掌握 Excel 中的下拉列表：全面指南

下拉列表是 Excel 中一项强大的功能，允许用户从预定义选项中选择值，而不是手动输入，从而提高数据录入的准确性和效率。无论您是初学者还是经验丰富的 Excel 用户，理解和使用下拉列表都可以极大地提升您的工作效率和数据管理能力。本文将逐步介绍在 Excel 中创建下拉列表的不同方法。

• 创建下拉列表
• 通过手动输入
• 从区域
• 通过 Kutools 减少点击次数
• 从表格（动态）
• 从区域名称
• 从另一个工作簿
• 错误提示（允许其他条目）
• 输入信息
• 其他注意事项

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视频：创建下拉列表

创建下拉列表

让我们开始学习如何在 Excel 中创建下拉列表。

通过手动输入创建下拉列表

步骤 1：选择要放置下拉列表的单元格

步骤 2：转到“数据”选项卡，然后单击“数据验证”

步骤 3：在“数据验证”对话框中指定设置

在“设置 ”选项卡下，请指定以下设置：

1. 从“允许” 下拉列表中选择“列表” ；
2. 在“来源”部分输入要在下拉列表中显示的项目，并用逗号分隔；
3. 单击“确定”。

结果：

现在已创建下拉列表。

从区域创建下拉列表

要基于一系列单元格值创建下拉列表，请按照以下步骤操作：

步骤 1：选择要放置下拉列表的单元格

步骤 2：转到“数据”选项卡，然后单击“数据验证”

步骤 3：在“数据验证”对话框中指定设置

在“设置 ”选项卡下，请指定以下设置：

1. 从“允许” 下拉列表中选择“列表” ；
2. 单击选择图标 以在 来源 部分选择源列表；
3. 单击“确定”。

结果：

现在已创建下拉列表。

使用 Kutools 创建下拉列表

这里有一个便捷的功能——Kutools for Excel 的“创建简单下拉列表”功能可以让您快速轻松地通过较少的点击创建下拉列表。以下是具体操作方法：

1. 选择要放置下拉列表的单元格；
2. 单击Kutools 选项卡，然后单击下拉列表 > 创建简单下拉列表；
3. 选择要在下拉列表中显示的单元格范围（或直接输入用逗号分隔的项目），然后单击 确定.
   

从表格（动态）创建下拉列表

如果您想创建一个动态可扩展的下拉列表，当您向源列表中添加或删除项目时，它会自动更新，那么您应该将源数据放入 Excel 表格中。

步骤 1：将源列表转换为表格

选择源列表并单击“插入 ” > “表格”，在“创建表格”对话框中，如果选择包括列标题，请勾选“我的表格有标题”，然后单击“确定”。

步骤 2：选择要放置下拉列表的单元格

步骤 3：转到“数据”选项卡，然后单击“数据验证”

步骤 4：在“数据验证”对话框中指定设置

在“设置 ”选项卡下，请指定以下设置：

1. 从“允许” 下拉列表中选择“列表”；
2. 单击选择图标 以在 来源 部分选择表格范围（不包括标题）；
3. 单击“确定”。

结果：

下拉列表已创建。

当您向源表格中添加或删除项目时，下拉列表也会同时更新。

从区域名称创建下拉列表

如果您将在多个工作表中基于相同的源列表创建下拉列表，我建议您为源列表创建一个区域名称以便于引用。

步骤 1：为源列表创建区域名称

选择源列表并转到名称框（公式栏旁边），为其输入一个名称（名称不能包含空格或其他特殊字符），然后按 Enter 键完成。

步骤 2：选择要放置下拉列表的单元格

步骤 3：转到“数据”选项卡，然后单击“数据验证”

步骤 4：在“数据验证”对话框中指定设置

在“设置”选项卡下，请指定以下设置：

1. 从“允许” 下拉列表中选择“列表” ；
2. 输入等号，后跟您在步骤 1 中设置的名称，填写在 来源 部分，例如

   =SourceList

   您也可以单击 来源 文本框并按 F3 键打开 粘贴名称 对话框，然后从列表中选择所需的区域名称，单击 确定 将其插入到文本框中。
3. 单击“确定”。

结果：

下拉列表已创建。

从另一个工作簿创建下拉列表

如果源列表和即将创建的下拉列表位于不同的工作簿中，当您在“数据验证”对话框的“来源 ”部分选择源列表时，会弹出警告以防止创建。

这部分将告诉您如何从另一个工作簿创建下拉列表。

步骤 1：在源工作簿中为源列表创建区域名称

在源工作簿中，选择您希望出现在下拉列表中的源项目。然后转到公式栏旁边的名称框，输入一个名称，例如“SourceList”。

步骤 2：在下拉列表工作簿中定义一个引用源列表的名称

1. 启用要创建下拉列表的工作簿，单击“公式 ” > “定义名称”。

   定义名称 "/>

2. 在弹出的“新建名称”对话框中，设置如下：

   1. 在“名称”框中输入名称，例如 Items；
   2. 在“引用位置”框中输入等号，后跟源工作簿名称和您在步骤 1 中为源列表定义的名称，例如 引用到 框，例如

      =SourceFile.xlsx!SourceList

   3. 单击 确定.

       

步骤 3：选择要放置下拉列表的单元格

步骤 4：转到“数据”选项卡，然后单击“数据验证”

步骤 5：在“数据验证”对话框中指定设置

在“设置 ”选项卡下，请指定以下设置：

1. 从“允许”下拉列表中选择“列表”；
2. 输入等号，后跟您在步骤 3 中定义的名称，填写在 来源 部分，例如

   =Items

3. 单击 确定。

   

结果：

下拉列表已创建。

错误提示（允许其他条目）

默认情况下，下拉列表只允许在列表中包含的值输入到单元格中。当您输入不在下拉列表中的值并按下 Enter 键时，会出现错误提示，如下面的截图所示。当您单击“重试”按钮时，输入的值会被选中以供重新编辑。单击“取消”按钮将清除输入的值。

• 如果您希望允许用户输入其他值并停止错误提示显示，您可以这样做：

  1. 选择要停止错误提示的下拉列表单元格，单击“数据” > “数据验证”。

  2. 在“数据验证”对话框中，切换到“错误提示”选项卡，取消勾选“输入无效数据后显示错误提示 ”复选框。单击“确定”。

     

  现在，当用户输入其他值时，不会出现错误提示。

• 如果您希望允许用户输入其他值但仍然显示提醒提示，请执行以下操作：

  1. 选择希望输入其他值的下拉列表单元格，单击“数据” > “数据验证”。

  2. 在 数据验证 对话框中，切换到 错误提示 选项卡：
     1. 保持勾选“输入无效数据后显示错误提示 ”复选框；
     2. 从“样式 ”下拉列表中选择“信息 ”；
     3. 指定“标题”和“错误消息”，单击“确定”。

     

  从现在开始，当用户输入其他值时，会弹出一个对话框提醒，单击“确定 ”保留输入的值，单击“取消”清除输入的值。

  

输入信息

在创建下拉列表时，您可以添加输入信息以提醒用户在选择单元格时从下拉列表中选择项目，或者显示您希望提供的其他信息。

1. 选择要添加输入信息的下拉列表单元格，单击“数据” > “数据验证”。

2. 在“数据验证”对话框中，切换到“ 输入信息”选项卡

1. 保持勾选“选择单元格时显示输入信息”复选框；
2. 指定“标题 ”和“输入信息”，单击“确定”。

现在，当用户选择下拉列表的单元格时，会弹出一个带有您提供信息的黄色文本框。

其他注意事项

1. 默认情况下，当创建下拉列表时，“忽略空白”复选框被 选中。这意味着用户可以留空单元格而不弹出提示。

   如果取消勾选“忽略空白”复选框，范围内的空白单元格将被视为无效条目，提示将弹出。

2. 如果您想更改下拉列表中项目的顺序，可以重新排列源列表。

3. 如果“ 数据验证”功能被禁用，可能是因为您正在受保护的工作表中工作。要启用“数据验证”，只需取消保护工作表，然后应用所需的“数据验证”设置。