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如何在Excel中按字母顺序创建动态下拉列表?

Author Sun Last modified

大多数用户可能知道如何创建动态下拉列表,但在某些情况下,您可能希望将下拉列表按字母顺序排序,如下图所示。本教程将介绍如何在Excel中按字母顺序创建动态下拉列表。

A screenshot showing a dynamic drop-down list sorted in alphabetical order in Excel

按字母顺序创建动态下拉列表


arrow blue right bubble 按字母顺序创建动态下拉列表

要按字母顺序创建动态下拉列表,请按照以下步骤操作:

1. 选择原始数据,然后点击 公式 > 定义名称。见截图:

A screenshot showing the selection of data and Define Name option in Excel

2. 在 新建名称 对话框中,在 名称 文本框中为所选区域输入一个名称,并在 引用位置 文本框中输入此公式 =OFFSET(Sheet1!$A$1, 0, 0, COUNTA(Sheet1!$A$1:$A$1001))。见截图:

A screenshot showing the New Name dialog

备注:在公式中,A1 是原始数据范围的第一个单元格,Sheet1 是包含原始数据的工作表。

3. 点击 确定。然后转到另一个工作表,这里我转到 Sheet2,并选择一个单元格输入此公式 =IF(COUNTA(List)>=ROWS($A$1:A1), INDEX(List, MATCH(SMALL(COUNTIF(List, "<"&List), ROW(A1)), COUNTIF(List, "<"&List), 0)), ""),然后按 Shift + Ctrl + Enter 键,再向下拖动自动填充句柄直到出现空白单元格。见截图:

A screenshot showing the formula being applied to sort values for the drop-down list in Excel

备注:在上述公式中,List 是您在第2步中为原始数据定义的名称,A1 是原始数据的第一个单元格。

4. 然后选择公式单元格所在的列,并点击 公式 > 定义名称,然后在 名称 文本框中输入 SortedValues新建名称 对话框中。见截图:
A screenshot showing the Define Name option for sorted values in Excel
A screenshot showing the New Name dialog for defining sorted values

5. 点击 确定。然后转到选择需要创建动态下拉列表的单元格或范围,并点击 数据 > 数据验证。见截图:

A screenshot showing the Data Validation option for creating a dynamic drop-down list in Excel

6. 在 数据验证 对话框中,从 允许 列表中选择 列表,并在 来源 文本框中输入 =SortedValues。见截图:

A screenshot showing the Data Validation dialog

7. 点击 确定。现在您可以看到创建的下拉列表已按字母顺序排序。

A screenshot showing the final dynamic drop-down list in alphabetical order in Excel

提示:如果您向原始数据添加新数据,这些数据将自动添加到下拉列表并再次进行排序。见截图:

A screenshot showing the dynamically updated drop-down list after adding new data in Excel


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