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如何在Excel中创建多级动态下拉列表?

Author Xiaoyang Last modified

Excel中的下拉列表是数据输入的强大工具,确保一致性并减少错误。然而,当您需要创建多级动态下拉列表时——即每个后续列表中的选项取决于上一个列表中的选择——事情可能会变得更加复杂。本指南将逐步引导您完成此过程,并提供优化和最佳实践的建议。


在Excel中创建多级动态下拉列表

要创建多级动态下拉列表,请按照以下步骤操作:

步骤1:为多级动态下拉列表创建数据。

1. 首先,创建第一个、第二个和第三个下拉列表数据,如下图所示:

步骤2:为每个下拉列表值创建区域名称。

2. 然后,选择第一个下拉列表的值(不包括页眉单元格),并在公式编辑栏旁边的“名称框”中为其指定一个区域名称,见截图:

3. 接着,选择第二个下拉列表数据,然后点击“公式”>“根据所选内容创建”,见截图:

4. 在弹出的“根据所选内容创建名称”对话框中,仅勾选“首行”选项,见截图:

A screenshot of the Create Names from Selection dialog box in Excel with the Top Row option checked

5. 点击“确定”,第二个下拉数据的区域名称已一次性创建,然后,您应为第三个下拉列表值创建区域名称,继续点击“公式”>“根据所选内容创建”,在“根据所选内容创建名称”对话框中,仅勾选“首行”选项,见截图:

A screenshot showing the range names being created for the third drop-down list data in Excel

6. 然后,点击“确定”按钮,第三级下拉列表值的区域名称已定义。

  • 提示:您可以进入“名称管理器”对话框查看所有已创建的区域名称,这些名称已位于“名称管理器”对话框中,如下图所示:
  • A screenshot of the Name Manager dialog box in Excel displaying all the defined range names

步骤3:创建数据有效性下拉列表。

7. 然后,点击一个您想放置第一个动态下拉列表的单元格,例如,我将选择单元格I2,然后点击“数据”>“数据有效性”>“数据有效性”,见截图:

A screenshot of the Data Validation option on the Data tab in Excel

8. 在“数据有效性”对话框中,在“设置”选项卡下,从“允许”下拉列表中选择“列表”,然后在“来源”文本框中输入以下公式。

=Continents

注意:在此公式中,“Continents”是您在步骤2中创建的第一个下拉值的区域名称,请根据需要更改。

A screenshot of the Data Validation dialog box in Excel with a formula entered for the first drop-down list

9. 然后,点击“确定”按钮,第一个下拉列表已创建,如下图所示:

A GIF showing the first dependent drop-down list created in Excel

10. 然后,您应创建第二个动态下拉列表,请选择一个您想放置第二个下拉列表的单元格,这里,我将点击J2,然后继续点击“数据”>“数据有效性”>“数据有效性”,在“数据有效性”对话框中,执行以下操作:

  • (1.) 从“允许”下拉列表中选择“列表”;
  • (2.) 然后将此公式输入到“来源”文本框中。
    =INDIRECT(SUBSTITUTE(I2," ","_"))

注意:在上述公式中,I2是包含第一个下拉列表值的单元格,请根据需要更改。

A screenshot of the Data Validation dialog box with a formula for the second dependent drop-down list in Excel

11. 点击“确定”,第二个动态下拉列表已一次性创建,见截图:

A GIF of the second dependent drop-down list created in Excel

12. 在此步骤中,您应创建第三个动态下拉列表,点击一个单元格以输出第三个下拉列表值,这里,我将选择单元格K2,然后点击“数据”>“数据有效性”>“数据有效性”,在“数据有效性”对话框中,执行以下操作:

  • (1.) 从“允许”下拉列表中选择“列表”;
  • (2.) 然后将此公式输入到“来源”文本框中。
    =INDIRECT(SUBSTITUTE(J2," ","_"))

注意:在上述公式中,J2是包含第二个下拉列表值的单元格,请根据需要更改。

A screenshot of the Data Validation dialog box with a formula for the third dependent drop-down list in Excel

13. 然后,点击“确定”,三个动态下拉列表已成功创建,见下方演示:

A GIF showing the created multi-level dependent drop-down lists in Excel


使用一个惊人的功能在Excel中创建多级动态下拉列表

在Excel中创建多级动态下拉列表可能会很棘手,尤其是在处理大型数据集或复杂层次结构时。“Kutools for Excel”通过提供用户友好的界面和高级功能来简化这一过程。使用Kutools的“动态下拉列表”,您只需点击几下即可创建动态的多级动态下拉列表——无需高级Excel技能。

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1. 首先,您应按照下图所示的格式创建数据:

2. 然后,点击“Kutools”>“下拉列表”>“动态下拉列表”,见截图:

3. 在“动态下拉列表”对话框中,请执行以下操作:

  • 在“类型”部分勾选“3-5级动态下拉列表”选项;
  • 根据需要指定数据区域和输出区域。
  • 然后,点击“确定”按钮。

4.现在,3级下拉列表已创建,如下演示所示:

提示:使用此功能,您可以轻松按字母顺序排序下拉列表的内容,使数据更有条理且用户友好。在对话框中,点击“高级设置”按钮,然后选择“按字母顺序排序”。当您点击下拉列表时,项目将按字母顺序排序。
A screenshot of checking Sort Alphabetically in the dialog box

在Excel中创建多级动态下拉列表并不一定复杂。通过遵循上述步骤或使用Kutools for Excel,您可以简化数据输入过程,减少错误并提高效率。无论您是在管理小型数据集还是复杂的层次结构,这些技术将帮助您将Excel技能提升到一个新的水平。如果您有兴趣探索更多Excel技巧和窍门,我们的网站提供了数千个教程


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