动。无需编写复杂公式，它便能轻松揭示并帮助您理解数据集中的深层模式与趋势。该功能会自动处理您的数据，并以直观的可视化摘要呈现关键洞察，大幅简化数据分析的复杂性。

分析数据简化了数据分析的复杂性，带来显著优势：提升数据处理效率、提供用户友好的交互体验，并快速生成可操作的洞察。正因如此，它已成为新手与资深 Excel 用户优化数据分析流程不可或缺的利器——强大而直观。

该功能目前支持四种分析类型：

• 🥇排名：此分析可识别并突出显著区别于其他数据点的数值，强调最突出的项。
• 📈趋势：它能检测并凸显时间序列数据中的持续性模式，清晰揭示进展或变化。
• 👤异常值：此类分析擅长精准定位时间序列中不寻常的数据点，突出显示异常值。
• 👨‍👩‍👧‍👧主导因素：该分析用于识别由单一因素驱动大部分总值的情形，凸显其集中影响力。

在哪里找到分析数据

要使用“分析数据”功能，请确保您是以 Microsoft 365 订阅者的身份使用最新版本的 Office。该功能适用于 Microsoft 365 专属 Excel（支持 Windows 和 Mac 平台）以及 Excel 网页版，并面向 Microsoft 365 订阅者开放，支持英语、法语、西班牙语、德语、简体中文和日语等多种语言。

查找分析数据命令的方法：

1. 转到 Excel 的“开始”选项卡。
2. 查看功能区最右侧，您会看到“分析数据”命令。
3. 

使用分析数据创建图表 / 获取答案

打开包含您希望使用“分析数据”功能分析的数据集的工作表后：

1. 在您的数据区域中任选一个单元格。
2. 在“开始”选项卡中，单击“分析数据”按钮。

“分析数据”窗格将出现在 Excel 工作区右侧。该窗格是通往深度数据洞察的强大入口，您可通过这一直观易用的界面提出定制化问题、探索各类洞察，并轻松发现数据中的隐藏趋势。

在 Excel 的分析数据中提问的简易指南

使用“分析数据”功能时，请充分释放自然语言处理的强大能力，与您的数据展开直观互动。这一高级功能让您能像向同事提问一样，用日常语言提出问题。Excel 将借助先进的 AI 算法解析您的查询，深入挖掘数据集，并以可视化形式呈现富有洞见的结果。

提问并获取答案的步骤：

1. 在“查询框”中输入您的问题。
2. 按下“Enter”键获取答案，“分析数据”将以图表或表格等可视化形式在“以下是我们的回答”部分呈现结果。
3. 选择与您问题最匹配的答案，然后点击“+ 插入数据透视表”按钮，即可将对应的数据透视表添加到工作簿中。
   提示：根据答案类型，该按钮可能显示为“+ 插入图表”或“+ 插入数据透视图”。
   

结果

• 当您使用“分析数据”功能插入数据透视表或数据透视图时，Excel 会自动创建一个新工作表来容纳它们，如下所示。

  

• 如果您插入的是普通图表，它将直接嵌入到原始工作表中，而不会创建新的工作表。
  

尚未明确问题？（探索数据中的无限可能）

如果您没有特定问题，或希望探索数据并了解可行的操作，您可以尝试个性化推荐的问题或发现个性化的可视化摘要、趋势和模式：

尝试个性化推荐的问题

Excel 会自动生成与您的数据相关的内容，并显示在查询框下方。当您与输入框互动时，系统将根据数据集的特征，为您提供更加量身定制的查询建议。

1. 从查询框下方显示的列表中，或在您与输入框交互时出现的其他建议里，选择您感兴趣的问题。

   

2. 在“以下是我们的回答”部分，答案以图表、表格等可视化形式呈现。选择您心仪的答案，点击“+ 插入数据透视表”按钮，即可将对应表格一键添加至工作簿中。
   提示：根据答案类型，该按钮可能显示为“+ 插入图表”或“+ 插入数据透视图”。
   

发现个性化的可视化摘要、趋势和模式

在“发现洞察”部分，借助 Excel 的分析数据功能，自动生成可视化洞察。该功能还能智能创建数据的自动化可视化摘要，简化从多角度探索数据的过程，助您轻松揭示隐藏的洞察。 只需选择您心仪的洞察，点击“+ 插入”按钮，即可将对应的表格或图表轻松添加到您的工作簿中。 提示：点击发现洞察部分右上角的齿轮图标（“发现洞察”），即可选择 Excel 在分析时应重点关注的字段。

结果

• 当您使用“分析数据”功能插入数据透视表或数据透视图时，Excel 会自动创建一个新工作表来容纳它，如下所示。

  

• 如果您插入的是普通图表，它将直接嵌入到原始工作表中，而不会创建新的工作表。
  

自定义分析数据创建的图表或数据透视表

Excel 让您能完全自由地修改通过“分析数据”功能创建的数据透视表和图表。您可以随心调整格式、更换样式、重命名默认标题，甚至添加更多字段，轻松根据具体分析需求定制自动生成的数据透视表和图表——无论是更改值的汇总方式，还是调整其显示形式。

调整图表

在 Excel 中自定义图表简单直观，还能高度个性化，助您更精准地满足数据可视化需求。以下是调整图表的几种关键方法：

1. 要“添加或删除图表元素”（包括标题、标签及其他必要细节），请先选中图表，然后单击其右上角附近出现的加号按钮。
2. 右键单击图表，选择“更改仪表类型”以调整图表样式（例如折线图或饼图），让其更贴合您的数据。
3. 右键单击图表中的任意元素（如坐标轴、图例或数据系列），选择“设置格式”（例如“设置绘图区格式”），即可对其进行格式化，调整颜色、字体等。
4. 右键单击图表，选择“选择数据”，即可更改图表所依据的数据。
5. 使用“图表设计”选项卡（如果是数据透视图，则为“设计”选项卡）中的“图表样式”选项，快速更改图表外观。
   
   额外提示：如需更多图表格式选项，请双击任意图表元素。此操作将在 Excel 右侧打开设置格式窗格，为您提供针对图表各组件的丰富自定义选项。

调整数据透视表

在以下章节中，我们将探讨数据透视表自定义的两个关键方面：在数据透视表内部直接进行的调整，例如筛选和排序数据，以及修改计算列；通过“数据透视表字段”窗格实现高级自定义，从而进行更精细、更具针对性的调整，全面提升您的数据分析能力。

在数据透视表中轻松筛选、排序并自定义计算

单击数据透视表中的任意元素，即可轻松访问和修改各项功能。

1. 点击数据透视表标题中的筛选图标，即可“按特定项或多条件进行筛选”。
2. 点击“按需排列数据透视表中的数据”排序图标。
3. 双击计算列的标题，即可打开“值字段设置”对话框，在其中重命名该列并选择不同的计算类型。
   提示：在该对话框中，您还可设置特定的数字格式。切换至“值显示方式”选项卡，即可将数值以不同形式呈现，例如显示为总计的百分比。
4. 双击任意计算结果，即可提取用于该计算的底层数据。
   额外提示：右键单击数据透视表中的任意单元格，或使用功能区中“数据透视表分析”选项卡的功能，即可探索更多调整选项。

使用字段窗格进行详细的数据透视表和数据透视图自定义

选择数据透视表或数据透视图后，屏幕右侧将显示“数据透视表/数据透视图字段”窗格，为您提供多种额外的自定义选项，助您对数据进行更精细、更深入的分析。

1. 在“选择要添加到报表的字段”框中，勾选每个条件名称旁的复选框，即可将字段添加到数据透视表中。 提示：取消勾选即可移除相应字段。
2. 将同一字段多次拖入“值”区域，然后选中新增的字段，点击“值字段设置”，即可呈现不同的计算结果。

   

3. 在“值字段设置”对话框中，切换到“显示值显示方式”选项卡，选择一个选项即可将数值以不同格式呈现，例如显示为总计的百分比。下图展示了第二个销售额字段以百分比形式显示的效果。

   

4. 通过单击字段，并使用“上移”、“下移”、“移至开头”或“移至底部”等命令，轻松重新排列字段顺序。

   

5. 在数据透视表中任意位置单击后，转到“数据透视表分析”选项卡，在“数据透视表”组中选择“选项”，即可修改错误值和空单元格的显示方式。在弹出的对话框中，切换至“布局和格式”选项卡，勾选“对于错误值/空单元格显示”复选框，并输入您希望显示的内容。
   额外提示：如需更多调整选项，请在“下方区域间拖动字段”部分中任选一个字段，或探索功能区中的“数据透视表分析”选项卡。

在数据变更时更新分析数据结果

在 Excel 中使用“分析数据”功能时，图表和数据透视表对数据变更的响应行为有所不同：

• “图表”：如果您基于分析数据插入了图表，当底层数据发生变化时，图表将自动更新，因为 Excel 中的图表会与源数据区域动态关联。
• “数据透视表”：另一方面，当源数据发生变化时，数据透视表不会自动更新。若要使其反映最新数据，您需手动刷新——只需右键单击数据透视表内部并选择“刷新”，或使用“数据透视表分析”选项卡中“数据”组内的“刷新”按钮即可。

  

分析数据的局限性

尽管分析数据功能强大，但仍存在一些限制：

• 大数据集限制：分析功能无法处理超过 150 万单元格的数据集。目前尚无直接解决方案，但您可先筛选所需数据，并将其复制到新位置后再进行分析。
• 数据结构注意事项：为获得最佳效果，分析数据最适合处理结构化表格数据。复杂或非结构化数据可能需要额外处理，建议借助 Power Query 等工具进行更高效的整理与分析。
• 处理字符串格式的日期：如“2024-01-01”这类以字符串形式呈现的日期会被视为文本。若要将其作为日期进行分析，请使用 DATE 或 DATEVALUE 函数创建一个新列，并设置为合适的日期格式。
• 兼容模式问题：数据分析功能与 Excel 的兼容模式（.xls 格式）不兼容。若要使用此功能，请将文件另存为 .xlsx、。xlsm 或 .xlsb 格式。
• 关于合并的挑战：合并会增加数据分析的复杂性，因为它可能干扰 AI 的判断。例如，若要居中报告标题，请先取消单元格合并，然后在“开始”选项卡的“对齐方式”组中选择所需的“居中”选项。
• 无法在列之间执行算术运算：分析数据功能不支持对来自两个不同列的数据直接进行加减乘除等运算。尽管它可以在单列内完成求和、平均值等计算，但若需对两列数据进行运算，请使用工作表中的标准 Excel 公式。
• AI 的局限性：用于分析数据的 AI 组件可能难以准确识别某些字段，或在无需汇总时对数据进行不必要的聚合。

Excel 中的分析数据代表了数据分析领域的重大进步，兼具易用性与深度。通过了解其功能与局限，并学会提出恰当的问题，您便能充分发挥 AI 的潜力，基于数据做出明智决策。希望本教程对您有所帮助！如需探索更多 Excel 技巧，请点击此处，立即访问我们涵盖数千篇实用教程的丰富资源库，助您轻松提升效率！

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