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Excel 快速分析工具完整指南(附示例)

Author: Sun Last Modified: 2025-05-08

当面对一个数据集且不确定从哪里开始分析时,Excel 提供了一个半自动化的解决方案:快速分析工具。此功能提供了一系列与格式化、图表等相关的简单分析。本教程将深入探讨快速分析工具,并通过示例说明其实际应用。


视频:如何在 Excel 中使用快速分析

 
 


什么是快速分析工具?

 

Excel 中的快速分析工具是一项动态功能,基于所选数据提供对各种分析工具(如格式化、图表和表格)的即时访问。它简化了分析复杂数据集的过程,使用户更容易可视化并理解数据趋势和模式。


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快速分析工具在哪里?

 

与传统的 Excel 功能不同,快速分析工具并不显眼地显示在功能区或菜单中,而是以隐蔽的方式运行。

如何访问

  1. 首先选择要分析的数据区域。在选定区域的 右下角查找“快速分析”按钮。如果看不到该按钮,可以按 Ctrl + Q 将其调出。

     cick the Quick Analysis button in the bottom-right corner of the selected range

  2. 然后点击“快速分析”按钮以显示菜单。 快速分析菜单提供了不同的数据分析类别。将鼠标悬停在某个选项上可预览效果,点击即可应用该功能。

  • 在单个单元格上使用 Ctrl + Q 会自动选择连续的数据集。
  • 此功能在空白单元格、列或行上处于非活动状态。

如何使用分析工具?

 

Excel 的快速分析工具是一项强大的功能,能够快速访问各种数据分析方法。让我们深入了解它的五个类别,探索它们的应用场景、适用情况以及一些实用示例。

格式化

用于根据某些条件直观区分数据,例如突出显示最高值或识别重复项。可用选项取决于所选的数据类型:

  • 对于数值型数据:可以使用数据条、颜色刻度、图标集、前 10%、大于特定值来突出相关值。
  • 对于日期:可以为上个月、上周的日期着色,或者设置大于、小于、等于特定日期的条件。
  • 对于文本:可以突出显示重复项或唯一值。
示例:突出显示某一列中大于 1200 的值

选择要突出显示大于 1200 值的列,点击“快速分析”按钮,转到“格式化”选项卡,然后点击“大于”

Select the column, click the Quick Analysis button, and then click Greater

在弹出的“大于”对话框中,在左侧文本框中输入 1200,然后在右侧下拉列表中指定高亮类型。点击“确定”。

specify the highlight type in the dialog box

现在,所有大于 1200 的值都已用特定颜色突出显示。

 the values are greater than 1200 are highlighted with specific color

快速分析格式化的键盘快捷键:Ctrl + Q 然后按 F


图表

非常适合用于可视化数据模式和趋势。它提供了多种图表类型,如条形图、柱状图、折线图和饼图。

根据所选数据,Excel 的快速分析工具会呈现最适合的图表选项,以图形方式展示您的数据。这有助于更有效地可视化模式、趋势和关系。

示例:基于数据集创建图表

选择要创建图表的数据集,点击“快速分析”按钮,转到“图表”选项卡,然后选择一种图表类型。如果想查看更多图表类型,点击“更多…”。

Select the dataset to create a chart, click the Quick Analysis button, and then choose the chart type

点击图表后,图表会立即插入。

the chart is inserted

快速分析图表的键盘快捷键:Ctrl + Q 然后按 C


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    总计

    Excel 快速分析工具中的总计功能可以快速计算各种汇总统计信息,如求和、平均值、计数、百分比总计和累计总计,并能适应您的数据类型。

    • 对于数值型数据,您可以进行求和、计数、平均值、百分比总计和其他计算。

    • 对于文本数据,您只能使用计数功能,显示包含文本的单元格数量。

    总计功能可以应用于行和列:

    • 对于列中的垂直汇总,可以从蓝色高亮显示的几个选项中选择。
    • 对于行中的水平汇总,使用右侧导航箭头,从黄色高亮显示的选项中选择最适合您数据的选项。
    示例:计算总价格的总和

    选择要计算总数的列,点击“快速分析”按钮,转到“总计”选项卡,然后选择“求和”。

    Select the columns to sum the total numbers, click the Quick Analysis button, and choose Sum

    然后,总价格的总和会在数据集中列的最后一个单元格中计算出来。

    the sum of total prices is calculated

    快速分析总计的键盘快捷键:Ctrl + Q 然后按 O


    表格

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    示例:创建数据透视表以显示各部门销售额的总和

    选择要创建数据透视表的数据集,点击“快速分析”按钮,转到“表格”选项卡,然后浏览是否有符合需求的数据透视表并点击它。如果没有,点击“更多”创建一个空白数据透视表并指定行和列。

    Select the dataset to create a PivotTable, click the Quick Analysis button, go to the Tables tab

    然后会创建一个带有数据透视表的新工作表。

     a new sheet is created with a PivotTable

    快速分析表格的键盘快捷键:Ctrl + Q 然后按 T


    迷你图

    这些是放置在单个单元格中的微型图表,每个图表代表一行数据,非常适合显示趋势和模式。

    • 对于文本数据,“迷你图”下的选项会变为灰色。

       for text data, the options under Sparklines will change to grey

    示例:为每个项目插入迷你图

    选择要创建迷你图的数据集,点击“快速分析”按钮,转到“迷你图”选项卡,点击“折线图”。

    Select the dataset to insert sparklines, click the Quick Analysis button, go to the Sparklines tab, click Line

    然后迷你图会插入到数据集的右侧列中。

     the sparklines are inserted at the right column of the dataset

    快速分析迷你图的键盘快捷键:Ctrl + Q 然后按 T


    为什么快速分析工具没有出现?

     

    如果快速分析工具未出现,请检查 Excel 选项:

    1. 点击“文件”选项卡,导航到 Excel 的“选项”

    2. 确保在设置中启用了“选择时显示快速分析选项”功能。

    3. 如果它被禁用,启用它应该可以使工具可用,然后点击“确定”使其生效。

      check the Show Quick Analysis options on selection to enable the Quick Analysis tool

    Excel 的快速分析工具是数据分析的强大助手,使复杂任务变得更简单、更直观。通过了解如何有效使用此工具,您可以以最少的努力从数据中挖掘新的见解。请记住,掌握 Excel 的关键在于探索和利用这些隐藏的功能。如需更多改变游戏规则的 Excel 策略以提升您的数据管理能力,请进一步探索这里。


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