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如何从 Excel 中的指定区域发送邮件？

作者Siluvia修改日期

在许多场景下，Excel 工作表中的特定区域内容可直接用于您的邮件沟通。本文将为您介绍一种方法，让您无需复制粘贴，即可将选定区域直接嵌入邮件正文并发送。

从 Excel 中的限定区域发送邮件
使用强大工具从限定区域发送邮件
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从 Excel 中的限定区域发送邮件

以下 VBA 代码可助您将指定区域直接复制并粘贴到 Outlook 邮件正文中。请按以下步骤操作：

1. 在包含需复制区域的工作表中，同时按下“Alt + F11”键，即可打开“Microsoft Visual Basic for Applications”窗口。

2. 在打开的“Microsoft Visual Basic for Applications”窗口中，请单击“工具”>“引用”，如下图所示。

3. 在“引用 – VBAProject”对话框中，找到并勾选“Microsoft Outlook Object Library”选项，然后单击“确定”按钮。

显示“引用 – VBAProject”对话框的截图

4. 单击“插入”>“模块”，然后将下方的 VBA 代码复制并粘贴到模块窗口中。

VBA 代码：在 Excel 中发送包含限定区域的邮件

Sub Send_Email()
'Updated by Extendoffice 20200119
    Dim xRg As Range
    Dim I, J As Long
    Dim xAddress As String
    Dim xEmailBody As String
    Dim xMailOut As Outlook.MailItem
    Dim xOutApp As Outlook.Application    
    On Error Resume Next
    xAddress = ActiveWindow.RangeSelection.Address
    Set xRg = Application.InputBox("Please select range you need to paste into email body", "KuTools For Excel", xAddress, , , , , 8)
If xRg Is Nothing Then Exit Sub
Application.ScreenUpdating = False
    Set xOutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set xMailOut = xOutApp.CreateItem(olMailItem)
    For I = 1 To xRg.Rows.Count
        For J = 1 To xRg.Columns.Count
            xEmailBody = xEmailBody & "  " & xRg.Cells(I, J).value
        Next
        xEmailBody = xEmailBody & vbNewLine
    Next
    xEmailBody = "Hi" & vbLf & vbLf & " body of message you want to add" & vbLf & vbLf & xEmailBody & vbNewLine
    With xMailOut
        .Subject = "Test"
        .To = "happy.xuebi@163.com"
        .Body = xEmailBody
        .Display
        '.Send
    End With
    Set xMailOut = Nothing
    Set xOutApp = Nothing
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

注意：

  • 1）。请根据需要修改此脚本行中的邮件正文 xEmailBody = "Hi" & vbLf & vbLf & " body of message you want to add" & vbLf & vbLf & xEmailBody & vbNewLine。
  • 2）。请在代码的该行中指定邮件收件人和主题：(.To = happy.xuebi@163.com and .Subject = "test").

5. 按 F5 键运行代码。在弹出的 Kutools for Excel 对话框中，选择您要粘贴到邮件正文中的区域，然后单击“确定”按钮。参见截图：

用于选择要粘贴到邮件正文中的区域的对话框截图

6. 现在已创建一封包含指定收件人、主题、正文及所选 Excel 区域的邮件，请单击“发送”按钮立即发送。参见下图。

显示已创建的邮件，其中 Excel 区域已粘贴到邮件正文中

注意：该 VBA 代码仅在您使用 Outlook 作为电子邮件程序时有效。

使用强大工具从限定区域发送邮件

如果您尚未使用 Outlook，但仍希望直接在 Excel 中发送邮件并粘贴指定区域的数据，我强烈推荐您使用 Kutools for Excel 的“发送邮件”功能。只需配置某个邮箱地址的发件服务器，即可通过该邮箱直接从 Excel 发送邮件。

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1. 首先，您需要准备一份包含所需字段的邮件列表。

  • 提示：邮件列表必须至少包含 2 行，且第一行为标题（例如，若要在 Excel 中向两个邮箱地址发送邮件，请参照下图，在标题为“Email”的列中输入这两个邮箱地址）。
  • 使用 Kutools 准备发送邮件的 Excel 邮件列表截图
  • 或者，您可以轻松使用创建邮件列表功能，快速创建一个邮件列表。

2. 选择您希望添加到邮件正文中的区域，然后按下 Ctrl + C 进行复制。

3. 选中整个邮件列表（含标题），点击“KUTOOLS PLUS”>“发送邮件”。参见截图：

Excel 中 Kutools Plus 菜单下的“发送邮件”按钮截图

4. 随后将弹出“发送邮件”对话框。

  • 4.1）所选邮件列表的项目已填充到相应字段中（您可以根据需要向邮件列表添加更多字段）；
  • 4.2）单击邮件正文框，按 Ctrl + V 键将选择区域数据粘贴到其中，然后根据需要添加其他内容；
  • 4.3）取消勾选“使用 Outlook 发送”复选框；
  • 4.4）单击“发件服务器设置”按钮。参见截图：

    “发送邮件”对话框截图

5. 随后将弹出“发件服务器设置 – 新建方案”对话框。请填写邮箱地址及相应的服务器设置，勾选“保存已发送邮件到”复选框，并指定一个文件夹用于存档所有已发送邮件，然后单击“确定”保存配置。

“传出邮件服务器 (SMTP) 设置”对话框截图

6. 返回“发送邮件”对话框后，单击“发送”按钮即可将邮件发出。

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