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如何从Excel打印邮件列表的标签?

Author: Xiaoyang Last Modified: 2025-08-22

通常,我们可以快速轻松地在Excel中组织邮件列表,但当需要打印标签时就不那么方便了。工作表中的每一行都必须转移到一个标签上,如下方截图所示。在这种情况下,Word文档中的邮件合并功能可以帮助您从Excel创建标签,然后您可以根据需要打印或保存这些标签。

A screenshot of a sample mailing list in Excel with columns for name, address, city, state, and zip code
Arrow
A screenshot of labels created from an Excel mailing list in a Word document

使用邮件合并功能从Excel工作表在Word中创建并打印标签

1. 准备打印邮寄标签的数据信息,例如名字、姓氏、地址、城市、州、邮政编码,如下图所示:

A screenshot of a sample mailing list in Excel with columns for name, address, city, state, and zip code

2. 保存并关闭工作簿,然后启动一个Word文档,并点击邮件 > 开始邮件合并 >标签,参见截图:

A screenshot of the Start Mail Merge dropdown under the Mailings tab in Word, with Labels selected

3. 在打开的“标签选项”对话框中,根据需要设置标签信息产品编号

  • 标签信息:选择标签纸的供应商;
  • 产品编号:选择标签纸上列出的产品编号。
  • (在此示例中,我将分别选择Microsoft和1/4 Letter。)

A screenshot of the Label Options dialog box in Word, with label supplier and product number settings

4. 然后,点击确定按钮关闭对话框。接下来,请点击邮件 > 选择收件人 > 使用现有列表,参见截图:

A screenshot of the Select Recipients dropdown under the Mailings tab in Word, with Use an Existing List selected

5. 在打开的“选择数据源”窗口中,选择您之前保存的Excel文件,并点击 打开按钮,参见截图:

A screenshot of the Select Data Source window in Word, with an Excel file selected for use

6. 在随后出现的“选择表格”对话框中,选择包含邮件列表的工作表,参见截图:

A screenshot of the Select Table dialog box in Word, selecting the sheet with mailing list data

7. 然后,点击确定关闭对话框,Word文档将如下图所示:

A screenshot showing an empty Word label template ready for address block insertion

8. 确保光标位于文档的右上角。然后,继续点击邮件选项卡下的地址块,参见截图:

A screenshot of the Address Block option under the Mailings tab in Word

9. 在弹出的“插入地址块”对话框中,选择所需的选项,在预览部分查看结果,参见截图:

A screenshot of the Insert Address Block dialog box in Word with address formatting options

提示:此选项将选择所有列并自动为您创建地址。如果某些列缺失,请点击匹配字段按钮以选择您需要的对应字段。

10. 继续点击确定按钮,《地址块》将出现在您的第一个标签中。然后,从邮件选项卡中点击更新标签,参见截图:

A screenshot of the Update Labels option under the Mailings tab in Word, to replicate the address block to all labels

11. 在这一步中,通过点击邮件选项卡下的完成并合并 > 编辑单个文档来执行邮件合并,参见截图:

A screenshot of the Finish & Merge dropdown under the Mailings tab in Word, with Edit Individual Documents selected

12. 随后将出现“合并到新文档”对话框。从合并记录中选择 全部,然后点击 确定按钮。参见截图:

A screenshot of the Merge to New Document dialog box in Word with the All option selected

13. 现在,来自Excel的邮件列表将被合并到一个新的Word文件中的标签里,如下图所示:

A screenshot of completed mailing labels in Word created from an Excel mailing list using Mail Merge

14. 最后,您可以根据需要更改标签的格式,例如边框、字体颜色、字号等以便打印。

提示:您可以保存包含标签字段的Word文档以供将来使用。保存的Word文档链接到Excel工作簿。在Excel中更改邮件列表数据后,下次打开Word文档时会弹出提示消息,请点击 以更新标签。然后重复上述第11步和第12步以生成新的邮件合并文档。
A screenshot of a prompt message in Word asking to update labels linked to an Excel mailing list

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