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如何在Excel中为下拉列表设置/显示预选值?

Author: Sun Last Modified: 2025-08-22

默认情况下,您创建的普通下拉列表在从列表中选择一个值之前是空白的。但在某些情况下,您可能希望在用户从列表中选择一个值之前,为下拉列表设置或显示一个预选值/默认值,如下图所示。本文可以帮助您实现这一目标。


使用公式为下拉列表设置默认值(预选值)

要为下拉列表设置默认值,您需要先创建一个普通的下拉列表,然后使用公式来完成。

1. 创建一个下拉列表。选择您想要放置下拉列表的单元格或区域,这里以K1为例,并点击 数据 > 数据验证。参见截图:
a screenshot of enabling the Data Validation feature

2. 然后在 数据验证 对话框中,切换到 选项 标签页,选择 一维表 作为 允许 的内容类型,然后将您希望在下拉列表中显示的值输入到 连接源 文本框中。参见截图:
a screenshot of setting the Data Validation dialog box

3. 接着点击 错误警告 标签页,在 数据验证 对话框中,取消勾选 在输入无效数据后显示错误警告 选项。参见截图:
a screenshot of unchecking the Show error alert after invalid data is entered option

4. 点击 确定 关闭对话框,然后转到下拉列表并输入以下公式 =IF(J1="", "--select--") 并按下 Enter 键。参见截图:
a screenshot of using formula to return the preselected value

提示:在公式中,J1 是 K1 旁边的一个空白单元格,请确保该单元格为空白,而“--select--”是您希望显示的预选值,您可以根据需要更改它们。

5. 然后保持下拉列表单元格处于选中状态,并点击 数据 > 数据验证 再次打开 数据验证 对话框,切换到 错误警告 标签页,并重新勾选 在输入无效数据后显示错误警告 选项。参见截图:
a screenshot of checking the how error alert after invalid data is entered option back

7. 点击 确定现在,在用户从下拉列表中选择值之前,指定的带有下拉列表的单元格中会显示一个默认值。
a screenshot of the drop-down list with preselected value

注意: 一旦从下拉列表中选择了某个值,默认值就会消失。
a screenshot showing pre-selected values disappearing when selecting values from a drop-down list

a screenshot of drop-down list collection of Kutools

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