Excel下拉列表：创建，编辑，删除和更多高级操作

下拉列表类似于列表框，允许用户从选择列表中选择一个值。 本教程将演示下拉列表的基本操作：在excel中创建，编辑和删除下拉列表。 除此之外，本教程还为下拉列表提供了高级操作，以增强其功能以解决更多Excel问题。

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创建简单的下拉列表

对于使用下拉列表，您需要首先学习如何创建它。 本节提供了6种方法来帮助您在Excel中创建下拉列表。

从一系列单元格创建下拉列表

在此演示从Excel中的单元格区域创建下拉列表的步骤。 请做如下

1.选择一个单元格范围以查找下拉列表。

Tips：您可以通过按住，同时为多个不连续的单元格创建下拉列表 按Ctrl 键，一一选择单元格。

2。 点击 时间 > 数据验证 > 数据验证.

3.在 数据验证 对话框中的 个人设置 标签，请进行以下配置。

:

现在，下拉列表已创建。 单击下拉列表单元格时，将在其旁边显示一个箭头，单击箭头以展开列表，然后可以从中选择一个项目。

从表创建动态下拉列表

您可以将数据范围转换为Excel表，然后根据表范围创建动态下拉列表。

1.选择原始数据范围，然后按 按Ctrl + T 键。

2。 点击 OK 在弹出 创建表 对话框。 然后将数据范围转换为表格。

3.选择一个单元格区域以放入下拉列表，然后单击 时间 > 数据验证 > 数据验证.

4.在 数据验证 对话框，您需要：

然后创建动态下拉列表。 在表范围内添加或删除数据时，下拉列表中的值将自动更新。

使用公式创建动态下拉列表

除了从表范围创建动态下拉列表之外，您还可以使用公式在Excel中创建动态下拉列表。

1.选择要在其中输出下拉列表的单元格。

2。 点击 时间 > 数据验证 > 数据验证.

3.在 数据验证 对话框，请进行以下配置。

然后创建动态下拉列表。 在特定范围内添加或删除数据时，下拉列表中的值将自动更新。

从命名范围创建下拉列表

您还可以从Excel中的命名范围创建下拉列表。

1.首先，创建一个命名范围。 选择您要基于其创建命名范围的单元格范围，然后在范围名称中键入 名字 框，然后按 输入 键。

2。 点击 时间 > 数据验证 > 数据验证.

3.在 数据验证 对话框，请进行以下配置。

现在，将使用来自命名范围的数据创建下拉列表。

从另一个工作簿创建下拉列表

假设有一本名为“源数据”，并且您要根据此“中的数据”在另一个工作簿中创建下拉列表源数据”工作簿，请执行以下操作。

1.打开“ SourceData”工作簿。 在此工作簿中，选择要创建的数据下拉列表，在其中输入范围名称 名字 框，然后按 输入 键。

在这里，我将范围命名为City。

2.打开要插入的工作表下拉列表。 请点击 公式 > 定义名称.

3.在 新名字 在对话框中，您需要根据在工作簿“ SourceData”中创建的范围名称创建一个命名范围，请进行以下配置。

:

4.打开您将插入下拉列表的工作簿，选择下拉列表的单元格，然后单击 时间 > 数据验证 > 数据验证.

5.在 数据验证 对话框，请进行以下配置。

现在，下拉列表已插入到选定范围内。 下拉值来自另一个工作簿。

使用出色的工具轻松创建下拉列表

在这里强烈推荐 创建简单的下拉列表 实用程序 Kutools for Excel。 使用此功能，您可以轻松创建具有特定单元格值的下拉列表，也可以使用在Excel中预设的自定义列表创建下拉列表。

1.选择要插入的单元格下拉列表，然后单击 库工具 > 下拉列表 > 创建简单的下拉列表.

2.在 创建简单的下拉列表 对话框，请进行以下配置。

备注：如果要基于在Excel中预设的自定义列表创建下拉列表，请选择 自定义列表 在选项 来源 部分中，在 自定义列表 框，然后单击 OK 按钮。

现在，下拉列表已插入到选定范围内。

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编辑下拉列表

如果要编辑下拉列表，此部分中的方法可能会对您有所帮助。

根据单元格范围编辑下拉列表

要根据单元格范围编辑下拉列表，请执行以下操作。

1.选择要编辑的包含下拉列表的单元格，然后单击 时间 > 数据验证 > 数据验证.

2.在 数据验证 对话框中，更改单元格引用 来源 框，然后单击 OK 按钮。

根据命名范围编辑下拉列表

假设您添加或删除命名范围内的值，并且基于该命名范围创建下拉列表。 要在下拉列表中显示更新的值，请执行以下操作。

1。 点击 公式 > 名称管理员.

Tips：您可以打开 名称管理员 按下 按Ctrl + F3 键。

2.在 名称管理员 窗口，您需要配置如下：

3.然后 微软的Excel 弹出对话框，单击 USB MIDI（XNUMX通道） 按钮保存更改。

然后基于此命名范围的下拉列表将更新。

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删除下拉列表

本节讨论在Excel中删除下拉列表。

使用Excel内置功能删除下拉列表

Excel提供了一个内置功能，可帮助从工作表中删除下拉列表。 请执行以下操作。

1.选择包含要删除的下拉列表的单元格区域。

2。 点击 时间 > 数据验证 > 数据验证.

3.在 数据验证 对话框中，单击 全部清除 按钮，然后单击 OK 保存更改。

现在，下拉列表将从选定范围中删除。

使用出色的工具轻松删除下拉列表

Kutools for Excel 提供了一个方便的工具- 清除数据验证限制s 以帮助轻松地一次从一个或多个选定范围中删除下拉列表。 请执行以下操作。

1.选择包含要删除的下拉列表的单元格区域。

2。 点击 库工具 > 防止打字 > 清除数据验证限制。 看截图：

3.然后 Kutools for Excel 弹出对话框询问您是否清除下拉列表，请单击 OK 按钮。

然后，将立即删除此选定范围内的下拉列表。

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添加颜色到下拉列表

在某些情况下，您可能需要创建一个以颜色编码的下拉列表，以便一眼就能区分出下拉列表单元格中的数据。 本节提供了两种方法来帮助您详细解决问题。

使用条件格式将颜色添加到下拉列表

您可以为包含下拉列表的单元格创建条件规则，以使其具有颜色编码。 请执行以下操作。

1.选择包含要对其进行颜色编码的下拉列表的单元格。

2。 点击 主页 > 条件格式 > 管理规则.

3.在 条件格式规则管理器 对话框中，单击 新规则 按钮。

4.在 新格式规则 对话框，请进行以下配置。

5.返回到 条件格式规则管理器 对话框，重复上述步骤3和4，为其他下拉菜单项指定颜色。 指定完颜色后，点击 OK 保存更改。

从现在开始，当从下拉列表中选择项目时，单元格将根据选定的文本以指定的背景色突出显示。

使用出色的工具轻松添加颜色到下拉列表

这里介绍 彩色下拉列表 的特点 Kutools for Excel 帮助您轻松在Excel的下拉列表中添加颜色。

1.选择包含要添加颜色的下拉列表的单元格。

2。 点击 库工具 > 下拉列表 > 彩色下拉列表.

3.在 彩色下拉列表 对话框，请执行以下操作。

Tips：如果要根据下拉列表选择突出显示行，请选择 数据范围行 在选项 适用于 部分，然后选择要在 突出显示行 框。

现在，下拉列表使用颜色编码，如下面的屏幕截图所示。

根据下拉列表选择突出显示单元格

根据下拉列表选择突出显示行

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在Excel或Google表格中创建从属下拉列表

从属下拉列表有助于显示选择，具体取决于第一个下拉列表中选择的值。 如果您需要在Excel工作表或Google工作表中创建一个从属（层叠）下拉列表，则本节中的方法可能会对您有所帮助。

在Excel工作表中创建一个依赖下拉列表

下面的演示在Excel工作表中显示从属下拉列表。

请点击 如何在Excel中创建从属级联下拉列表？ 以获得逐步指南教程。

在Google工作表中创建一个依赖下拉列表

如果要在Google工作表中创建从属下拉列表，请参阅 如何在Google表格中创建从属下拉列表？

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创建可搜索的下拉列表

对于工作表中包含一长串项目的下拉列表，您很难从列表中选择某个项目。 如果您记得某个项目的首字母或几个连续字符，您可以在下拉列表中执行搜索功能以轻松过滤它。 本节将演示如何在 Excel 中创建可搜索的下拉列表。

假设您要基于Sheet1的A列中的位置创建下拉列表的源数据，如下图所示。 请执行以下操作以使用这些数据在Excel中创建可搜索的下拉列表。

1.首先，使用数组公式在源数据列表旁边创建一个帮助器列。

在这种情况下，我选择单元格B2，在其中输入以下公式，然后按 按Ctrl + 转移 + 输入 键以获得第一个结果。

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$50,SMALL(IFERROR(MATCH(IF(FIND(CELL("contents"),$A$2:$A$50)>0,$A$2:$A$50,""),$A$2:$A$50,0),""),ROW(A1))),"")

选择第一个结果单元格，然后拖动其 填充手柄 一直到列表末尾。

备注：在此数组公式中，$ A $ 2：$ A $ 50是您将基于其创建下拉列表的源数据范围。 请根据您的数据范围进行更改。

2。 点击 公式 > 定义名称.

3.在 编辑名称 对话框，请进行以下配置。

现在，您需要基于命名范围创建下拉列表。 在这种情况下，我将在Sheet2中创建可搜索的下拉列表。

4.打开Sheet2，为下拉列表选择单元格范围，然后单击 时间 > 数据验证 > 数据验证.

5.在 数据验证 对话框，请执行以下操作。

6.右键单击工作表选项卡（Sheet2），然后选择 查看代码 从右键单击菜单中。

7.在开幕 Microsoft Visual Basic应用程序 窗口中，将下面的VBA代码复制到代码编辑器中。

VBA代码：在Excel中创建可搜索的下拉列表

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
Application.Calculate
End Sub

8。 按 其他 + Q 关闭键 Microsoft Visual Basic应用程序 窗口。

现在创建了可搜索的下拉列表。 如果要提取一个项目，只需在下拉单元格中输入该项目的一个或几个连续字符，单击下拉箭头，然后基于输入内容的项目就会在下拉列表中列出。 看截图：

备注：此方法区分大小写。

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创建下拉列表，但显示不同的值

假设您已经创建了一个下拉列表，从中选择项目时，您希望在单元格中显示其他内容。 如下面的演示所示，您已经基于国家/地区名称列表创建了一个下拉列表，当从下拉列表中选择国家/地区名称时，您想要在下拉单元格中显示所选国家/地区名称的缩写。 本节提供了VBA方法来帮助您解决问题。

1.在源数据的右侧（“国家名称”列），创建一个新列，其中包含要在下拉单元格中显示的国家名称的缩写。

2.选择国家名称列表和缩写列表，然后在 名字 框，然后按 输入 键。

3.选择下拉列表的单元格（此处选择D2：D8），然后单击 时间 > 数据验证 > 数据验证.

4.在 数据验证 对话框，请进行以下配置。

5.创建下拉列表后，然后右键单击工作表选项卡，然后选择 查看代码 从右键单击菜单中。

6.在开幕 Microsoft Visual Basic应用程序 窗口中，将下面的VBA代码复制到代码编辑器中。

VBA代码：在下拉列表中显示不同的值

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
'Updateby Extendoffice 20201027
    selectedNa = Target.Value
    If Target.Column = 4 Then
        selectedNum = Application.VLookup(selectedNa, ActiveSheet.Range("dropdown"), 2, False)
        If Not IsError(selectedNum) Then
            Target.Value = selectedNum
        End If
    End If
End Sub

:

7。 按 其他 + Q 关闭键 Microsoft Visual Basic应用程序 窗口。

从现在开始，当从下拉列表中选择某个国家名称时，所选国家名称的相应缩写将显示在单元格中。

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创建带有复选框的下拉列表

许多Excel用户倾向于创建带有多个复选框的下拉列表，以便他们只需勾选复选框即可从列表中选择多个项目。

如下面的演示所示，当单击包含下拉列表的单元格时，将出现一个列表框。 在列表框中，每个项目之前都有一个复选框。 您可以勾选复选框以在单元格中显示相应的项目。

如果要在Excel中创建带有复选框的下拉列表，请参阅 如何在Excel中创建具有多个复选框的下拉列表？.

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将自动完成添加到下拉列表

如果您有一个包含大项目的数据验证下拉列表，则需要在列表中上下滚动以找到合适的列表，或者直接在列表框中键入整个单词。 如果下拉列表在输入第一个字母时可以自动完成，那么一切将变得更加容易。

有关使下拉列表在Excel工作表中自动完成的信息，请参见 在Excel下拉列表中键入时如何自动完成？.

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根据下拉列表选择过滤数据

本节将演示如何应用公式来创建下拉列表过滤器，以便基于从下拉列表中的选择提取数据。

1.首先，您需要创建一个下拉列表，其中包含提取数据所基于的特定值。

Tips：请按照上述步骤操作 在Excel中创建一个下拉列表.

创建具有唯一项列表的下拉列表

如果您的范围内有重复项，并且您不想创建一个重复项的下拉列表，则可以按以下方式创建唯一项列表。

1）复制您将基于创建的单元格下拉列表 按Ctrl + C 键，然后将它们粘贴到新的范围。

2）选择新范围内的单元格，单击 时间 > 删除重复.

3）在 删除重复 对话框中，单击 OK 按钮。

4）然后 微软的Excel 弹出窗口告诉您要删除多少重复项，请单击 OK.

现在您获得了项目的唯一列表，现在可以基于此唯一列表创建下拉列表。

2.然后，需要创建三个助手列，如下所示。

3.根据原始数据范围创建一个范围，以使用以下公式输出提取的数据。

:

现在创建了一个下拉列表过滤器，您可以基于下拉列表选择轻松地从原始数据范围中提取数据。

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从下拉列表中选择多个项目

默认情况下，下拉列表允许用户每次在一个单元格中仅选择一项。 在下拉列表中重新选择项目时，先前选择的项目将被覆盖。 但是，如果要求您从下拉列表中选择多个项目并在下拉单元格中显示所有项目，如下面的演示所示，该怎么办？

要从Excel的下拉列表中选择多个项目，请参阅 如何在Excel中创建具有多个选择或值的下拉列表？。 本教程详细提供了两种方法来帮助您解决问题。

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设置下拉列表的默认（预选）值

默认情况下，下拉列表单元格显示为空白，下拉箭头仅在您单击该单元格时出现。 如何一目了然地找出哪些单元格包含工作表中的下拉列表？

本节将演示如何在Excel中为下拉列表设置默认（预选）值。 请执行以下操作。

在应用以下两种方法之前，需要创建下拉列表并进行如下配置。

1.选择下拉列表的单元格，然后单击 时间 > 数据验证 > 数据验证.

Tips：如果您已经创建了下拉列表，请选择包含下拉列表的单元格，然后单击 时间 > 数据验证 > 数据验证.

2.在 数据验证 对话框，请进行以下配置。

创建下拉列表后，请应用以下方法之一为其设置默认值。

使用公式设置下拉列表的默认值

您可以按照下面的步骤使用以下公式为创建的下拉列表设置默认值。

1.选择下拉列表单元格，在其中输入以下公式，然后按 输入 键显示默认值。 如果下拉列表单元格是连续的，则可以拖动 填充手柄 结果单元格以将公式应用于其他单元格。

= IF（C2 =“”，“-从列表中选择项目-”）

:

使用VBA代码一次为工作表中的所有下拉列表设置默认值

假设有很多下拉列表位于工作表中的不同范围内，要为所有列表设置默认值，则需要重复应用公式。 那很费时间。 本节提供了有用的VBA代码，可用于您一次为工作表中的所有下拉列表设置默认值。

1.打开包含您要设置默认值的下拉列表的工作表，然后按 其他 + F11 键打开 Microsoft Visual Basic应用程序 窗口。

2.在 Microsoft Visual Basic应用程序 窗口中，单击 插页 > 模块，然后将下面的VBA代码粘贴到“代码”窗口中。

VBA代码：一次为工作表中的所有下拉列表设置默认值

Sub SetDropDownListToDefaultValue()
'Updated by Extendoffice 20201026
Dim xWs As Worksheet
Dim xRg, xFRg As Range
Dim xET: xET = Null
Dim xStr As String
xStr = "- Choose from the list -"
Set xWs = Application.ActiveSheet
Set xRg = xWs.UsedRange.Cells
    On Error Resume Next
    For Each xFRg In xRg
    xET = Null
    xET = xFRg.Validation.Type
    If Not IsNull(xET) Then
        If xFRg.Validation.Type = 3 Then
            xFRg.Value = "'" & xStr
        End If
    End If
    Next
End Sub

：在上面的代码中， - 从列表中选择 - 是要显示在下拉列表单元格中的默认值。 您也可以根据需要更改默认值。

3。 按 F5 键，然后弹出一个“宏”对话框，请确保 下拉列表到默认值 在中选择 宏名 框，然后单击 运行 按钮运行代码。

然后，将指定的默认值立即填充到下拉列表单元格中。

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增加下拉列表字体大小

通常，下拉列表具有固定的字体大小，如果字体大小很小以至于无法读取，则可以尝试使用以下VBA方法进行放大。

1.打开包含要放大字体大小的下拉列表的工作表，右键单击工作表选项卡，然后选择 查看代码 从右键单击菜单中。

2.在 Microsoft Visual Basic应用程序 窗口中，将下面的VBA代码复制到代码编辑器中。

VBA代码：放大工作表中下拉列表的字体大小

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
'updateby Extendoffice 20201027
    On Error GoTo LZoom
    Dim xZoom As Long
    xZoom = 100
    If Target.Validation.Type = xlValidateList Then xZoom = 130
LZoom:
    ActiveWindow.Zoom = xZoom
End Sub

备注： 这里 x变焦= 130 代码中的表示您将把当前工作表中所有下拉列表的字体扩大到130。您可以根据需要进行更改。

3。 按 其他 + Q 关闭键 Microsoft Visual Basic应用程序 窗口。

从现在开始，当单击下拉单元格时，当前工作表的缩放级别将被放大，单击下拉箭头，您会看到所有下拉项的字体大小也被放大。

从下拉列表中选择项目后，您可以单击下拉单元格之外的任何单元格以返回到原始缩放级别。