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如何在 Excel 中以逆序、降序或递减顺序填充序列？

Author Siluvia Last modified

通常，在 Excel 中创建的序列都是按升序排列的，随着我们向下移动列或向右移动行，数值会逐渐增加。然而，在许多实际情况下，你可能需要以逆序、降序或递减顺序填充序列。例如，你可能希望创建一个倒计时、以相反顺序分配任务、或者为报告目的格式化数据。本文将演示几种在 Excel 中以逆序或降序填充序列的有效方法。这些方法涵盖了手动操作、基于公式的和自动化的途径，让你可以根据具体需求选择最合适的方法。

使用填充柄功能以逆序或降序填充序列
使用 Kutools for Excel 以逆序或降序填充序列
使用 Excel 公式以逆序或降序填充序列
使用 VBA 代码以逆序或降序填充序列

使用填充柄功能以逆序或降序填充序列

要快速生成逆序或降序的数字序列（如 100、99、98...），你可以利用 Excel 内置的填充柄功能。这种方法适合当你需要创建一个连续递减的序列，并且希望无需复杂设置就能快速完成时使用。

1. 在目标单元格中输入你的降序序列的第一个值——例如，在单元格 A1 中输入 100。

2. 选中单元格 A1。将鼠标指针悬停在单元格的右下角，直到光标变成一个小黑十字。按住鼠标右键并拖动填充柄沿列向下拖动到你需要的位置。到达目标单元格后，松开鼠标按钮。在出现的快捷菜单中，选择“序列”来指定填充选项。如下图所示：

A screenshot showing the Series option in Excel

3. 在弹出的“序列”对话框中，在“步长值”字段中输入一个负值（如 -1 表示每次减少 1），并确保根据你的选择勾选按列或按行填充的选项。点击“确定”按钮生成序列。下面是一个示例：

A screenshot showing Series dialog

确认后，Excel 将根据你指定的递减值自动填充所选范围中的数字，使其按降序排列。

A screenshot of cells filled with a descending series in Excel

注意事项和提示：
1. 或者，你可以输入你所需的递减序列的前两个数字——例如，在 A1 输入 100，在 A2 输入 99——然后选中这两个单元格并拖动填充柄向下。Excel 将检测到模式并继续以递减顺序填充序列，而无需进一步设置。
2. 这种方法对纯数字非常有效。如果你想创建包含文本（如代码或 ID）的降序序列，请考虑使用下面解释的其他方法以获得更大的灵活性和自定义能力。
3. 填充柄功能对于短序列非常方便，但对于非常大的范围或需要自定义递减的情况可能效率较低。

使用 Kutools for Excel 以逆序或降序填充序列

对于经常处理自定义序列或需要结合数字与文本的用户，Kutools for Excel 提供了一个易于使用的“插入序列号”工具。此功能允许你使用高级选项创建和填充降序序列，例如固定长度、前缀、后缀和自定义步长值。它提供了显著的便利性和灵活性，特别是对于批量编号任务。

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1. 导航到 Kutools > 插入 > 插入序列号。

A screenshot of Kutools Insert Sequence Number feature in Excel

2. 在“插入序列号”对话框中，点击“新建”以设置新序列。根据需要配置以下字段：

A. 可选地，在“名称”字段中为你的降序序列输入一个名称，以便将来引用。
B. 使用“起始数字”框指定序列的第一个（起始）数字。
C. 在“增量”框中输入一个负数，以定义每个后续值减少多少（例如，-1 表示倒计时）。
D. 设置要在“数字位数”框中显示的所需数字位数，以统一格式化你的数字。
E. 根据需要添加任何前缀或后缀。如果你需要标识符如“ID-099”，这特别有用。
F. 点击“添加”以保存此序列格式供当前和将来使用。

A screenshot showing Insert Sequence Number dialog with descending configuration in Excel

3. 配置并添加你的序列后，选择你想要填充的范围。在“插入序列号”对话框中，点击你创建的序列，然后点击“填充范围”按钮。所选单元格将立即被你的降序序列填充，并保持任何文本格式或数字长度。

A screenshot showing descending series filled in cells using Kutools

4. 填充序列后，关闭对话框。

提示和预防措施：
• 使用此功能生成的所有序列数字都是唯一的，并遵循你预定义的递减和格式。
• 当重新使用已保存的序列时，Kutools 将自动更新起始数字以从上一个终点继续，防止值重叠。
• 此方法适用于纯数字和组合字母数字（数字加文本）序列。

使用 Excel 公式以逆序或降序填充序列

有时，你可能希望使用公式动态填充降序序列——尤其是在处理大范围或可变大小范围时，或者希望避免使用填充柄进行手动操作时。通过适当的公式，你可以自动生成一个逆序序列，当添加或删除新行时会自动调整，甚至可以引用其他单元格中的起始值以获得更多灵活性。

1. 选择你预期序列的顶部单元格（例如，A1）。如果希望序列从 100 开始，请在单元格 A1 中输入以下公式：

=100-ROW(A1)+1

该公式的工作原理如下：“100”是起始数字。“ROW(A1)”返回当前单元格的行号（在此例中为 1）。当你将此公式向下复制到列中时，行号每行增加 1，因此结果每次减少 1，从而创建一个降序序列。

2. 在 A1 中输入公式后，按 Enter 确认。要继续序列，请选择单元格 A1，拖动填充柄向下复制公式到其他行。调整起始数字（示例中为 100）以适应你所需的起始值。

提示和调整：
• 如果希望每次递减超过 1，则乘以递减量：=100-(ROW(A1)-1)*2 表示每次递减 2。
• 此方法仅限于数字。如果需要结合文本（例如，“ID-100”、“ID-99”等），使用 ="ID-"&(100-ROW(A1)+1)。
注意：如果你插入或删除行，请检查公式是否与目标范围保持一致。

使用 VBA 代码以逆序或降序填充序列

对于更高级的场景，如填充具有自定义步长的序列或更复杂的模式（例如，包括前缀/后缀、字母数字组合或填充大范围变量），可以使用 VBA 宏来自动生成过程。建议有经验的用户使用此方法，特别是在你有重复任务或需要最大自定义时。

1. 打开 VBA 编辑器，点击功能区上的“开发工具”，然后选择“Visual Basic”。在 VBA 窗口中，点击“插入”>“模块”以创建一个新模块，并将以下代码粘贴到代码窗口中：

Sub FillDescendingSeries()
    Dim rng As Range
    Dim StartNum As Long
    Dim StepValue As Long
    Dim cell As Range
    Dim xTitleId As String
    
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    
    Set rng = Application.Selection
    Set rng = Application.InputBox("Select the range to fill", xTitleId, rng.Address, Type:=8)
    
    StartNum = Application.InputBox("Enter the starting number", xTitleId, "100", Type:=1)
    StepValue = Application.InputBox("Enter the decrement per row (e.g.,1)", xTitleId, "1", Type:=1)
    
    For Each cell In rng
        cell.Value = StartNum
        StartNum = StartNum - StepValue
    Next
End Sub

2要运行此宏，请点击 Run button “运行”按钮。系统首先会要求你选择要填充的范围（例如，A1:A20），然后输入起始数字（如 100），接着输入递减步长（如每次减少 1）。宏将自动用降序序列填充你选择的范围。

提示：
• 可以通过修改 cell.Value 分配（例如，cell.Value = "ID-" & StartNum）来自定义此 VBA 代码以包含文本或其他模式。
• 此方法非常灵活——非常适合填充大范围的数据、生成自定义序列或自动化重复任务。
• 记得将工作簿保存为启用了宏的文件（.xlsm），如果你想保留或重复使用 VBA 解决方案。

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