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如何在Excel中输入新数据后自动更新图表?

Author: Xiaoyang Last Modified: 2025-07-31

假设您已经创建了一个图表,用于根据工作簿中的数据范围跟踪每日销售情况。但是您需要每天更改或编辑数据的数量,在这种情况下,您必须手动更新图表以包含新数据。有没有什么快速技巧可以帮助您在将新数据添加到现有图表范围时自动更新图表呢?

通过创建表格,在输入新数据后自动更新图表

通过动态公式,在输入新数据后自动更新图表


arrow blue right bubble 通过创建表格,在输入新数据后自动更新图表

如果您有以下数据范围和柱状图,现在希望在输入新信息时图表能够自动更新。在Excel 2007、2010或2013中,您可以创建一个表格来扩展数据区域,这样图表就会自动更新。请按照以下步骤操作:

sample data and chart

1. 选择数据区域,并点击“插入”选项卡下的“ 表格”,见截图:

click Table under Insert tab

2. 在“创建表格”对话框中,如果您的数据有标题,请勾选“ 我的表格有标题”选项,然后点击“ 确定”。见截图:

set options in the Create Table dialog box

3. 数据区域将被格式化为表格,见截图:

the data range is converted to table

4. 现在,当您为6月添加值时,图表将自动更新。见截图:

add values in the table, the chart will be updated automatically

注意事项:

1. 您新输入的数据必须与上方数据相邻,这意味着新数据与现有数据之间不能有空白行或列。

2. 在表格中,您可以在现有值之间插入数据。

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arrow blue right bubble 通过动态公式,在输入新数据后自动更新图表

但有时,您不想将范围更改为表格,而且上述方法在Excel 2003或更早版本中不可用。在这里,我可以向您介绍一种复杂的动态公式方法。以下面的数据和图表为例:

sample data and chart

1. 首先,您需要为每一列创建一个定义名称和动态公式。点击“公式”>“定义名称”。

2. 在“新建名称”对话框中,在“名称”框中输入“日期”,并从“ 范围”下拉列表中选择当前工作表名称,然后在“ 引用位置”框中输入公式=OFFSET($A$2,0,0,COUNTA($A:$A)-1),见截图:

set options in the New Name dialog box

3. 点击“确定”,然后重复上述两个步骤,您可以使用以下范围名称和公式为每个系列创建动态范围:

  • B列:Ruby: =OFFSET($B$2,0,0,COUNTA($B:$B)-1);
  • C列:James: =OFFSET($C$2,0,0,COUNTA($C:$C)-1);
  • D列:Freda: =OFFSET($D$2,0,0,COUNTA($D:$D)-1)

注意:在上述公式中,OFFSET函数引用第一个数据点,COUNTA引用整个列的数据。

4. 为每列数据定义名称和公式后,右键单击图表中的任意列,然后选择“选择数据”,见截图:

choose Select Data from right click menu

5. 在“选择数据源”对话框中,从“图例项(系列)”部分,点击“Ruby”,然后点击“编辑”按钮,在弹出的“编辑系列”对话框中,在“系列值”部分输入=Sheet3!Ruby,见截图:

set options in the Select Data Source dialog box
arrow down
enter a formula into the Series values dialog

6. 然后点击“确定”返回到“选择数据源”对话框,重复第5步以更新剩余的系列以反映其动态范围:

  • James: 系列值: =Sheet3!James;
  • Freda: 系列值: =Sheet3!Freda

7. 设置完左侧数据后,现在您需要点击“水平(分类)轴标签”下的“编辑”按钮以设置此选项,见截图:

click Edit button under Horizontal (Category) Axis Labels
arrow down
set Axis Labels range

8. 然后点击“确定”>“确定”关闭“选择数据源”对话框,完成这些步骤后,您会发现当您向工作表中添加新数据时,图表会自动更新。

the chart updates automatically when typing new data

注意事项:

  • 1. 您必须连续输入新数据,如果跳过行,此方法将无法按预期工作。
  • 2. 如果您输入新的列数据,此方法将不会生效。

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