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如何在另一个工作表或工作簿中创建外部数据验证?

通常,我们使用数据验证来限制用户输入所需的值,但是您是否曾经尝试过在其他工作表或工作簿中创建外部数据验证,这意味着源数据和数据验证不在同一工作表中或甚至是同一本工作簿? 在本文中,我将介绍在Excel中处理此问题的方法。

在另一个工作表中创建外部数据验证

在其他工作簿中创建外部数据验证


箭头蓝色右气泡 在另一个工作表中创建外部数据验证

以创建下拉列表为例,我将在一个工作表中创建源,然后使用Range Name根据值源在另一个工作表中创建下拉列表。

1.根据需要在工作表中创建下拉列表的源值。 看截图:
doc外部数据验证1

2.选择这些源值,然后转到 名称框 为单元格定义一个范围名称,在这里我输入 国家 ,在 名称框,然后按 输入 完成命名的关键。 看截图:
doc外部数据验证2

3.转到要创建此外部下拉列表的工作表,然后选择一个单元格或范围以放置下拉列表,例如G1:G4,然后单击 时间 > 数据验证。 看截图:
doc外部数据验证3

4.在 数据验证 对话框中,单击 个人设置 选项卡,然后选择 清单 来自 下拉列表,然后输入 =国家 (国家/地区是您在第2步中为来源范围定义的名称,您可以根据需要更改)。 来源。 看截图:
doc外部数据验证4

5。 点击 OK,现在已创建外部数据验证。
doc外部数据验证5


箭头蓝色右气泡 在其他工作簿中创建外部数据验证

若要在另一个工作簿中创建外部数据验证,您还需要使用“名称范围”。

以创建下拉列表为例。

1.在工作表中根据需要创建源值,然后选择源值,然后转到 名称框 为来源范围命名,然后按 输入 钥匙,拿 名称 例如。 看截图:
doc外部数据验证6

2.然后转到您要创建的工作簿下拉列表,在工作表中选择一个空白列,例如J列,然后单击 公式 > 定义名称。 看截图:
doc外部数据验证7

3.在 新名字 对话框中,在 名字 框,然后选择 工作簿 来自 范围 列表,然后键入此公式 = Source.xlsx!CustName (“源”是源数据所在的工作簿的工作簿名称,“ CustName”是您在步骤1中为源数据创建的范围名称,您可以根据需要更改它们)。 文本框。 看截图:
doc外部数据验证8

4。 点击 OK。 然后选择要创建外部下拉列表的范围L1:L4,然后单击 时间 > 数据验证。 看截图:
doc外部数据验证9

5.在 数据验证 对话框中,单击 个人设置 选项卡,然后选择 清单 下拉列表,然后输入此公式 =我的客户清单 (MyCustList是您在步骤3中为空白列提供的范围名称,您可以根据需要进行更改)到 来源 框。 看截图:
doc外部数据验证10

6。 点击 OK。 现在,已在另一个工作簿中创建了外部数据验证。 看截图:
doc外部数据验证11

备注:仅当两个工作簿(源数据工作簿和数据验证工作簿)同时打开时,外部数据验证才能正确工作。

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Comments (6)
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"Only when the two workbook are open at the same time (the source data workbook and the data validation workbook), the external data validation can correctly work." Yes this is rather a big problem isn't it? We would not usually have two workbooks open at the same time, we more likely wish to use an old workbook and simply copy the data validation rules to the new spreadsheet. I gave up trying to do this using copy and paste, instead wrote a VBA macro which applied the data validation rule to a large number of cells in one go. Use 'Record Macro' to set up the VBA commands and make minor adjustments to the resulting code to do the trick. Worked fine.
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Glad its not just me that can't get the external data validation to work. Frustratingly it seemed to once but never again. No idea what I did that time.
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Hello, thanks for showing us how to have a drop-down list linked to an external file. However I could not set up the Data Validation to work, even though I have selected to STOP any invalid entry, which a number not included in the drop-down list itself. Is there any way where I can circumnavigate this?
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Create external data validation in different workbook. This tips not working for sharing file one PC to another PC. How it will works? pls. suggest me.
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Sorry I have no idea on this.
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Thank you so much for this article! I could not get Excel to allow me to reference another sheet for a data validation list. I can only surmise that it is because of the version. Very frustrating! However, I did not know about naming the data list, and by doing so and using the =[data list name], it worked like a charm. Many thanks!
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