Excel 中可搜索下拉列表的终极指南

在 Excel 中创建下拉列表可以简化数据输入并减少错误。但是，对于较大的数据集，滚动浏览冗长的列表会变得很麻烦。如果能够直接键入并快速找到所需项目，不是更方便吗？“可搜索下拉列表”就提供了这种便利。本指南将引导您完成在 Excel 中设置此类列表的四种方法。

• Excel 365 中的可搜索下拉列表
• 创建可搜索下拉列表（适用于 Excel 2019 及更高版本）
• 轻松创建可搜索下拉列表（适用于所有 Excel 版本）
• 使用组合框和 VBA 创建可搜索下拉列表（较复杂）

视频：创建可搜索下拉列表

Excel 365 中的可搜索下拉列表

Excel 365 在其数据验证下拉列表中引入了一个备受期待的功能：能够在列表内进行搜索。通过这种可搜索功能，用户可以更快地定位和选择项目，从而提高效率。按照常规方式插入下拉列表后，只需单击带有下拉列表的单元格并开始输入。列表将立即过滤以匹配输入的文本。

在此示例中，我在单元格中输入 San，下拉列表将筛选出以搜索词 San 开头的城市，例如旧金山和圣地亚哥。然后，您可以使用鼠标选择结果，或者使用箭头键并按 Enter 键确认。

创建可搜索下拉列表（适用于 Excel 2019 及更高版本）

如果您使用的是 Excel 2019 或更高版本，本节中的方法也可以用于使 Excel 中的下拉列表具备搜索功能。

假设您已经使用 Sheet1 中 A2:A8 范围内的数据（左图）在 Sheet2 的 A2 单元格中创建了下拉列表（右图），请按照以下步骤使列表可搜索。

步骤 1. 创建一个列出搜索项目的辅助列

这里我们需要一个辅助列来列出与源数据匹配的项目。在此示例中，我将在 Sheet1 的 D 列中创建辅助列。

1. 选择 D 列中的第一个单元格 D1，并输入列标题，例如本例中的“搜索结果”。
2. 在单元格 D2 中输入以下公式并按 Enter.

   =FILTER(A2:A8,ISNUMBER(SEARCH(Sheet2!A2,A2:A8)),"未找到")

   

步骤 2：重新配置下拉列表

1. 选择下拉列表单元格（在此示例中，我选择 Sheet2 的 A2 单元格），然后转到选择 数据 > 数据验证 > 数据验证.
   
2. 在 数据验证 对话框中，您需要按如下方式配置。
   1. 在 设置 选项卡中，点击 按钮在 来源 框中。
      
   2. 在 数据验证 对话框将重定向到 Sheet1，选择包含步骤 1 公式的单元格（例如，D2），添加一个 # 符号，并点击 关闭 按钮。
      
   3. 转到 错误警告 选项卡，取消选中 在输入无效数据后显示错误警告 复选框，最后点击 确定 按钮以保存更改。
      

结果

现在，Sheet2 中 A2 单元格的下拉列表已具备搜索功能。在单元格中输入文本，点击下拉箭头展开下拉列表，您将看到列表即时过滤以匹配输入的文本。

轻松创建可搜索下拉列表（适用于所有 Excel 版本）

鉴于上述方法的各种限制，这里为您推荐一个非常有效的工具——Kutools for Excel 的“使下拉列表可搜索、自动弹出”功能。该功能适用于所有版本的 Excel，并允许您通过简单的设置轻松在下拉列表中搜索所需的项目。

下载并安装 Kutools for Excel 后，选择 Kutools > 下拉列表 > 使下拉列表可搜索、自动弹出 以启用此功能。在“使下拉列表可搜索”对话框中，您需要执行以下操作：

1. 选择包含需要设置为可搜索下拉列表的范围。
2. 点击 确定 以完成设置。
   

结果

当您点击指定范围内的下拉列表单元格时，右侧会出现一个列表框。输入文本以即时过滤列表，然后选择项目或使用箭头键并按 Enter 键将其添加到单元格中。

使用组合框和 VBA 创建可搜索下拉列表（较复杂）

如果您只是想创建一个可搜索的下拉列表而无需指定特定类型的下拉列表。本节提供了一种替代方法：使用带有 VBA 代码的组合框来实现任务。

假设您在 A 列中有一系列国家名称，如下面的截图所示，现在您想将它们用作可搜索下拉列表的源数据，您可以按照以下步骤操作。

您需要在工作表中插入一个组合框，而不是数据验证下拉列表。

1. 如果 开发工具 选项卡未显示在功能区上，您可以按如下方式启用 开发工具 选项卡。
   1. 在 Excel 2010 或更高版本中，点击 文件 > 选项。在 Excel 选项 对话框中，点击 自定义功能区 在左侧窗格中。转到“自定义功能区”列表框，勾选 开发工具 框，然后点击 确定 按钮。见截图：
      
   2. 在 Excel 2007 中，点击 Office 按钮 > Excel 选项。在 Excel 选项 对话框中，点击 常用 在左侧窗格中，勾选 在功能区中显示开发工具选项卡 框，最后点击 确定 按钮。
      
2. 显示 开发工具 选项卡后，点击 开发工具 > 插入 > 组合框.
   
3. 在工作表中绘制一个组合框，右键单击它，然后从右键菜单中选择 属性 。
   
4. 在 属性 对话框中，您需要执行以下操作：
   1. 在 AutoWordSelect 字段中选择 False；
   2. 在 LinkedCell 字段中指定一个单元格。在此示例中，我们输入 A12；
   3. 在 MatchEntry 字段中选择 2-fmMatchEntryNone；
   4. 在 ListFillRange 字段中输入 DropDownList；
   5. 关闭 属性 对话框。见截图：
      
5. 现在通过点击 开发工具 > 设计模式 关闭设计模式。
6. 选择一个空白单元格，例如 C2，输入以下公式并按 Enter。然后拖动其自动填充柄至 C9 单元格以自动填充相同公式。见截图：

   =--ISNUMBER(IFERROR(SEARCH($A$12,A2,1),""))

   
   注意：

   1. $A$12 是您在第 4 步中指定为 LinkedCell 的单元格；
   2. 完成上述步骤后，您现在可以测试：在组合框中输入字母 C，然后您可以看到引用包含字符 C 的单元格的公式单元格被填充为数字 1。
7. 选择单元格 D2，输入以下公式并按 Enter。然后拖动其自动填充柄至 D9 单元格。

   =IF(C2=1,COUNTIF($C$2:C2,1),"")

   
8. 选择单元格 E2，输入以下公式并按 Enter。然后拖动其自动填充柄至 E9 以应用相同的公式。

   =IFERROR(INDEX($A$2:$A$9,MATCH(ROWS($D$2:D2),$D$2:$D$9,0)),"")

   
9. 现在，您需要创建一个名称范围。请点击 公式 > 定义名称.
   
10. 在 新建名称 对话框中，输入 DropDownList 在 名称 框中，在 引用位置 框中输入以下公式，然后点击 确定 按钮。

    =$E$2:INDEX($E$2:$E$9,MAX($D$2:$D$9),1)
    

    
11. 现在，通过点击 开发工具 > 设计模式 打开设计模式。然后双击组合框以打开 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。
12. 复制并粘贴以下 VBA 代码到代码编辑器中。
    
    VBA 代码：使下拉列表可搜索

    Private Sub ComboBox1_GotFocus()
    	ComboBox1.ListFillRange = "DropDownList"
    	Me.ComboBox1.DropDown
    End Sub

13. 按 Alt + Q 键关闭 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

从现在开始，当在组合框中输入字符时，它将进行模糊搜索并将相关值列在列表中。

相关文章：