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如何创建动态数据验证并自动扩展下拉列表?

Author Xiaoyang Last modified

通常,在工作表中创建下拉列表时,当下有新数据动态输入时,下拉列表不会随之改变。在这种情况下,您需要手动修改源数据以扩展列表。本文将介绍如何使数据验证动态化,并在输入新数据时自动扩展下拉列表。

通过创建表格来创建动态数据验证并自动扩展下拉列表

通过定义区域名称创建动态数据验证并自动扩展下拉列表


arrow blue right bubble 通过创建表格来创建动态数据验证并自动扩展下拉列表

要创建一个动态数据验证列表,您可以先创建一个表格,然后应用“数据验证”功能。请按照以下步骤操作:

为源数据列表创建表格格式:

1. 选择要用作下拉列表源数据的数据列表,然后点击 插入 > 表格,在弹出的 创建表格 对话框中,如果您的数据列表包含标题,请勾选 我的表格有标题,参见截图:

click Insert > Table to insert a table for the data

2. 然后点击 确定 按钮,表格已创建完成,参见截图:

the table is created

为表格定义一个区域名称:

3. 接着选择您创建的表格但忽略标题,并在 名称 框中为此表格键入一个名称,然后按 Enter 键,参见截图:

create a range name for the data

创建动态数据验证列表:

4. 定义表格名称后,选择要插入下拉列表的单元格,然后点击 数据 > 数据验证 > 数据验证,参见截图:

 click Data > Data Validation > Data Validation

5. 在 数据验证 对话框中的 设置 标签下,从 允许 部分选择 列表,然后输入此公式: =NamelistNamelist 是您在第3步中为表格创建的名称)到 来源 文本框中,参见截图:

set options in the dialog box

6. 然后点击 确定 按钮,下拉列表已插入到选定的单元格中。从此以后,当您在源数据列表中输入新名称时,它也会自动添加到下拉列表中,参见截图:

the dynamic drop down list is created

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arrow blue right bubble 通过定义区域名称创建动态数据验证并自动扩展下拉列表

除了创建表格外,您还可以通过使用公式定义区域名称来完成此任务,请按照以下步骤操作:

1. 点击 公式 > 定义名称,参见截图:

Click Formulas > Define Name

2. 在 新建名称 对话框中,指定一个名为 Namelist 的名称,然后在 引用位置 文本框中输入此公式:=OFFSET(Sheet1!$A$2,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1),参见截图:

type the formula into the New Name dialog box

注意:在上述公式中,Sheet1 是包含数据列表的工作表名称,A2 是数据列表中的第一个单元格, A:A 是包含数据列表的列。

3. 点击 确定 按钮,然后通过点击 数据 > 数据验证 > 数据验证 进入 数据验证 对话框,在 数据验证 对话框中,从 允许 部分选择 列表,然后输入此公式: =NamelistNamelist 是您在第2步中创建的名称)到 来源 文本框中,参见截图:

specify options in the Data Validation dialog box

4. 然后点击 确定,现在,当您在数据列表中输入新名称时,下拉列表将自动扩展。参见截图:

the drop down list will be extended automatically when entering new data

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