Kutools for Outlook：一款智能专业的附加组件——现已推出免费版本

看看Kutools for Outlook如何在Outlook 2024、2021、2019、2016、2013、2010和Office 365中节省您的时间。

这些工具按照它们出现的功能区组别组织如下。

Kutools标签页

常用	视图	邮件	扩展工具	选项

帮助

Kutools Plus标签页

报告	删除	附件	自动	联系人	文件夹	搜索	打印	日历

撰写窗口中的Kutools标签页

相关功能组

注意：当您在Outlook阅读窗格中打开邮件时，会出现Kutools标签页。

阅读窗口中的Kutools标签页

相关功能组

注意：当在Outlook阅读窗格中打开电子邮件时，Kutools标签页会变得可见。

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常用分组：

AI Mail Assistant：AI Mail Assistant 利用最先进的 AI 技术，帮助您快速、精确、智能地回复邮件。同时能够优化邮件内容、总结邮件信息、将其翻译成多种语言、提取邮件内的重要信息并进行分析。此外，您还可以根据特定需求创建全新模板，例如识别合同漏洞等。

AI 工具箱：

• AI 工作总结：借助 AI 驱动的摘要功能简化您的工作流程。可在 Outlook 内即时汇总多封邮件并生成详细报告，让您的任务完成得更快更精准。
• 显示 KUTOOLS AI 标签：如果您已隐藏 KUTOOLS AI 标签，请点击此处重新显示。
• 禁用 Kutools 所有 AI 功能：禁用全部 AI 功能，且未来不再显示。
• AI 配置：设置 AI 提供商、API 密钥和模型。

提示：如果您还没有自己的 AI 密钥，您可以注册获取 Kutools AI 密钥，在所有 AI 功能中免费获得100 次使用机会。

超级收件人：通过跨帐户联系人访问、高级搜索、便捷的排序与筛选、自定义显示选项以及直观的视觉提示，超级收件人让您的邮件沟通高效、顺畅。

超级通讯簿：轻松访问各帐户的联系人。快速切换帐户、全字段条件搜索、显示自定义联系人字段并灵活排序，一切集于强大的联系人管理工具中。

批量处理：包含多项用于批量处理邮件的工具

• 模板答复选中的一封或多封邮件：可批量使用预设模板答复多封邮件，无需逐一回复，也不需设置复杂规则。
• 以邮件的形式逐个转发选中的多封邮件：Outlook 默认会将多封选中邮件作为附件一次转发。本功能则可将每封选中邮件单独作为独立邮件分别转发。
• 将选中的多封邮件保存为 PDF 等多种格式的文件：可批量或逐一将多邮件保存为 HTML、TXT、Word、PDF、CSV、Excel 等多种格式。

添加联系人：

• 将选中的多封邮件的发件人和多个收件人添加到联系人：可一键将选中邮件中的所有发件人与收件人快速添加至联系人文件夹，无重复记录。
• 将选中的多封邮件的发件人和多个收件人添加到联系人组：可直接将选中邮件中的多位发件人或收件人添加进指定的联系人组。

查看分组：

标签栏：在 Outlook 中启用标签式界面。所有打开的窗口（邮件、联系人、任务等）都显示在标签栏，便于快速切换。

资源库：启用后，会在 Outlook 窗口右侧（阅读窗格或弹窗）显示一个面板，您可以直接将表情符号、自动图文集或书签插入邮件。

• 表情符号：为邮件正文添加丰富的表情，兼容所有 Windows 系统。可自定义表情分组，便于分类管理。
• 自动图文集窗格：将常用文本、图片或形状保存为自动图文集，方便撰写邮件时快速插入。
• 书签：如同在 Word 中，您可以在邮件正文内添加书签，便于导航定位。

悬浮工具栏：启用后，在 Outlook 中显示表情悬浮工具栏，撰写邮件时可快速插入表情符号。

更多：启用后，会在 Outlook 窗口右侧（阅读窗格或弹窗）显示一个面板，您可以直接将表情符号、自动图文集或书签插入邮件。

• 关闭时最小化：点击关闭（X）按钮时，将 Outlook 最小化到系统托盘而非完全关闭，让 Outlook 在后台运行且不占用任务栏空间。
• 邮件提醒：可自定义规则，在重要邮件到达时收到提醒。例如，设置关键字“Test”为重要，只要主题、正文、发件人姓名或地址包含“Test”的邮件，都会实时弹窗提醒。
• 显示发件人时区：可同时显示邮件原始发送时间和发件人当前时区时间，非常适合安排答复。
• 邮件头信息：在 Outlook 邮件窗口直接显示邮件头详情及元数据信息。

邮件分组：

稍后处理：临时将选中邮件移动至“稍后处理”文件夹，并在预设时间自动返回收件箱。

计划发送：自定义邮件的发送时间，邮件会在预定时间自动投递。

定期发送：自定义邮件定期发送时间，系统会在设定时间自动投递邮件。

延迟发送：对所有外发邮件的投递进行延迟设置。延迟期间可随时修改或撤销，真正发送前自由把控。

分别发送：同一封邮件分别发给多位收件人，并为每人定制问候语（如“Dear 张三”，“Dear 李四”），不会暴露其他收件人地址。

附件答复：在回复邮件时保留原始附件，附件不会在回复中丢失。

全部答复时带附件：对所有收件人进行回复时，确保原始邮件的所有附件同时保留。

响应：

• 答复不包含历史消息：答复时不包含原始邮件内容。
• 全部答复不包含历史消息：对所有收件人答复时，不包含原始邮件正文。
• 撤回邮件：尝试通过 Outlook 撤回已发送邮件，支持单封及批量操作。状态窗口会显示哪些邮件已发送撤回命令，并对每位收件人分别推送撤回成功与否的通知。
• 撤回邮件历史记录：跟踪所有邮件的撤回状态，包括撤回成功、失败及未知情况。

扩展工具分组：

高级规则：相比 Outlook 默认设置，提供更多规则类型与自定义选项，让您更灵活地管理邮件。

反钓鱼：自动或手动检测邮件中的隐藏链接并显示真实网址，帮助您有效防范网络钓鱼，保障信息安全。

垃圾邮件：一套全面的工具组用于阻止或解除特定邮件，让您的收件箱远离垃圾信息。

• 阻止发件人：自动将特定发件人的邮件移动到垃圾邮件文件夹。只需选择想要阻止的发件人邮件并启用此功能，今后该发件人的来信将被自动过滤。
• 阻止发件人的域：阻止来自某个域（如 @gmail.com）的全部邮件。选中邮件并启用该功能后，今后来自此域的邮件将直接归入垃圾邮件箱。
• 阻止主题：自动屏蔽主题包含指定关键词或短语的邮件。启用后，此类邮件都会被归为垃圾邮件。
• 阻止正文：依据邮件正文中出现的特定词语或语句过滤邮件。例如，可屏蔽包含“Rolex watch”的推广邮件，让垃圾信息无所遁形。
• 从不阻止发件人：确保来自指定发件人的邮件无论任何规则都能正常接收。可批量添加允许的邮箱地址。
• 从不阻止发件人的域：将整个域（例如 @company.com）加入白名单，保证该域下所有邮件均可正常送达。
• 从不阻止主题：确保指定主题的邮件永不被误判为垃圾邮件。
• 从不阻止正文：只要邮件正文中包含特定短语或关键词，即使有其他规则，该邮件也始终允许接收。
• 管理垃圾邮件：集中管理面板，可对所有垃圾邮件规则进行创建、编辑、删除、启用或禁用操作。
• 立刻执行垃圾邮件规则：手动一键应用所有已配置的垃圾邮件过滤规则，高效清理收件箱。

选项分组：

新建邮件时自动在主题中插入日期：撰写新邮件时，主题行会自动添加当前日期。

创建、回复或转发邮件时自动包含日期在签名中：每次撰写、答复或转发邮件时，签名处会自动附加当前日期。

始终用默认账号答复：无论邮件投递至哪个帐号，所有回复均自动使用您的默认邮箱发送。

创建、回复或转发邮件时自动插入问候语：在邮件正文自动填充个性化开场问候，提升交流体验。

“全部答复”时自动将自己加入收件人：在使用“全部答复”操作时，自动将您的地址添加到收件人栏。

回复 / 全部答复时警告：当邮件有多个收件人时，显示确认提示框。

“全部答复”遇到自己在密件抄送（BCC）时提醒：如您的地址位于该邮件 BCC 栏，回复全部时会自动弹出警告。

转发邮件时默认使用主帐号：自动用默认邮箱转发所有邮件。

显示：将弹出提示通知，让您了解 Kutools for Outlook 已为您完成的操作。共包含6 种选项：

• 1. 自动抄送密送时显示提示窗口。
• 2. 自动转发时显示提示窗口。
• 3. 自动答复时显示提示窗口。
• 4. 定期发送邮件时显示提示窗口。
• 5.计划或延迟发送邮件时显示提示窗口。

启用日志：记录 Kutools for Outlook 所有自动操作的成功与失败结果。

更改默认文本缩放比例：自定义阅读、撰写、回复与转发邮件时的默认缩放级别。

启用查询生成器：一键开启 Outlook 隐藏的查询生成器，体验更强大的高级搜索功能。

更改最大附件大小：可自定义附件大小上限，便于发送/接收大文件。

配置附件类型：可解除或允许邮件附件中特定文件扩展名的访问限制。

更改默认附件保存文件夹：指定保存邮件附件的默认目录。

帮助分组：

日志： 用于记录 Kutools for Outlook 自动操作的成功或失败结果。

检查更新：检测并安装 Kutools for Outlook 的最新版本。

帮助：

• 反馈：建议提交 / 报错提交。
• 更改授权：输入或更新您的授权信息以激活专业版。
• 设置中心：可配置 AI 功能启用状态及界面语言首选项。
• 工具栏模式：选择您喜爱的 Kutools 工具栏布局或显示模式。
• 分享：转发邮件给朋友 / 分享到 Facebook / 分享到 Twitter / 分享到 LinkedIn / 分享到微博。
• 关于：实时查看 Kutools for Outlook 后台进程的相关信息。

报告分组：

统计：可按指定时间段或文件夹，快速统计 Outlook 邮件数量。统计结果支持导出为新文件（如 Excel 工作簿），是生成邮件活动报告的理想工具。

1. 统计每日、每周或每月的收发邮件总数
2. 统计已选中邮件的数量
3. 统计所有文件夹以及邮箱帐户的邮件总数
4. 将结果导出到 Excel进行报告或分析

报告：

• 快速报告：可将选定邮件文件夹的所有邮件或任务文件夹的所有任务详细信息直接导出至 Excel。可自定义报告字段，满足您的分析需求。
• 分析邮件头：一键查看并分析完整的邮件互联网头信息，帮助排查投递问题或识别钓鱼邮件。
• 选中项目统计：本工具集包括两项强大的计数器：
  • 未读项目计数器 —— 可即时显示所有文件夹的未读项目总数
  • 项目总数计数器 —— 显示所有 Outlook 文件夹内已读及未读项目的总数

删除分组：

删除重复邮件：可快速扫描并删除选中文件夹（支持多帐户）的重复邮件。也可选择将重复邮件移动到指定文件夹，而非彻底删除。

• 从已选邮件中移除重复邮件：根据主题、正文及附件名称识别并删除所选邮件中的重复项。
• 快速扫描并移除重复邮件：可扫描一个或多个文件夹，移除拥有相同主题、正文与附件名称的重复邮件。
• 高级扫描并删除重复邮件：使用自定义条件，在选定文件夹中检测并清理重复邮件。

删除重复联系人：可一次性删除一个或多个联系人文件夹中的重复联系人。也可选择将重复联系人移动至其他文件夹而非直接删除。
注意：默认按“全名”和“邮件地址1”字段判定为重复联系人。可自定义匹配规则。

合并重复联系人：在单个或多个文件夹中，依据指定匹配字段合并重复联系人。
便笺：默认的重复联系人判定字段为“全名”和“邮件地址1”，可根据需要自定义。

删除重复任务：可快速清理单个或多个文件夹内的重复任务，仅保留唯一副本。

删除主题前缀： 可自动去除选中邮件或整个文件夹中常见的回复或转发前缀（如 RE:、FW: 等），且支持自定义前缀类型。

删除：

• 按发件人删除邮件：可一键删除当前文件夹中与选中邮件同一发件人的所有邮件，亦可按日期范围筛选。
• 删除相同主题的邮件：可根据选中邮件的主题，一键批量删除同主题邮件，并支持按日期范围过滤。
• 移除滞留邮件：邮件因附件过大或错误常滞留于发件箱。可一键批量删除所有此类滞留邮件。

附件分组：

附件管理器：为多邮件附件提供统一管理平台，可批量快速保存、删除、压缩及拆离附件。支持自动化，根据规则自动对收发邮件中的附件进行拆离或压缩。

附件工具：本分组包含多种实用工具，方便快捷地处理 Outlook 附件：

• 压缩附件：可对一封或多封邮件中的所有附件批量压缩。也可通过筛选条件，仅压缩特定附件。
• 解压所有附件：可一键解压一封或多封已选邮件中的所有压缩附件。
• 拆离附件：批量移除选中邮件的全部附件并保存到指定文件夹。支持高级筛选，精准定位目标附件。
• 恢复所有附件：将之前拆离的附件恢复至其原始邮件中。
• 保存附件：可将选中邮件中的全部或指定附件依据高级条件保存到目标文件夹。
• 所有改名：无需将附件另存到本地，直接重命名特定邮件中的所有附件。适用于收件和写信窗口。
• 拷贝名称：一键复制邮件中部分或全部附件的文件名到剪贴板，方便随处粘贴使用。
• 修复拆离链接：当附件拆离后被移动，使用此工具可批量修复邮件与相关附件文件间的失效链接。

自动保存附件：所有入站附件均可自动保存到指定文件夹。可通过文件名、发件人、大小、类型等设定保存规则。

自动拆离附件：自动将所有入站邮件的附件拆离出去。您可自定义规则控制要拆离的附件类型。

自动压缩附件：对所有收发邮件中的附件进行自动压缩。可自定义规则，灵活控制压缩条件。

附件选项：点击附件分组中的右箭头按钮即可打开附件选项。这里可灵活设置附件的保存、拆离与压缩方式，方便调整工作流程。

自动分组：

工具箱分组：

• 延迟邮件：点击“发送”后，自动将外发邮件延迟指定时间，延迟期间可随意撤销或修改内容。
• 修复答复格式：Outlook 答复时沿用原始消息格式。本功能允许您自定义默认答复格式，包含以下可选类型：
  1）HTML2）纯文本3）RTF（富文本）
• 修复转发格式：Outlook 转发邮件时沿用原始消息格式。本工具允许您设置默认转发格式，包括以下可选项：
  1）HTML2）纯文本3）RTF（富文本）
• 当邮件缺少附件时提醒我：您可自定义关键词用于缺附件提醒。当邮件正文或主题包含指定关键词但没有附件时，系统会在发送前弹窗提醒。
• 标记为已读：已删除邮件常常仍被标记为“未读”，本工具可一键将“已删除邮件”文件夹及其所有子文件夹内的未读邮件全部改为“已读”。
• 设置答复地址：默认情况下，答复邮件都投递到发件人帐号。此功能允许您设置固定的答复邮箱，使所有答复统一发送至指定帐户，无论原始邮件来自哪个帐号。

自动答复：可为一个或多个帐号轻松创建自动答复规则。自定义主题和正文内容，适用于外出或忙碌状态信息。

自动转发：按自定义规则自动将入站邮件转发给特定收件人。示例规则包括：

1. 转发来自指定帐户的邮件。
2. 转发主题包含特定关键词的邮件。
3. 转发附件名称包含特定关键词的邮件。
4. 当正文包含特定短语时转发邮件。

自动抄送密送：制定规则，在发邮件时自动加抄送（CC）或密送（BCC）。常见场景如：

1. 发件帐号为特定账户时自动抄送/BCC。
2. 主题包含关键词时自动抄送/BCC。
3. 附件名称包含关键词时自动抄送/BCC。
4. 发给特定收件人时自动抄送/BCC。

联系人分组：

剥离到新联系人组：可将单个联系人组（分发清单）快速拆分为两个及以上小组，方便管理。

拆散：将联系人组的所有成员转化为通讯录中的单独联系人记录。

文件夹分组：

文件夹：

• 所有文件夹显示未读项目数量：开启后，Outlook 会在所有文件夹旁显示未读项目数。
• 所有文件夹显示项目总数：启用后，Outlook 会在所有文件夹旁显示包含已读与未读的总项目数。
• 整合文件夹：将多个帐户下同类文件夹（如收件箱、已发送等）合并到一个统一文件夹。可选择全部合并或仅合并指定时间范围内的项目。
• 整合收件箱：将不同帐户的多个收件箱邮件分类合并为一个，支持合并全部或依据时间范围筛选。
• 整合文件夹到数据文件：将多个帐户下选定的文件夹合并为一个 Outlook 数据文件（*.pst），可按需要合并全部或指定日期范围内的项目。
• 打开指定Outlook文件夹：可按文件夹名称直接搜索并跳转至指定文件夹。
• 临时文件夹：点击即可打开 Outlook 安全临时文件夹，便于访问嵌入文件或进行故障排查。

搜索分组：

高级搜索：可同时按多条件，跨邮件、联系人、任务、日程与会议进行精准搜索。搜索方案可保存为场景，方便反复调用，高效提升生产力。

• 高级搜索邮件：可依发件人、主题、日期等多条件筛选邮件。搜索方案支持保存，后续继续复用。
• 高级搜索任务：通过多个条件快速定位任务，并可保存为场景复用。
• 高级搜索联系人：按姓名、公司、类别等多条件筛选联系人，并可保存方案以便后续调用。
• 高级搜索约会与会议：可按时间、地点、参与人或关键词等条件快速查找日历项目，并满足搜索结果后续复用需求。

按发件人搜索邮件

• （搜索）含有发件人邮箱的邮件：查找所有正文中提到所选发件人邮箱的邮件。
• （搜索）来自发件人邮箱的邮件：跨所有文件夹定位所选发件人直接发送的邮件。
• （搜索）发送给发件人邮箱的邮件：查找您发送给所选发件人的邮件。
• （搜索）按发件人邮箱域查找：定位所有来自选中发件人同一域（如@company.com）的邮件。
• （搜索）答复收件人为发件人邮箱：查找“答复收件人”地址与所选邮件发件人一致的邮件。

按收件人搜索邮件：

• （搜索）含有收件人邮箱的邮件：查找邮件内容中任何包含该收件人邮箱的邮件。
• （搜索）来自收件人邮箱的邮件：查找所选邮件的收件人所发出的邮件。
• （搜索）发送给收件人邮箱的邮件：查找所有发送给该收件人的邮件。
• （搜索）按收件人邮箱域查找：定位选中收件人所在域的全部邮件。
• （搜索）答复收件人为收件人邮箱：搜索与所选收件人邮箱一致的“答复收件人”的邮件。

按当前答复收件人搜索邮件：

• （搜索）含有答复收件人邮箱的邮件：查找所有包含本邮件“答复收件人”地址的邮件。
• （搜索）来自答复收件人邮箱的邮件：查找所有来自该“答复收件人”地址的邮件。
• （搜索）发给答复收件人邮箱的邮件：查找所有发送到该“答复收件人”地址的邮件。
• （搜索）按答复收件人邮箱域查找：查找所有包含当前答复收件人邮箱域的邮件。
• （搜索）按答复收件人查找：查找“答复收件人”与选中邮件一致的邮件。

（搜索）按联系人邮箱查找：快速查找所有包含指定通讯簿联系人的邮件。

清除搜索历史：一键清空 Outlook 最近的所有搜索记录。

打印分组：

高级打印：灵活打印各类 Outlook 项的强大工具。

• 打印联系人或联系人组：可带备注信息打印联系人，或将整个联系人组成员打印到同一页面。
• 打印会议：可输出会议的与会人员及其答复情况。
• 打印邮件：可选择是否包含邮件头及密送字段，灵活打印收发邮件内容。

选取打印：仅打印邮件中的选定内容，无需输出整封邮件。

日历分组：

移除生日提醒：一键禁用 Outlook 日历中所有生日提醒。

恢复生日提醒：可快速重新启用之前关闭的所有生日提醒。

撰写或回复邮件时

重复姓名：一键清除收件人、抄送、密送栏中的所有重复邮箱地址。

我的姓名：撰写邮件时自动移除您自己的邮箱地址，无需手动删除。

插入历史消息：如果使用过“答复不包含历史消息”或“全部答复不包含历史消息”，点击此按钮可将原始邮件内容重新插入当前回复窗口。

分别发送：同一封邮件分别发送给多位收件人，并带有个性化问候语，确保不会泄露其他收件人信息。

发送答复至：设置默认答复收件人后，您可在写信时用该功能对单封邮件禁用固定答复地址。

跳过自动抄送密送：即使当前邮件满足现有条件，也可临时跳过自动抄送/BCC规则。

阅读邮件时

部分回复：仅用选中部分文本回复邮件，适合引用或重点答复。

签名转联系人：一键将发件人的签名内容转化为联系人信息。

联系人组窗口

信息：一键统计联系人组内成员数量。