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如何在 Excel 中发送具有指定粗体/大小/颜色/下划线文本格式的电子邮件？

Author Siluvia Last modified

在许多专业场景中，仅仅从 Excel 发送纯文本邮件可能不足以突出重要内容或增强可读性。例如，您可能希望强调关键信息、添加标题或使用不同颜色来组织收件人的信息。应用丰富的 HTML 格式——如粗体、下划线、自定义字体大小和彩色文本——可以让您直接从 Excel 创建视觉上吸引人且易于阅读的电子邮件。本文讨论了从 Excel 发送带有自定义 HTML 格式正文（包括粗体、下划线、大小和颜色设置）的实用方法。

使用 VBA 代码发送具有指定粗体/大小/颜色/下划线文本格式的电子邮件

使用 VBA 代码发送具有指定粗体/大小/颜色/下划线文本格式的电子邮件

要直接从 Excel 发送格式良好的电子邮件，您可以使用 VBA 宏通过 HTML 标签定义消息正文。这种方法让您完全控制电子邮件内容在收件人面前的呈现方式，支持在邮件正文中直接使用粗体、下划线、彩色以及调整大小的文本等细节。

在以下情况下，使用 VBA 自定义并从 Excel 发送电子邮件特别有用：

  • 您希望根据数据生成并发送报告、分析或提醒，并突出显示特定内容。
  • 您需要在自动化电子邮件中保持专业的品牌形象。
  • 多个元素——如标题、页眉或说明——应清晰突出，以提高可读性。

然而，使用 VBA 发送电子邮件需要具备 VBA 编辑器和 Outlook 集成的基本知识，并且您应该拥有通过编程方式发送电子邮件所需的 Outlook 权限。

以下是完成此任务的详细步骤：

1. 同时按下 Alt + F11 键。这将打开 Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) 编辑器窗口，在这里您可以添加自定义代码以自动化 Excel 流程。

2. 在 VBA 编辑器窗口中，转到顶部菜单并单击插入 > 模块，以创建一个新的空白代码模块。将下面提供的 VBA 代码复制并粘贴到此窗口中。

VBA 代码：在 Excel 中发送具有特定粗体/大小/颜色/下划线文本格式的电子邮件

Sub SharePerformance1()
'Update by ExtendOffice 2018/3//5
    Dim xOutApp As Object
    Dim xOutMail As Object
    Dim xOutMsg As String
    On Error Resume Next
    Set xOutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set xOutMail = xOutApp.CreateItem(0)
    xOutMsg = "<b>This text is bold</b><br/><span style=""color:#80BFFF"">Font Color</span style=""color:#80BFFF""><br />" & _
               "<u>New line with underline</u><br /><p style='font-family:calibri;font-size:25'>Font size</p>"
    With xOutMail
        .To = "Email Address"
        .CC = ""
        .BCC = ""
        .Subject = "Html format email"
        .HTMLBody = xOutMsg
        .Display
    End With
    Set xOutMail = Nothing
    Set xOutApp = Nothing
End Sub

参数和格式提示：

1) 将代码中的 .Subject 部分替换为您自己的主题行，使其与您要发送的消息相关。确保这能让收件人轻松识别邮件。
2) 在 .To 字段中输入实际的收件人电子邮件地址。如果要发送给多个人，可以用分号分隔地址。
3) xOutMsg 变量是您使用 HTML 标签编写消息正文的地方。以下是控制格式的主要标签的简要说明：
3.1) <b>…</b> – 包含您希望以粗体显示以引起注意的文本。
3.2) <span style=""color:#80BFFF"">...</span> – 更改特定内容的颜色。您可以根据需要修改十六进制颜色代码 (#80BFFF)，以实现更强的强调或品牌化效果。
3.3) 要插入换行符并开始新的一段或一行，请在所需位置使用 <br/>。
3.4) 根据需要使用 <u>…</u> 为重要文本添加下划线。
3.5) 使用 <p style='font-family:calibri;font-size:25'>…</p> 设置特定内容的大小。您可以调整 'font-size:25' 以满足您的视觉需求。请记住，过大或过小的字体可能会影响不同设备上的可读性。

3. 在完成必要的编辑后，按 F5 键执行代码。Outlook 将打开一封带有指定格式的新邮件。检查消息，然后点击“发送”按钮以发送您的定制电子邮件。

A screenshot showing an example of sending an email from Excel with HTML text formatting

预防措施和额外提示：确保 Outlook 已打开并设置为默认邮件客户端；否则宏可能无法创建或发送消息。如果您遇到与程序化发送相关的安全提示，请相应调整您的 Outlook 设置或咨询您的 IT 管理员。始终验证收件人电子邮件的准确性，以防止意外投递。通过向自己发送测试邮件来确认您的 HTML 格式在不同设备和邮件客户端上按预期显示。

这种 VBA 方法为 HTML 样式提供了最大的灵活性，但要求本地安装 Outlook 并可能需要调整 Outlook 宏安全设置。对于没有安装 Outlook 或需要更友好的基于点击的流程的用户，请考虑其他解决方案或插件。

替代方案：使用 Kutools for Excel 的“发送电子邮件”工具

如果您经常需要从 Excel 发送格式化的电子邮件，但又不想编写或运行 VBA 代码，Kutools for Excel 提供了一个实用功能：“发送电子邮件”工具。该插件允许您根据 Excel 工作表中的数据发送个性化、HTML 格式的邮件（包括粗体、下划线、彩色和调整大小的文本），而无需处理复杂的代码或潜在的 Outlook 安全提示。

轻松通过 Outlook 基于 Excel 中创建的邮件列表字段发送电子邮件：

The Send Emails utility of Kutools for Excel helps users sending email through Outlook based on created mailing list in Excel.
立即下载并试用！

A screenshot showing the Kutools Send Emails utility in Excel for sending emails

  • 如果您频繁发送类似的电子邮件，或者需要动态包含来自多行的数据，则推荐此方法。
  • 通过使用 Kutools，您可以直接通过交互对话框编写 HTML 格式的电子邮件，预览效果，并批量发送正确格式的邮件。

与基于代码的方法相比，使用 Kutools 减少了出错的可能性，对初学者友好，且无需启用或编辑宏。

如果您在运行 VBA 解决方案时遇到任何错误消息（例如“对象变量或 With 块未设置”），请确保您的 Outlook 程序已安装并正确配置，您的宏设置允许执行 VBA 代码，并且所有必需的引用都已启用。您可能还需要更新电子邮件地址并调整 HTML 标签，以确保与收件人的邮件客户端兼容（某些旧版本的客户端可能不支持所有高级样式）。对于批量发送或高容量需求，始终先用较小的样本进行测试，以避免触发垃圾邮件过滤器。

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