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使用 IF 语句的条件格式下拉列表（5 个示例）

Author Siluvia Last modified

如果需要创建一个根据另一个单元格中选择的内容而变化的下拉列表，为下拉列表添加条件可以是一个有效的解决方案。在创建条件格式的下拉列表时，使用 IF 语句是一种直观的方法，因为它常用于在 Excel 中测试条件。本教程演示了 5 种方法，将帮助您逐步在 Excel 中创建条件格式的下拉列表。

Conditional Drop-Down List with IF Statement

获取示例文件：

excel icon 点击下载示例文件

使用 IF 或 IFS 语句创建条件格式的下拉列表

本节提供两种函数：IF 函数和 IFS 函数，帮助您基于 Excel 中其他单元格创建条件格式的下拉列表，并附有两个示例。

添加单个条件，例如两个国家及其城市

如下图所示，您可以轻松地在“美国”和“法国”这两个国家的城市之间切换下拉列表中的选项。让我们看看如何使用 IF 函数来实现这一功能。

步骤 1：创建主下拉列表

首先，您需要创建一个主下拉列表，这将是您的条件格式下拉列表的基础。

1. 选择一个单元格（在此例中为 E2），您希望插入主下拉列表的位置。转到 数据 选项卡，选择 数据验证。

Go to the Data tab, select Data Validation

2. 在 数据验证 对话框中，按照以下步骤配置设置。

1) 保持在 设置 选项卡；
2) 在 允许 框中选择 列表；
3) 在 来源 框中，选择包含要在下拉列表中显示的值的单元格区域（此处我选择了表格的标题）。
4) 点击 确定 按钮。参见截图：

specify the options in the dialog box

步骤 2：使用 IF 语句创建条件格式的下拉列表

1. 选择单元格区域（在此例中为 E3:E6），您希望插入条件格式的下拉列表的位置。

2. 转到 数据 选项卡，选择 数据验证。

3. 在 数据验证 对话框中，您需要进行如下配置。

1) 保持在 设置 选项卡；
2) 在 允许 下拉列表中选择 列表；
3) 在 来源 框中输入以下公式；
=IF($E$2=$B$2,$B$3:$B$6,$C$3:$C$6)
4) 点击 确定 按钮。参见截图：

specify the options in the dialog box with an IF statement

注意：此公式告诉 Excel：如果 E2 的值等于 B2 的值，则显示 B3:B6 区域的所有值。否则，显示 C3:C6 区域的值。
其中
1) E2 是您在步骤 1 中指定的包含标题的下拉列表单元格。
2) B2 是原始区域的第一个标题单元格。
3) B3:B6 包含美国的城市。
4) C3:C6 包含法国的城市。
结果

条件格式的下拉列表现已完成。

如下图所示，如果您想选择美国的一个城市，请点击 E2 从下拉列表中选择“美国的城市”。然后在 E2 下方的单元格中选择属于美国的任何城市。要选择法国的城市，请执行相同的操作。

注意:
1) 上述方法仅适用于两个国家及其城市，因为 IF 函数用于测试条件并返回一个值，如果条件满足，返回另一个值，如果不满足。
2) 如果在此案例中添加更多国家和城市，可以使用以下嵌套 IF 函数和 IFS 函数。

添加多个条件，例如超过两个国家及其城市

如下图所示，有两个表格。一列的表格包含不同的国家，而多列的表格包含这些国家的城市。在这里，我们需要创建一个条件格式的下拉列表，其中包含根据您在 E10 中选择的国家而变化的城市，请按照以下步骤完成。

步骤 1：创建包含所有国家的下拉列表

1. 选择一个单元格（此处我选择 E10），您希望显示国家的位置，转到 数据 选项卡，点击 数据验证。

2. 在 数据验证 对话框中，您需要：

1) 保持在 设置 选项卡；
2) 在 允许 下拉列表中选择 列表；
3) 在 来源 框中选择包含国家的区域；
4) 点击 确定 按钮。参见截图：

specify the options in the dialog box

包含所有国家的下拉列表现已完成。

步骤 2：为每个国家的城市命名单元格区域

1. 选择整个城市表格的区域，转到 公式 选项卡，点击 根据所选内容创建。

Select the data range of the cities, go to the Formulas tab, click Create from Selection.

2. 在 根据所选内容创建名称 对话框中，仅勾选 首行 选项并点击 确定 按钮。

check the Top row option in the dialog box

注意：
1) 此步骤使您能够同时创建多个命名区域。这里，行标题用作区域名称。

create multiple named ranges by this step

2) 默认情况下， 名称管理器 在定义新名称时不允许有空格。如果标题中有空格，Excel 将将其转换为 (_)。例如，美国 将被命名为 United_States。这些区域名称将在以下公式中使用。
步骤 3：创建条件格式的下拉列表

1. 选择一个单元格（此处我选择 E11）以输出条件格式的下拉列表，转到 数据 选项卡，选择 数据验证。

2. 在 数据验证 对话框中，您需要：

1) 保持在 设置 选项卡；
2) 在 允许 下拉列表中选择 列表；
3) 在 来源 框中输入以下公式；
=IF($E$10="Japan",Japan,IF(E10="Tunisia",Tunisia,IF(E10="United States",United_States, France)))
4) 点击 确定 按钮。

specify the options in the dialog box to create a conditional drop-down list

注意：
如果您使用的是 Excel 2019 或更高版本，您可以应用 IFS 函数来评估多个条件，其作用与嵌套 IF 相同，但方式更清晰。在这种情况下，您可以尝试以下 IFS 公式以获得相同的结果。
=IFS(E10="Japan",Japan,E10="Tunisia",Tunisia,E10="United States",United_States,E10="France", France)
在上述两个公式中，
1) E10 是您在步骤 1 中指定的包含国家的下拉列表单元格；
2) 双引号中的文本代表您将在 E10 中选择的值，没有双引号的文本是您在步骤 2 中指定的区域名称；
3) 第一个 IF 语句 IF($E$10="日本",Japan) 告诉 Excel：
如果 E10 等于“日本”，则在此下拉列表中仅显示名为“日本”的区域中的值。第二个和第三个 IF 语句含义相同。
4) 最后一个 IF 语句 IF(E10="美国",United_States, France) 告诉 Excel：
如果 E10 等于“美国”，则在此下拉列表中仅显示名为“United_States”的区域中的值。否则，它显示名为“France”的区域中的值。
5) 如果需要，您可以向公式中添加更多 IF 语句。
6) 点击了解更多关于 Excel IF 函数 和 IFS 函数 的信息。
结果

只需几次点击即可通过 Kutools for Excel 创建条件格式的下拉列表

上述方法可能对大多数 Excel 用户来说较为繁琐。如果您想要一种更高效且直接的解决方案，强烈推荐使用 Kutools for Excel 的 动态下拉列表  功能，可以帮助您通过几次点击创建条件格式的下拉列表。

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如您所见，整个操作只需几次点击即可完成。您只需要：

1. 在对话框中，选择 模式 A: 2 级 在 模式 部分；
2. 选择您需要基于创建条件格式下拉列表的列；
3. 选择一个输出区域。
4. 点击 确定。
注意：
1) Kutools for Excel 提供无限制的 30 天免费试用，前往下载。
2) 除了创建 2 级下拉列表外，您还可以轻松使用此功能创建 3 至 5 级下拉列表。查看本教程：快速在 Excel 中创建多级下拉列表。

IF 函数的更好替代方案：INDIRECT 函数

作为 IF 和 IFS 函数的替代方案，您可以使用 INDIRECT 和 SUBSTITUTE 函数的组合来创建条件格式的下拉列表，这比我们上面提供的公式更为简单。

以上述多个条件为例（如下图所示）。在这里，我将向您展示如何使用 INDIRECT 和 SUBSTITUTE 函数的组合在 Excel 中创建条件格式的下拉列表。

1. 在单元格 E10 中，创建包含所有国家的主下拉列表。请遵循上述步骤 1。

2. 为每个国家的城市命名单元格区域。请遵循上述步骤 2。

3. 使用 INDIRECT 和 SUBSTITUTE 函数创建条件格式的下拉列表。

选择一个单元格（在此例中为 E11）以输出条件格式的下拉列表，转到 数据 选项卡，选择 数据验证。在 数据验证 对话框中，您需要：

1) 保持在 设置 选项卡；
2) 在 允许 下拉列表中选择 列表；
3) 在 来源 框中输入以下公式；
=INDIRECT(SUBSTITUTE(E10," ","_"))
4) 点击 确定 按钮。

specify the options in the dialog box by INDIRECT function

您现在已经成功使用 INDIRECT 和 SUBSTITUTE 函数创建了一个条件格式的下拉列表。

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