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如何将工作表另存为 PDF 文件，并通过 Outlook 以附件形式发送？

作者Siluvia修改日期

在日常工作中，您可能经常需要与同事或客户共享特定工作表，同时确保文件格式固定且内容安全。通过 Outlook 将工作表以 PDF 形式发送是一项常见需求，尤其适用于发送文档报告、发票，或共享不应被随意修改的最终数据。传统方法需手动将工作表另存为 PDF，再打开 Outlook、撰写邮件、添加附件并发送——整个流程繁琐耗时，尤其在频繁操作或处理多个工作表时更为明显。

本文将手把手教您如何自动化实现从 Excel 直接将工作表转换为 PDF，并立即作为附件添加到 Outlook 邮件中，助您大幅节省时间、告别繁琐重复的手动操作。您将获得一套完整的 VBA 代码解决方案，以及详细的操作说明、核心优势、适用场景和实用技巧。

使用 VBA 代码将工作表另存为 Pdf 文件并以附件形式发送邮件

使用 VBA 代码将工作表另存为 Pdf 文件并以附件形式发送邮件

为加速将 Excel 工作表导出为 PDF 文件并通过 Outlook 发送邮件的流程，您可使用以下 VBA 代码。此方法特别适用于需要定期从 Excel 直接发送个性化报告、发票或其他数据快照的场景，因为它能全自动完成保存与发送操作。

应用此方法前，请确保已安装 Microsoft Outlook 并将其设为默认邮件客户端。在 Excel 中启用宏后，该代码将发挥最佳效果。

1. 打开要另存为 PDF 并发送的工作表，同时按下 Alt+F11，即可启动 Microsoft Visual Basic for Applications（VBA）编辑器。

2. 在 VBA 窗口中，点击菜单栏中的插入> 模块，即可创建一个新的代码模块。随后，将以下 VBA 代码复制并粘贴到该模块的代码窗口中。

VBA 代码：将工作表另存为 Pdf 文件并以附件形式发送邮件

Sub Saveaspdfandsend()
Dim xSht As Worksheet
Dim xFileDlg As FileDialog
Dim xFolder As String
Dim xYesorNo As Integer
Dim xOutlookObj As Object
Dim xEmailObj As Object
Dim xUsedRng As Range

Set xSht = ActiveSheet
Set xFileDlg = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)

If xFileDlg.Show = True Then
   xFolder = xFileDlg.SelectedItems(1)
Else
   MsgBox "You must specify a folder to save the PDF into." & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Must Specify Destination Folder"
   Exit Sub
End If
xFolder = xFolder + "\" + xSht.Name + ".pdf"

'Check if file already exist
If Len(Dir(xFolder)) > 0 Then
    xYesorNo = MsgBox(xFolder & " already exists." & vbCrLf & vbCrLf & "Do you want to overwrite it?", _
                      vbYesNo + vbQuestion, "File Exists")
    On Error Resume Next
    If xYesorNo = vbYes Then
        Kill xFolder
    Else
        MsgBox "if you don't overwrite the existing PDF, I can't continue." _
                    & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Exiting Macro"
        Exit Sub
    End If
    If Err.Number <> 0 Then
        MsgBox "Unable to delete existing file.  Please make sure the file is not open or write protected." _
                    & vbCrLf & vbCrLf & "Press OK to exit this macro.", vbCritical, "Unable to Delete File"
        Exit Sub
    End If
End If

Set xUsedRng = xSht.UsedRange
If Application.WorksheetFunction.CountA(xUsedRng.Cells) <> 0 Then
    'Save as PDF file 
    xSht.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=xFolder, Quality:=xlQualityStandard
    
    'Create Outlook email 
    Set xOutlookObj = CreateObject("Outlook.Application")
    Set xEmailObj = xOutlookObj.CreateItem(0)
    With xEmailObj
        .Display
        .To = ""
        .CC = ""
        .Subject = xSht.Name + ".pdf"
        .Attachments.Add xFolder
        If DisplayEmail = False Then
            '.Send
        End If
    End With
Else
  MsgBox "The active worksheet cannot be blank"
  Exit Sub
End If
End Sub

3. 粘贴代码后，按下 F5 或点击 VBA 编辑器中的运行以执行宏。此时将弹出文件夹选择对话框，请选择要保存 PDF 文件的目标文件夹，然后点击确定继续。

运行 VBA 代码以选择用于保存此 PDF 文件的文件夹

注意事项与实用技巧：

1. 该宏会在您选择的文件夹中创建一个与工作表同名的 Pdf 文件。
2. 如果在活动工作表为空时运行代码，您将看到如下方截图所示的警告对话框。这可防止意外保存并发送空白 PDF。为避免此情况，请在执行宏前确保工作表中包含内容。

如果活动工作表为空，则会弹出警告提示框

4. 流程完成后，系统将自动生成一封新的 Outlook 邮件，并自动附上 PDF 文件。邮件主题已预填为工作表名称并以“。pdf”结尾；您可随时编辑邮件内容、添加收件人，并按需发送。这种方式比手动附加文件更高效，还能有效减少出错几率。

将创建一封新的 Outlook 邮件，并附上该 PDF 文件作为附件

注意：该宏仅在安装了 Microsoft Outlook 并将其设为默认邮件客户端时有效。如果您使用其他电子邮件程序，此解决方案可能不适用。

基于 VBA 的此方法在需定期将最终版工作表作为 PDF 附件分发时最为高效，可最大限度减少重复的手动操作。其局限性包括依赖 Outlook、无法一次性批量处理多个工作表，以及需要启用宏。对于更复杂的工作流（例如一次性发送多个工作表或实现更多自动化），请考虑使用 Excel 加载项或内置功能。

替代方案：如果您的环境不支持 VBA 宏（例如宏被限制），您可以手动使用 Excel 内置的导出或另存为功能，将工作表保存为 PDF，然后在 Outlook 中添加为附件并发送。虽然此方法步骤较多，但无需特殊权限或脚本知识，适用性更广。

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