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如何创建动态数据验证并实现下拉列表的自动扩展?

作者Xiaoyang修改日期

通常,工作表中的下拉列表在创建后不会随新输入的数据自动更新,您需要手动调整源数据范围以扩展列表。本文将为您介绍如何实现动态数据验证,让下拉列表在新增数据时自动扩展。

通过创建表格实现动态数据验证并自动扩展下拉列表

通过定义单元格名称实现动态数据验证并自动扩展下拉列表


蓝色右箭头气泡通过创建表格实现动态数据验证并自动扩展下拉列表

要创建动态数据验证列表,您可以先创建一个表格,再应用数据验证功能。请按以下步骤操作:

为源数据列表创建表格格式:

1. 选择要用作下拉列表源数据的数据列表,然后单击插入> 表格。在弹出的创建表格对话框中,若您的数据列表包含标题,请勾选我的表格包含标题,参见截图:

单击“插入”>“表格”以插入数据表格

2. 然后单击确定按钮,即可创建表格,参见截图:

表格已创建

为表格定义一个单元格名称:

3. 接着选择您创建的表格(不含标题),在名称框中输入表格名称,然后按 Enter 键,参见截图:

为数据创建一个区域名称

创建动态数据验证列表:

4. 为表格定义名称后,选择要插入下拉列表的单元格,然后点击数据> 数据验证> 数据验证,参见截图:

单击“数据”>“数据验证”>“数据验证”

5. 在数据验证对话框中,切换到设置选项卡,在允许下拉列表中选择序列,然后在来源文本框中输入 =NamelistNamelist 是您在步骤 3 中为表格创建的名称),参见截图:

在对话框中设置选项

6. 然后单击确定按钮,下拉列表即会插入到所选单元格中。此后,当您向新建的名称列表中输入源数据时,数据将自动同步至下拉列表,参见截图:

动态下拉列表已创建

kutools for excel ai 的截图

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蓝色右箭头气泡通过定义单元格名称实现动态数据验证并自动扩展下拉列表

除了创建表格外,您还可以通过使用公式定义单元格名称来完成此任务,请按以下步骤操作:

1. 单击公式> 定义名称,参见截图:

单击“公式”>“定义名称”

2. 在新建名称对话框中,指定所需名称(例如 Namelist),然后在引用位置文本框中输入以下公式:=OFFSET(Sheet 1!$A$2,0,0,COUNTA(Sheet 1!$A:$A),1),参见截图:

在“新建名称”对话框中输入公式

注意:在上述公式中,Sheet 1 是包含数据列表的工作表名称,A2 是数据列表中的首个单元格,A:A 是包含该数据列表的列。

3. 单击确定按钮,然后依次点击数据 > 数据验证 > 数据验证 进入设置界面。在数据验证对话框中,从允许下拉列表中选择序列,并将 =NamelistNamelist 是您在步骤 2 中创建的名称)输入到来源文本框中,参见截图:

在“数据验证”对话框中指定选项

4. 然后单击确定。现在,当您向数据列表中输入新名称时,下拉列表将自动扩展。参见截图:

输入新数据时,下拉列表将自动扩展

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