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Kutools for Office — 一套工具，五种功能。事半功倍。

如何在Excel中调整打印区域大小并适应一页？

Author Xiaoyang Last modified

在打印Excel工作表时，经常会发现内容超出了单页范围，导致多余的列或行被打印在第二页或后续页面上。这不仅会造成纸张的浪费，还会使报告显得不够清晰、难以阅读。理想情况下，您希望所有关键数据都能整齐地呈现在一页上。那么，有没有一种有效的方法可以调整打印区域大小，并确保所有内容都能整齐地适应Excel中的一页呢？幸运的是，在Excel中有几种实用且易于应用的方法可以帮助您实现这一目标。本文将探讨调整打印区域大小并使其适应一页的各种解决方案，从而确保专业外观和高效打印。

使用“将工作表调整为一页”功能调整区域大小并适应一页

Excel提供了一个方便的打印选项，称为“将工作表调整为一页”，该功能可以自动缩放整个工作表以适应单页打印。此功能适用于Excel 2010、2013、2016及更高版本，但不适用于Excel 2007。

通过使用此功能，您可以保持打印整洁，避免分页或半空的打印页面。然而，如果数据集较大，内容可能会显著缩小，导致可读性降低。因此在打印前请务必预览结果。

要使用此功能：

  1. 点击“文件”选项卡并选择“打印”。
  2. 在“设置”部分，点击“无缩放”下拉菜单，并选择“将工作表调整为一页”。参见以下截图：

select the Fit Sheet to One Page from Print section

这样会自动调整您的工作表，使所有数据都适应单页打印。选择此选项后，请检查预览窗格。如果内容看起来太小，考虑在打印之前调整列宽、删除不需要的行/列或将页面方向更改为横向。

注意：此选项在Excel 2007中不可用。如果您使用的是Excel 2007，或者需要对缩放进行更多控制，请尝试下面的另一种方法。

通过更改宽度和高度来调整区域大小并适应一页

另一个确保整个工作表打印在一页上的实用方法是手动调整“缩放以适应”设置。这种方法可以让您更精确地控制Excel如何缩放数据，并且适用于Excel 2007及更高版本。

通过将“宽度”和“高度”选项都设置为1页，Excel将会压缩整个打印区域以适应单页打印。这对于准备标准报告或演示文稿尤其有帮助。

要应用此方法：

  1. 转到“页面布局”选项卡。
  2. 在“缩放以适应”组中，从下拉菜单中将“宽度”和“高度”都设置为1页。

Change the Width and Height to 1 page

一旦两个值都设置为1页，Excel会自动缩放工作表，使所有内容都适应一页打印。

注意：此方法最适合中等大小的工作表。对于较大的数据集，您可能还需要调整页面方向、页边距或纸张大小以确保可读性。如果缩放后的内容看起来太小，可以考虑将数据拆分到多个工作表中。

使用Kutools for Excel在Excel中打印多个选定区域并适应一页

如果您的工作表包含分布在多个区域的重要数据，您可能希望将几个选定的区域一起打印在一页上以获得更好的呈现效果。这无法通过Excel自带的“打印区域”功能完成，因为它仅支持连续区域。Kutools for Excel通过提供“打印多选向导”解决了这一限制，它允许您合并多个区域并在一页上打印它们——节省纸张并提高清晰度。这对汇总报告或分散在工作表中的数据尤其有用。

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免费安装Kutools for Excel后，请按照以下步骤操作：

1. 点击 Kutools Plus > 打印 > 打印多选向导.
click Print Multiple Selection Wizard feature of kutools

2. 在向导对话框中，点击 添加 以插入每个您想包括在页面中的区域。
add the selections to print into one page

3. 点击 下一步. 在向导的第2步中，勾选 指定新的打印设置，然后点击 页面设置. 在 页面 选项卡下，确保 适应 已选中，并在 1 宽度和高度框中输入1页。
set print settings in the dialog box   check Fit to option

4. 点击 确定，然后点击 下一步. 在向导的最后一步，选择您想要的操作——例如， 激活工作表，但不打印它 以在打印前进行预览。
check one operation

5. 将生成一个新的工作表，其中所有选定区域都排列在一个适合打印的布局中。现在，当您打印此工作表时，所有选定区域都会出现在一页上。
all selected range are located into one page

注意事项和提示：
  • 在打印前，您可以重新排列或修改新工作表中的组合区域。
  • 始终使用打印预览确认输出，然后再将其发送到打印机。
  • 此方法比Excel内置的打印选项提供了更大的灵活性，特别是对于非连续的数据区域。

VBA代码 – 自动设置打印区域并将工作表缩放至一页

如果您经常需要打印动态范围，并希望确保内容始终适应单页打印，一个简单的VBA宏可以简化此过程。这对于组织中的自动化报告或共享模板尤其有用。在使用VBA之前，请先保存您的工作簿——宏将修改打印设置并且不能通过Ctrl + Z撤销。

1. 打开VBA编辑器：转到“开发工具”选项卡 > “Visual Basic”。在VBA编辑器中，点击“插入” > “模块”，然后粘贴以下代码：

Sub SetPrintAreaAndScaleToFitOnePage()
    Dim WorkRng As Range
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"  ' Dialog title
    Set WorkRng = Application.Selection
    Set WorkRng = Application.InputBox("Please select the range to print:", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
    If WorkRng Is Nothing Then Exit Sub
    With ActiveSheet
        .PageSetup.PrintArea = WorkRng.Address
        .PageSetup.Zoom = False
        .PageSetup.FitToPagesTall = 1
        .PageSetup.FitToPagesWide = 1
    End With
    MsgBox "Print area set and scaled to fit on one printed page.", vbInformation, xTitleId
End Sub

2. 按下 Run button 运行 按钮或按 F5 执行代码。将弹出一个对话框，提示您选择要打印的区域。选择完成后，Excel将自动定义打印区域并将其缩放以适应一页。

提示和注意事项：
  • 此宏将替换当前工作表上的任何现有打印区域设置。
  • 如需重复操作不同的区域，只需重新运行宏即可。
  • 对于大型数据选择，缩放可能会降低可读性——在打印前请务必检查打印预览。
  • 必须启用宏才能运行此代码。如果您的组织限制了宏，请在继续之前咨询IT部门。

Excel公式 – 使用命名区域动态定义打印区域

如果您经常添加或删除行，并希望打印区域能够随着数据集的变化自动扩展或缩小，可以使用Excel函数（例如OFFSET和COUNTA）定义动态命名区域。这种方法非常适合定期更新的工作表——如报告、日志或表单——并消除了每次数据变化时手动重置打印区域的需求。

1. 转到“公式” > “名称管理器” > “新建”以创建新的命名区域。在“新建名称”对话框中，将名称设置为PrintArea，并在“引用位置”字段中输入以下公式（假设您的数据从单元格A1开始）：

=OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),COUNTA(Sheet1!$1:$1))

2. 点击“确定”以保存命名区域。然后转到“页面布局” > “打印区域” > “设置打印区域”。如果出现提示，在公式栏中输入=PrintArea。您的打印区域现在将随着添加或删除数据而动态调整。

公式分解：OFFSET函数定义了一个从A1开始的区域，根据A列中非空白单元格的数量向下扩展（行数），根据第1行中非空白单元格的数量向右扩展（列数）。您可以自定义公式以匹配实际数据起始点。

实用提示：此方法最适合连续数据块。如果您的工作表包含多个非连续区域，可以考虑使用Kutools for Excel或VBA方法以更好地控制打印布局。

在这些解决方案之间进行选择时，请考虑您的工作表大小、更新频率以及打印需求：

  • 内置的Excel缩放功能对于小型或一次性任务快速且有效。
  • VBA宏为企业环境中的重复任务或大规模打印设置提供了自动化优势。
  • 动态命名区域非常适合频繁更改大小并需要持续灵活性的表格。
  • 推荐在打印多个非相邻区域时使用Kutools for Excel。

提醒：如果您的打印内容显示过小或被截断，请仔细检查纸张大小、页边距和方向设置。在打印前，始终使用打印预览检查布局。如果VBA或公式出现错误，请验证您的范围引用是否与数据布局匹配，并根据需要调整逻辑。为了获得最佳效果，可以根据实际工作流程或报告需求自由组合多种方法。

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